Представительские расходы документальное оформление 2017
К одной из статей расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, можно отнести представительские расходы, в документальном оформлении которых в 2017 кардинальных изменений не произошло.
Понятие представительских расходов
НК относит к представительским расходы, возникшие при ведении переговоров с партнерами организации или проведении заседаний членов ее руководящего состава. К таким расходам:
| относятся | не относятся |
|---|---|
расходы на организацию мероприятия | расходы на организацию развлечений |
транспортные расходы | расходы на организацию отдыха |
расходы на фуршет в процессе переговоров | расходы на оформление помещения |
расходы на оплату услуг переводчика | расходы на приобретение сувениров |
Не стоит забывать, что указанные выше расходы будут признаны представительскими только в том случае, если общение носило официальный характер — расходы, понесенные в рамках неформальной встречи партнеров к таковым отнесены не будут.
Представительские расходы и налог на прибыль
В налоговом учете рассматриваемые в данном материале расходы включаются в состав прочих, связанных с производством и реализацией, но не в полном объеме.
Представительское мероприятие может быть оплачено как путем безналичного расчета, так и посредством выдачи денег под отчет.
Если в налоговом учете применяется метод начисления, то рассматриваемые нами расходы для целей налогообложения следует признавать в том отчетном периоде, к которому они относятся, а если кассовый — после их фактической оплаты.
При оплате мероприятия лицом, получившим денежные средства под отчет, датой осуществления указанных выше расходов признается дата утверждения авансового отчета.
Представительские расходы и НДС
В соответствии с ч. 7 ст. 171 НК РФ сумма НДС предъявленная при оплате представительских расходов, принятых в целях исчисления налога на прибыль, подлежит вычету.
Однако необходимо помнить, что при исчислении налога на прибыль рассматриваемые в данном материале расходы учитываются в размере, не превышающем 4 процентов от общей суммы расходов, потраченных на оплату труда работников.
Соответственно, вычету подлежит не весь предъявленный НДС, а лишь та его часть, которая относится к расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль.
Отказ в признании расходов в качестве представительских влечет отказ в предоставлении вычета НДС по таким расходам.
Оформление представительских расходов
Определенного перечня документов, которые необходимо представить в качестве доказательства того, что расходы являются представительскими, НК не содержит, но очевидно, что они должны подтверждать как сам факт расходов, так и их непосредственную связь с мероприятием, для организации которого они были понесены.
Минфин разъяснил, что подтверждением рассматриваемых нами расходов могут служить любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере таких расходов.
Так какие же документы нужны и как же правильно оформить представительские расходы? Оформление документов должно предшествовать мероприятию, для которого выделяются денежные средства. То есть перед проведением мероприятия руководителем должны быть утверждены:
- план мероприятия;
- смета расходов;
- список приглашенных лиц;
- порядок выдачи денежных средств под отчет (при выборе данного способа оплаты расходов).
Если в мероприятии предполагается участие иногородних представителей не лишним будет к комплекту подтверждающих документов приложить копии приглашений и ответов на них.
Помимо этого необходимо также оформление документов, подтверждающих фактическое проведение мероприятия:
- авансового отчета;
- отчета о представительских расходах;
- акта на списание представительских расходов.
В отчете о представительских расходах необходимо указать сведения о дате и месте проведения мероприятия, количестве участников, присутствовавших на нем, цели и основании его проведения, достигнутых результатах.
В акт следует включить сведения о произведенных расходах и потраченных суммах, а также членах комиссии этот отчет составлявших.
И, само собой, проведение мероприятия должно быть подтверждено первичными документами, отвечающими критериям, установленным ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.
