Внедряем электронную трудовую книжку

Кампания по переходу на электронные трудовые книжки набирает обороты. Многих работодателей интересует, надо ли сканировать трудовые книжки работников и хранить копии у себя? Как узнать, подавал ли новый работник на прежней работе заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или нет? Какое наказание возможно за опоздание с выдачей сотруднику СТД-Р? Ответы на эти и другие вопросы нам дал заместитель руководителя Роструда Шкловец Иван Иванович.

— Иван Иванович, один из самых частых вопросов среди читателей: нужно ли работодателю копировать или сканировать бумажные трудовые книжки всех сотрудников и хранить такие копии у себя в связи с переходом на электронную версию книжек?

— Сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде формируются с 1 января 2020 г. Переводить в электронный вид сведения из трудовых книжек нет необходимости. Такие сведения должны отражаться в документах кадрового делопроизводства: в трудовых договорах, приказах (о приеме, переводе, увольнении), личных карточках по форме Т-2 и других. Если кадровое делопроизводство ведется надлежащим образом, надобности в изготовлении копий трудовых книжек не возникает.

— Законом предусмотрено, что «работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника».

Означает ли это, что работодатель у себя в какой-то базе или программе должен собирать сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника?

— При формировании сведений о трудовой деятельности следует учитывать необходимость представления таких сведений (и в электронном виде) в органы Пенсионного фонда РФ, при необходимости — надзорным органам, а также работникам в случае подачи ими соответствующих заявлений и при увольнении по утвержденным формам.

Исходя из этого работодателю следует организовать формирование таких сведений, в частности, посредством программ или баз данных в удобном для него виде. Это позволит быстро и качественно перенести необходимую информацию в законодательно установленные формы и соблюсти обязательные требования по представлению таких сведений.

— В ТК РФ предусмотрено, что работодатель обязан выдать работнику по его заявлению не позднее 3 рабочих дней со дня его подачи сведения о трудовой деятельности.

Какие сведения нужно отразить в форме СТД-Р, если в 2020 г. в отношении сотрудника не проводились никакие кадровые мероприятия, а, к примеру, он только подал заявление об отказе от ведения трудовой книжки в бумажном виде?

— Работодатель обязан предоставить работнику сведения о его трудовой деятельности у этого работодателя на основании заявления работника, а также при увольнении, если сотрудник подавал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности.

Такие сведения предоставляются работнику по форме СТД-Р. Предусмотрено, что в этой форме нужно отразить все кадровые мероприятия, которые были проведены в отношении сотрудника за весь период работы у этого работодателя (прием, перевод, переименование работодателя, новую (вторую) профессию, увольнение).

Поэтому даже если никакие кадровые мероприятия с работником в 2020 г. не происходили, кроме подачи им заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (о чем должно быть сообщено в ПФР по форме СЗВ-ТД), форму СТД-Р работодатель должен заполнить для такого сотрудника полностью за период работы у себя.

Полный текст интервью читайте в ГК, 2020, № 7, с.58.