Аренда жилья для иногороднего работника: какие налоги придется заплатить

Иногда организации, привлекающие иногородних работников (или даже граждан других стран), оплачивают им жилье либо компенсируют расходы на аренду жилья в месте нахождения организации. Можно ли включить такую арендную плату (компенсацию) в расходы для налога на прибыль? Является ли она доходом сотрудника, облагаемым НДФЛ и страховыми взносами?

Разберемся с этими вопросами. Сразу скажем, что порядок налогообложения не зависит от того, платит ли организация плату непосредственно арендодателю или возмещает расходы сотруднику.

Что говорит об аренде жилья для работника Трудовой кодекс

При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан за счет своих средств возместить работнику (ст. 169 ТК РФ):

расходы на переезд работника и членов его семьи, а также расходы на провоз имущества;
расходы на обустройство на новом месте жительства.

Однако ТК РФ не раскрывает, какие именно расходы относятся к обустройству на новом месте жительства. То есть сложно сказать, является ли оплата аренды квартиры для иногороднего сотрудника в течение, к примеру, года после устройства на работу возмещением расходов на обустройство. Именно это и приводит к спорам с налоговыми органами относительно того, является ли аренда квартиры возмещением работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

Например, по мнению Минфина, такие выплаты не входят в систему оплаты труда. И их сложно рассматривать как расходы в рамках деятельности самой организации. Это скорее удовлетворение социально-хозяйственных потребностей работника (Письмо Минфина от 16.08.2023 № 03-03-06/2/77305).

Несмотря на это работодатель вправе прописать в коллективном договоре или локальном нормативном акте либо в соглашении сторон, что будет оплачивать проживание привлеченному работнику в качестве именно расходов на обустройство на новом месте жительства, поскольку в коммерческих организациях порядок и размеры возмещения расходов при переезде сотрудника устанавливает сам работодатель (ст. 169 ТК РФ).

Кроме того, работодатель вправе выплачивать компенсацию арендной платы в качестве дополнительной гарантии (или как часть зарплаты), а не как компенсацию расходов на обустройство на новом месте жительства работника, предусмотрев это в локальном нормативном акте (например, Положении об оплате труда), трудовом или коллективном договоре (ст. 8 ТК РФ). Ведь такое положение ни коим образом не будет ухудшать положение работника.

В любом случае в ЛНА, трудовом или коллективном договоре следует прописать:

основание для возмещения арендной платы или оплаты жилья напрямую арендодателю;
размер компенсации;
срок выплаты компенсации;
способ перечисления денег;
документы, которые должен будет предоставлять работник в подтверждение расходов (при выплате компенсации).

Дополнительно можно издать приказ руководителя о возмещении расходов на оплату квартиры для работника.

Если оплата аренды жилья оформлена как часть зарплаты сотрудника

В этом случае арендная плата – натуральная часть зарплаты. Налогообложение этой выплаты будет таким (Письма Минфина от 16.08.2023 № 03-03-06/2/77305, от 19.03.2021 № 03-15-06/19723).

Как оформлена плата	Налог на прибыль	НДФЛ	Страховые взносы
Как часть зарплаты сотрудника	В расходы можно включить плату, не превышающую 20% зарплаты работника за месяц	Плата облагается НДФЛ в общем порядке	Плата облагается страховыми взносами в общем порядке

Если аренда жилья компенсируется не как часть зарплаты

В этом случае Минфин считает, что компенсация расходов работника по найму жилого помещения не является возмещением расходов при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность в рамках ст. 169 ТК РФ. Поэтому, по мнению Минфина, освобождение от НДФЛ и страховых взносов, которое в общем случае применяется к компенсациям, связанным с исполнением работником трудовых обязанностей, в этом случае использовать нельзя (Письмо Минфина от 08.09.2022 № 03-04-05/87274). Да и в расходах учесть выплату нельзя на основании п. 29 ст. 270 НК РФ, поскольку выплаты носят социальный характер (Письмо Минфина от 19.03.2021 № 03-15-06/19723).

Как оформлена плата	Налог на прибыль	НДФЛ	Страховые взносы
Как дополнительная гарантия для работника	Плату нельзя включить в расходы	Плата облагается НДФЛ в общем порядке	Плата облагается страховыми взносами в общем порядке

Вместе с тем, в судебной практике бытует подход, согласно которому в рассмотренной ситуации траты на аренду жилья для работников организация несет прежде всего в своих интересах. А раз так, то отсутствует доход работника, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 Обзора, утвержденного Президиумом ВС РФ 21.10.2015; Постановление АС СЗО от 04.07.2022 № Ф07-7696/2022).