О покупке

Автомобиль – это  основное средство. Госпошлину, уплаченную до ввода автомобиля в эксплуатацию, включите в его первоначальную стоимость.
Приобретение автомобиля у физлица оформите актом приема-передачи, НДФЛ с оплаты  не удерживайте. Учтите, что в налоговом учете срок полезного использования такой машины нельзя уменьшить на срок эксплуатации предыдущим собственником.

Об амортизации

Амортизационная группа легкового автомобиля с объемом двигателя до 3500 куб. см включительно – третья, СПИ – 37-60 месяцев; у машины с объемом двигателя более 3500 куб. см – пятая группа, СПИ – 85-120 месяцев.
Амортизационная группа грузовика с разрешенной максимальной массой до 3,5 т включительно – третья, а с разрешенной максимальной массой свыше 3,5 т – пятая. Самосвалы, автобензовозы, автолесовозы и другие специальные грузовики относятся к четвертой группе, СПИ – 61-84 месяца.

О нормах ГСМ

Нормы расхода ГСМ для легковушек и грузовиков можно установить приказом директора для внутреннего контроля. Базовую норму на 100 км пробега возьмите из Рекомендаций Минтранса или документов завода-изготовителя и скорректируйте на коэффициенты, учитывающие условия эксплуатации.
Для налога на прибыль расходы на ГСМ не нормируют и учитывают полностью.
Пример расчета норм и образец приказа об их утверждении – в Типовой ситуации.

О расходах на ГСМ

Для учета расходов на ГСМ нужны документы, подтверждающие их приобретение и расход, а также служебный характер поездок.
Приобретение ГСМ по топливным картам подтверждает накладная поставщика, покупку за наличные – чек АЗС и авансовый отчет водителя. Расход топлива и служебный характер поездок автомобиля, подключенного к электронной системе контроля, подтверждают отчеты системы.
Путевые листы для списания ГСМ нужны, если электронной системы нет или она не предоставляет все нужные данные. Например, контролирует расход ГСМ, но не отслеживает маршрут автомобиля.
Все правила оформления путевого листа с 1 сентября 2023 г. – в новом онлайн тренинге.

О материальной ответственности водителя

Договор о материальной ответственности с водителем заключают, если он перевозит грузы или деньги и это зафиксировано в трудовом договоре или должностной инструкции.
По такому договору водитель несет материальную ответственность за груз или деньги, но не за автомобиль. Однако, как решил Верховный суд, если водитель виновен в ДТП, он обязан полностью возместить ущерб даже без договора.

О ремонте и ТО

Затраты на техническое обслуживание учитывайте в расходах по актам подрядчиков, в бухучете относите на те же счета, что и амортизацию.
Ремонт автомобиля отражайте так же, как ремонт других ОС. Необходимость ремонта подтвердит дефектная ведомость, её образец – в Типовой ситуации.

О шинах

Шины, купленные вместо изношенных или для сезонной замены, – это материалы. Списывайте их в расходы на дату установки на автомобиль.
Списанные в расходы шины, их сезонную замену и выбытие отражайте за балансом, аналогично операциям с малоценными ОС. Затраты на шиномонтаж включайте в расходы.
Для налогового и бухгалтерского учета норм пробега и списания шин нет. Но для контроля вы можете применять нормы Минтранса.

Об ОСАГО

В налоговом и бухгалтерском учете страховую премию по ОСАГО учитывайте пропорционально числу дней действия договора в отчетном периоде. Бухгалтерские программы рассчитывают месячную часть расходов автоматически.
Возвращенную при досрочном расторжении договора часть страховой премии в доходы не включайте. Сумму, не подлежащую возврату, спишите в расходы на дату расторжения договора ОСАГО.
Возмещение по ОСАГО, полученное от страховой компании, включите в доходы.