КЭДО или кадровый электронный документооборот: как ввести в организации
Электронный кадровый документооборот в сфере трудовых отношений или как его еще называют КЭДО – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ст. 22.1 ТК РФ). То есть это возможность заключать трудовые договоры, приказы, уведомления, заявления и т.д. в электронном виде без распечатки на бумаге, что значительно сокращает расходы и уменьшает вероятность ошибок при оформлении документов. Посмотрим, в отношении каких документов можно ввести КЭДО и как в этом случае происходит взаимодействие между работодателем и работником.
По каким документам можно, а по каким нельзя применять КЭДО
КЭДО можно применять к документам, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено (ст. 22.1 ТК РФ):
- оформление на бумажном носителе;
- ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись.
То есть речь идет о большинстве кадровых документов: трудовых договорах, приказах, заявления, уведомлениях. Такие электронные документы приравниваются к бумажным, подписанным собственноручной подписью работника и работодателя. И дублировать документ на бумаге необязательно.
Отметим, что при взаимодействии с дистанционными работниками применяется особый порядок обмена электронными документами. Но применяемый в организации КЭДО можно распространить и на дистанционных работников (ст. 312.1 ТК РФ).
Очень важно: нельзя применять кадровый электронный документооборот в отношении следующих документов (ст. 22.1 ТК РФ):
- трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников по форме СТД-Р;
- акты о несчастном случае на производстве по установленной форме;
- приказы (распоряжения) об увольнении работника;
- документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда (в частности, журналы инструктажей).
То есть перечисленные документы нужно в любом случае оформлять на бумаге. Это связано с исключительным значением данных документов. К примеру, с необходимостью работника в короткие сроки (1 месяц с момента получения приказа) обжаловать свое увольнение при нарушении трудовых прав (ст. 392 ТК РФ). Составление перечисленных выше «особых» документов на бумаге защищает от возможного неправомерного и одностороннего изменения электронного документа, в том числе задним числом, учитывая в том числе их влияние на исчисление сроков исковой давности по трудовым спорам (Письмо Минтруда от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97).
Кроме того, Минтруд разъяснял, что не могут оформляться в электронном виде (Письмо Минтруда от 05.10.2023 № 14-6/ООГ-6245):
- книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книги (журналы) учета движения трудовых книжек.
Как организовать КЭДО
Для электронного документооборота могут использоваться следующие информационные системы (ст. 22.1 ТК РФ).
Вариант 1. Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России». Доступ к ней обеспечивается через Портал госуслуг, то есть должна быть подтвержденная учетная запись на Госуслугах.
Работники могут получить доступ к любому кадровому электронному документу через Личный кабинет работника.
Работа с этой платформой для работодателя является бесплатной. Для подписания документов не требуется покупка работникам электронной подписи, если у них есть подтвержденная учетная запись на Госуслугах.
В системе содержится более 80 готовых шаблонов кадровых документов. Также можно формировать собственные шаблоны посредством конструктора документов.
Вариант 2. Информационная система, разработанная самим работодателем и позволяющая обеспечить подписание, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами. При этом применяются Единые требования к составу и форматам документов, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумаге (утв. Приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н).
Такую информационную систему можно подключить к Госуслугам и тогда документы можно будет направлять работникам через их Личные кабинеты (Правила взаимодействия, утв. Постановлением Правительства от 01.07.2022 № 1192).
Вариант 3. Использование для КЭДО обоих систем одновременно (Письмо Минтруда от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-303).
Локальный нормативный акт о КЭДО
Работодатель вводит КЭДО путем принятия соответствующего локального нормативного акта (например, Положения о кадровой электронном документообороте или Приказа о введении КЭДО). Такой ЛНА принимается с учетом мнения профсоюза, если таковой имеется в организации (ст. 22.2 ТК РФ).
В ЛНА прописывается:
- какую информационную систему будет использовать работодатель;
- каков порядок доступа к ней (при необходимости);
- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых ведется электронный документооборот;
- срок уведомления работников о переходе на КЭДО;
- сведения о дате введения электронного документооборота, устанавливаемой не ранее дня истечения срока уведомления.
Кроме того, в Положении о КЭДО следует зафиксировать следующие вопросы (ст. 22.2 ТК РФ):
- сроки подписания работниками электронных документов;
- сроки ознакомления работниками с электронными документами;
- периодичность подписания и ознакомления работников с электронными документами;
- порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
- исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумаге;
- процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).
Как вводится КЭДО
Применяется следующий порядок (ст. 22.2 ТК РФ).
Шаг 1. В срок, указанный в ЛНА о КЭДО работодатель уведомляет каждого работника о переходе на КЭДО и о праве работника дать согласие на такое электронное взаимодействие. Работодатель сам определяет, какую форму уведомления он будет использовать – бумажную или электронную (Письмо Минтруда от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321).
Шаг 2. Работодателю необходимо получить письменное согласие работников на переход на КЭДО. Можно получить подписи работников в знак согласия с переходом на КЭДО в специальной ведомости.
Если кто-то из работников не дает согласие, значит он отказывается от взаимодействия в электронном виде. Впрочем, за работником остается право дать такое согласие позже. Уволить сотрудника только на том основании, что он не согласен перейти на КЭДО, нельзя.
Есть и исключение – не требуется согласие от тех работников, которые приняты (принимаются) на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.
Кстати, по мнению Минтруда, работник, давший согласие на переход на КЭДО, не вправе впоследствии отказаться от него (Письмо Минтруда от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321).
Шаг 3. При приеме на работу новых сотрудников, имеющих трудовой стаж, работодатель информирует их о введении в организации КЭДО и получает их согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота.
При заключении трудового договора необходимые документы (копию паспорта, СНИЛС и т.д.) сотрудник в общем случае может предъявить в форме электронного документа.
Также новых сотрудников можно знакомить с локальными нормативными актами, принятыми в организации (в частности с правилами внутреннего трудового распорядка), и с коллективным договором в электронной форме.
Важно: работодатель не вправе отказать в приеме на работу тем соискателям, которые не согласны перейти на КЭДО или не имеют электронной подписи.
Шаг 4. Работодатель оплачивает расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование. При этом работник вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.
Шаг 5. Тем работникам, которые не дали согласия на КЭДО, работодатель должен безвозмездно предоставлять бумажные документы, связанные с работой.
Как подписывать документы при использовании информационной системы, разработанной работодателем
Покажем в таблице, для каких документов какая подпись (далее – ЭП) должна использоваться при КЭДО, организованном посредством информационной системы, разработанной самим работодателем (ст. 22.3 ТК РФ). Но сначала поясним, что при КЭДО в определенных случаях может использоваться усиленная неквалифицированная электронная подпись, сертификат ключа проверки которой создан и используется в информационных системах, используемых для предоставления госуслуг с помощью инфраструктуры электронного правительства. Далее будем называть ее «усиленная неквалифицированная электронная подпись от электронного правительства».
| Вид документов | Вид ЭП, используемой работодателем | Вид ЭП, используемой работником |
|---|---|---|
Трудовой договор | – усиленная квалифицированная электронная подпись | – усиленная квалифицированная электронная подпись |
Согласие на перевод | – усиленная квалифицированная электронная подпись | – усиленная квалифицированная электронная подпись |
Иные документы, кроме перечисленных выше | – усиленная квалифицированная электронная подпись | – усиленная квалифицированная электронная подпись |
* – Применять простую электронную подпись можно, если работодатель и работник договорились о:
- правилах определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
- требованиях к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи.
Как подписывать документы при использовании цифровой платформы «Работа в России»
Теперь посмотрим, какую подпись должен использовать работодатель и работник при взаимодействии через цифровую платформу «Работа в России», в частности при подписании электронных документов (ст. 22.3 ТК РФ).
| Какую ЭП использует работодатель | Какую ЭП использует работник или соискатель |
|---|---|
– усиленная квалифицированная электронная подпись | – усиленная квалифицированная электронная подпись |
Иные вопросы взаимодействия при КЭДО
Заявления, уведомления и сообщения, направленные работником или лицом, поступающим на работу, через информационную систему, разработанную самим работодателем, или через цифровую платформу «Работа в России», считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления (ст. 22.3 ТК РФ).
Заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных копий работник может подать:
- либо на бумаге в письменной форме;
- либо через КЭДО (через информационную систему, разработанную работодателем, или через цифровую платформу «Работа в России»);
- либо по адресу электронной почты работодателя.
После получения такого заявления работодатель обязан безвозмездно предоставить работнику не позднее чем в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления такие документы или их заверенные надлежащим образом копии:
- или на бумажном носителе;
- или (если работник об этом попросил) в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом;
- или (если работник об этом попросил) в форме электронного документа, в том числе путем его размещения на Портале госуслуг при работе через цифровую платформу «Работа в России».
Сроки хранения электронных документов
Работодатель должен обеспечить сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле (ст. 22.3 ТК РФ). То есть сроки хранения такие же, как для бумажных документов. Они предусмотрены Правилами, утвержденными Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. В частности, хранить трудовые договоры нужно не менее 50 лет (ч. 2 ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
Электронные документы хранятся в той информационной системе, которая используется для их создания и подписания. То есть распечатывать документы на бумаге и хранить бумажные экземпляры нет необходимости. Отметим, что цифровая платформа «Работа в России» обеспечивает целостность и легитимность документов на протяжении всего срока хранения, как этого требует законодательство.
