Расставляем точки над i в вопросах о командировочных

— Александра Сергеевна, первым и, наверное, самым актуальным на сегодняшний день вопросом будет вопрос об учете расходов на командировки в условиях пандемии COVID-19. Скажите, пожалуйста, могут ли компании, которым пришлось отменить командировку работника из-за коронавируса, учесть затраты на нее (к примеру, на проезд, визу, страховку работника, бронь в гостинице) в налоговых расходах?

— По общему правилу для целей исчисления налога на прибыль расходами признаются любые обоснованные затраты организации, направленные на получение экономического эффекта.

При этом в качестве командировочных расходов могут быть учтены лишь те затраты, которые непосредственно связаны с состоявшейся командировкой сотрудника. Если командировка отменена, эта связь теряется, а значит, траты на такую поездку, в частности на проезд, визу, страховку работника, бронь в гостинице, учесть в качестве командировочных расходов нельзя. Но выход есть.

Если командировка была отменена по объективным причинам (отмена командировки из-за пандемии COVID-19 — это объективная причина), затраты на нее можно учесть при расчете налоговой базы по налогу на прибыль как убытки от чрезвычайных ситуаций, то есть как внереализационные расходы. Но лишь при условии, что такие расходы соответствуют положениям ст. 252 НК РФ.

Обращаю внимание, что учесть можно только те расходы, которые налогоплательщику не были возмещены. Если ему какая-то часть потраченной суммы была компенсирована (к примеру, часть стоимости брони гостиницы или билетов), то такие суммы уже не подлежат отражению в налоговых расходах.

— Компания направляет работника в Москву для оформления шенгенской визы для последующей деловой поездки в Европу.

Можно ли расходы на поездку и проживание в Москве учитывать в налоговых расходах и если да, то как и на какую дату это надо делать? А также в какой момент в таком случае следует учитывать затраты на оформление визы (госпошлину, консульский сбор, оплату услуг компаний, способствующих оформлению документов)?

— Если сделать шенгенскую визу нельзя, кроме как организовав отдельную поездку в г. Москву, то, полагаю, оформить такую поездку можно как служебную. Главное условие — она должна быть экономически обоснованна и направлена на получение дохода.

В таком случае все расходы на поездку и проживание в г. Москве могут быть учтены в налоговой базе по налогу на прибыль как командировочные расходы в день утверждения авансового отчета по этой поездке.

Что касается расходов на оформление визы (государственная пошлина, консульский сбор, оплата услуг компаний, способствующих оформлению документов) и возможных сопутствующих расходов (СМС-информирование и пр.), то они также могут быть включены в состав налоговых расходов, но уже на дату утверждения авансового отчета по командировке, для которой эта виза оформлялась.

— В загранкомандировках работники расплачиваются (например, за проживание в гостинице) корпоративной картой к рублевому счету. Как правильно учитывать такие расходы в «прибыльной» базе?

Вариант 1. Следует в качестве командировочных расходов списывать пересчитанную по курсу ЦБ сумму услуг на дату их фактической оплаты, а в качестве отдельного внереализационного дохода или расхода учитывать разницу между этой суммой и суммой, которую фактически банк списал с карты на дату, отраженную в чеке?

Вариант 2. Вся сумма, списанная со счета, должна учитываться в качестве командировочных расходов на дату, когда работник произвел оплату?

— Если для осуществления командировочных расходов работнику выдается рублевая корпоративная банковская карта, то произведенные работником с нее траты в инвалюте следует учитывать в налоговых расходах по курсу, установленному банком на дату проведения платежа, то есть в размере фактически списанных банком сумм на дату утверждения авансового отчета.

Причем это должно быть подтверждено документально. Курс, по которому произошло списание, можно подтвердить, к примеру, банковской выпиской с карточного счета. Ориентироваться в этом случае на курс Банка России не нужно.

Полный текст интервью читайте в ГК, 2020, № 14, с.44.