Штатное расписание: образец и порядок утверждения 987

Штатное расписание – это внутренний организационно-распорядительный документ организации, описывающий ее структурные подразделения, должности (специальности), количество штатных единиц по каждой должности и тарифную ставку для каждой должности. В итоге штатное расписание – это полная картина о структуре организации, количестве сотрудников по каждой должности, которое необходимо для нормальной работы, а также об общих затратах на оплату труда в организации.

Форма штатного расписания

Унифицированная форма штатного расписания (форма № Т-3 или по ОКУД 0301017) утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

В то же время использование именно этой формы не является обязательным (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Организация может применять и самостоятельно разработанную форму штатного расписания, утвердив ее своим приказом или как приложение к учетной политике (Письмо Роструда от 09.01.2013 № 2-ТЗ).

Отметим, что порядок заполнения штатного расписания законодательно не утвержден.

[gklink]Бесплатно скачать бланк штатного расписания по форме № Т-3 в формате Excel можно здесь.|файл штатное расписание бланк

Зачем нужно штатное расписание

Как мы уже сказали выше, штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание должно содержать:

• перечень структурных подразделений. Отметим, что законодательство не регулирует порядок присвоения наименований структурным подразделениям. То есть тут у организации есть выбор;
• наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации;
• сведения о количестве штатных единиц.

Штатная единица – это единица из перечня должностей в штатном расписании, соответствующая одному рабочему месту. Отметим, что в штатном расписании не указываются ф.и.о. сотрудников, заполняющих определённые должности, поскольку это информация именно о структуре организации, о численности персонала, а не о конкретных лицах.

Причем штатное расписание показывает именно структуру организации: должности руководителя организации, его заместителей и работников, непосредственно подчиненных руководителю.

Также штатное расписание содержит информацию об общем месячном фонде заработной платы организации.

Из совокупности норм ТК можно сделать вывод об обязательности такого документа как штатное расписание. В трудовом договоре указывается наименование должности (профессии), на которую принимается сотрудник, в соответствии со штатным расписанием (ст. 15, 57 ТК РФ).

Штатное расписание может помочь организации обосновать сокращение штата или численности работников. В частности, штатным расписанием можно подтвердить, были ли в организации вакантные должности, которые надо предлагать сокращаемым работникам (ст. 180 ТК РФ).

За отсутствие штатного расписания организацию могут оштрафовать по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Штатное расписание при наличии ОП

Если у организации есть обособленные подразделения, филиалы, представительства, то организация может сама решить, будет ли она утверждать отдельное штатное расписание для организации без ОП и отдельные документы для каждого ОП, филиала, представительства. Или же организация утвердит единое штатное расписание на всю организацию в целом.

Можно ориентироваться на то, есть ли у руководителя ОП полномочия утверждать штатное расписание. Если нет, то штатное расписание должен утвердить руководитель организации. И проще сделать единое штатное расписание на всю организацию.

Заполнение штатного расписания: образец

Рассмотрим порядок заполнения отдельных граф штатного расписания (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплату, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1):

• в графе 4 «Количество штатных единиц» указывается показатель по соответствующим должностям (профессиям). Если же по данной должности предусматривается неполная штатная единица с учетом особенностей работы по совместительству, то указывается соответствующая доля, например 0,25; 0,5; 2,75;
• в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается рублевая месячная зарплата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации. Система оплаты труда может регулироваться коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации. Обратите внимание, оклад для одинаковых должностей должен быть одинаковым. Если для какой-то должности для разных людей надо установить разные оклады, то нужно ввести дополнительные должности: эксперт, младший эксперт, старший эксперт, ведущий эксперт. Также нельзя указывать в штатном расписании вилку окладов, в частности так: от 20 000 руб. до 30 000 руб.;
• в графах 6 — 8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные законодательством (например, северные надбавки), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). При необходимости можно указать надбавку в процентах от оклада или в виде коэффициента. Обратите внимание, в штатном расписании можно не прописывать все выплачиваемые премии. Достаточно сделать ссылку на Положение о премировании организации в графе 10 «Примечание»;
• в графе 9 «Всего в месяц» штатного расписания указывается сумма, равная произведению графы 4 и суммы граф 5-8.

Поясним подробнее порядок заполнения графы 4 при неполном рабочем времени. Если организации не нужна полная штатная единица по какой-то должности, то в штатное расписание можно ввести неполную штатную единицу. Это, проще говоря, не количество работников по одной должности, а объем работ по этой должности.

Если на одной должности у вас работают 3 человека, каждый по 0,5 рабочего времени, то в штатном расписании нужно указать 1,5. Кстати, округлять количество штатных единиц нельзя (например, нельзя написать 2 вместо 1,8). Ведь исходя из количества штатных единиц подсчитывается фонд оплаты труда в целом.

Некоторые бухгалтеры называют неполную штатную единицу неполной ставкой, то есть имеют в виду работу в режиме неполного рабочего времени с оплатой пропорционально отработанному времени. То есть человек работает не стандартные 40 часов в неделю, а меньше. И получает оплату пропорционально отработанному времени.

[gklink]Посмотреть образец заполнения штатного расписания по форме № Т-3 в формате Excel можно здесь.|файл штатное расписание образец

Какой оклад указать в штатном расписании для неполной штатной единицы

Оклад — это фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение им трудовых обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ст. 129 ТК РФ).

В трудовом договоре человека, принятого на неполное рабочее время (в том числе совместителя), оклад должен быть указан в полном размере в соответствии со штатным расписанием. То есть в штатном расписании оклад указывается в полном объёме как для полной штатной единицы.

Это подтверждается в том числе порядком расчета показателя графы 9. Показатель «Всего в месяц» рассчитывается как произведение оклада, указанного в графе 5, и количества штатных единиц, указанных в графе 4. Соответственно, если по должности предусматривается неполная штатная единица, то общая сумма зарплаты за месяц будет рассчитана с учетом этого.

Должны ли должности в штатном расписании соответствовать профстандартам

В соответствии с ТК наименования должностей, профессий или специальностей в трудовых договорах должны соответствовать наименованиям, указанным в квалификационных справочниках либо профессиональных стандартах, если ТК РФ, иными законами предусмотрено право работников на предоставление им компенсаций, льгот или каких-либо ограничений при работе на таких должностях (по профессиям, специальностям) (ст. 57 ТК РФ).

Поэтому должности в штатном расписании должны соответствовать профессиональным стандартам:

• если работникам на каких-то должностях положены компенсации, льготы и т.д.;
• если к работникам предъявляются определенные требования, установленные ТК и иными НПА, для выполнения определенных трудовых функций.

Подробнее о профессиональных стандартах вы можете почитать отдельную консультацию.

Отметим, что допустимо указывать в штатном расписании двойные должности, к примеру бухгалтер-кассир, если должности схожи по своим трудовым функциям.

Срок действия штатного расписания

Срок действия штатного расписания законодательно не установлен. Как правило, штатное расписание действует до утверждения нового. Поэтому поле «на период ____» в штатном расписании можно не заполнять.

Как утверждается штатное расписание

Штатное расписание должно быть подписано работниками, ответственными за его заполнение, например, руководителем кадровой службы и главным бухгалтером.

Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации или приказом, подписанным уполномоченным лицом.

После этого реквизиты «утверждающего» приказа нужно внести в поле «Утверждено» штатного расписания.

Приведем образец приказа об утверждении штатного расписания.

Образец приказа об утверждении штатного расписания вы можете скачать здесь.

Как изменить штатное расписание

Штатное расписание можно изменить в любой момент по мере необходимости, в частности, если:

• меняется структура организации;
• меняется количество штатных единиц по какой-то должности;
• меняются должности;
• меняется оклад по каким-то должностям;
• меняются надбавки по должностям.

Изменения в штатное расписание должны быть утверждены приказом руководителя или уполномоченного им лица.

Если в штатное расписание вносится много изменений, то проще составить новую редакцию штатного расписания и утвердить ее отдельным приказом руководителя.

Нужно ли ознакомить работников со штатным расписанием

Такого требования в законодательства нет, ведь это не локальный нормативный акт организации, непосредственно связанный с трудовой деятельностью (Письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

Как отражать в штатном расписании вакансии

Штатное расписание может включать как уже занятые должности, так и вакантные, если организация планирует взять сотрудника на эту должность. Например, если в штатном расписании есть должность «помощник секретаря» и трудящийся на этой должности сотрудник уволился, а организация ищет нового сотрудника на вакантную должность, то исключать должность «помощник секретаря» из штатного расписания не надо. А вот если эту должность решено ликвидировать после увольнения человека, то можно внести изменения в штатное расписание.

Вакантные должности в штатном расписании можно отдельно помечать. Например, в унифицированной форме № Т-3 для этих целей можно использовать графу 10 «Примечание».

Отметим, что если один сотрудник временно выполняет обязанности другого, то вносить в штатное расписание дополнительную штатную единицу не надо.

Срок хранения штатного расписания

Штатное расписание должно храниться бессрочно, то есть в течение всего срока деятельности организации вплоть до ликвидации (Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).