Новая ЕФС-1 в 2024 году: как заполнить, когда сдавать
В конце 2023 года СФР утвердил новую форму ЕФС-1 (Приказ СФР от 17.11.2023 N 2281).
Именно по ней с 01.01.2024 должны отчитываться страхователи: и когда произошли кадровые мероприятия, и при подаче сведений о стаже, и в других случаях.
Сразу оговоримся, что глобальной переделки ЕФС-1 не произошло. Структура документа осталась прежней, названия разделов не изменились. Но появились новые поля и коды, которых в предыдущей версии ЕФС-1 не было.
ЕФС-1 за год: сроки сдачи
Необходимость сдать ЕФС-1 со сведениями именно в целом за прошедший год возникает по двум причинам. Нужно подать сведения:
- о взносах на травматизм (актуально для большого числа страхователей);
- о стаже работников (актуально не для всех, т.к. далеко не на каждого работника их нужно представлять).
В обоих случаях ЕФС-1 надо сдать не позднее 25.01.2024 (пп. 3 п. 2, п. 3, пп. 1 п. 5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ, п. 1 ст. 24 Закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).
Кроме того, никто не отменял обязанность страхователя подавать сведения о кадровых мероприятиях на следующий рабочий день или в следующем месяце. Соответственно, к примеру, информацию о переходе работника в декабре 2023 на электронную трудовую книжку нужно будет представить в СФР также в срок до 25 января 2024 включительно. Как видим, основные сроки представления ЕФС-1 не изменились.
ЕФС-1: стаж за 2023 год
ЕФС-1 с подразделом 1.2 «Сведения о страховом стаже» подаются НЕ на всех работников. По итогам 2023 года отчитаться надо будет о тех, кто (п. 3 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ):
- выполнял работу, обеспечивающую дополнительные пенсионные права (досрочное назначение страховой пенсии, повышенный размер фиксированной выплаты к страховой пенсии по старости / по инвалидности и др.);
- работал вахтовым методом;
- работал весь сезон в организациях сезонных отраслей промышленности;
- работал полный навигационный период на водном транспорте;
- имел периоды простоя или отстранения от работы;
- исполнял государственные или общественные обязанности и в этот период за ним сохранялось место работы;
- был в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 3 лет либо в отпуске без содержания;
- имел период приостановления действия трудового договора по ст. 351.7 ТК РФ.
Если работников из указанных категорий в организации (у ИП) нет и на пенсию в прошедшем году никто не уходил, то подавать сведения о стаже не нужно! Если же такие застрахованные лица есть, то надо будет представить ЕФС-1.
Заполнение ЕФС-1 с подразделом 1.2
При подаче сведений о стаже в форме ЕФС-1 должны быть:
- титульный лист (заполняется в общем порядке);
- подраздел 1 раздела 1. Здесь указываются данные самого физлица, на которого подаются сведения о стаже. То есть ФИО, СНИЛС и т.д. В графе «Статус ЗЛ» для граждан РФ ставьте «ГРФ», в графе «Гражданство (код страны)» – 643 (п. 38, 39 Порядка заполнения ЕФС-1);
- подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже». Здесь в графах 2, 3 указывается период работы застрахованного – дата начала и дата окончания периода, конечно, в пределах календарного года. В остальных графах проставляются коды, обозначающие специфику того или иного периода работы сотрудника.
Так, если работник трудился в районе Крайнего Севера, то там, где указываются территориальные условия, в графе 4 нужно указать код РКСР, а в графе 5 – районный коэффициент. А, к примеру, для обозначения стажа вахтовиков в части таблицы, где отражаются «Особенности исчисления страхового стажа», в графе 7 «Дополнительные сведения» указывают код ВАХТА.
Заполнить ЕФС-1 без ошибок поможет наш тренинг «Новый подраздел 1.2 ЕФС-1 за 2023 год»
Подраздел 1.2 на уходящих в детские отпуска в 2024 году
В подразделе 1.2 «Сведения о страховом стаже» появился новый тип сведений «Назначение выплат по ОСС» или обязательному социальному страхованию. Форму с галкой в этом поле нужно подавать на человека, оформившего в 2024 году отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком (п. 55 Порядка заполнения ЕФС-1, п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ). Сделать это нужно в течение 3 календарных дней, т. е. не дожидаясь конца года. Аналогично ситуации, когда подается подраздел с типом сведений «Назначение пенсии».
В таблице подраздела понадобится заполнить 2 строки: в первой указать период работы ушедшего в отпуск в течение текущего календарного года, во второй – день фактического начала отпуска и указать соответствующий ему код в графе 7 (п. 58 Порядка заполнения ЕФС-1).
Допустим, работница написала заявление на отпуск по беременности и родам с 12.02.2024. Сведения из ЭЛН, подтверждающего период отпуска, работодатель получил. Тогда таблица подраздела 1.2 будет выглядеть так:
| № п/п | Период работы | Территориальные условия | Особенности исчисления страхового стажа | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| с дд.мм.гггг | по дд.мм.гггг | Код | Районный коэффициент | Основание (код) | Дополнительные сведения | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|
| 01.01.2024 | 11.02.2024 |
|
|
|
|
|
| 12.02.2024 | 12.02.2024 |
|
|
| ДЕКРЕТ |
|
Затем на указанную работницу по итогам 2024 года также надо будет подать ЕФС-1 с подразделом 1.2 в общем порядке с типом сведений «Исходная».
ЕФС-1: отчет 2023 по взносам на травматизм
В этой части формы изменений мало. В разделе 2, где отражаются сведения о взносах на травматизм, появилось поле «Льгота». Ставить в нем крестик должны общественные организации инвалидов, организации, чей уставный капитал состоит из вкладов общественных организаций инвалидов и некоторые другие (п. 162 Порядка заполнения ЕФС-1). То есть именно те, у кого есть право платить взносы по более низкой ставке (пп. «а» п. 2 ст. 2 Закона от 22.12.2005 N 179-ФЗ, ст. 1 Закона от 27.11.2023 N 549-ФЗ).
В остальном раздел заполняется в общем порядке. В таблицах подразделов 2.1 и 2.1.1 сумму взносов в соответствующих графах нужно показывать не «на начало отчетного периода», а «на конец предыдущего отчетного периода». Это техническая правка, которая по существу ничего не меняет.
Кстати, в Порядке заполнения появилось указание, что при подаче ЕФС-1 с разделом 2 за 1 квартал в графе 4 подраздела 2.1 «Расчет сумм страховых взносов», где как раз показываются взносы на конец предыдущего отчетного периода, нужно проставить 0 (п. 174 Порядка заполнения ЕФС-1).
ЕФС-1, подраздел 1.1: новые коды договоров
Теперь поговорим об изменениях в подразделе 1.1, который подается либо на следующий рабочий день после кадрового мероприятия, либо не позднее 25 числа следующего месяца.
Сведения о трудовой деятельности (о приеме на работу, увольнении, переводе и т.д.) отражаются именно в этом подразделе.
С 2024 года в графе 5 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» помимо прочего нужно указывать код вида договора (п. 45 Порядка заполнения ЕФС-1):
- 0 – бессрочный трудовой договор (далее также ТД);
- 0.1 – срочный ТД, заключенный не более, чем на 6 месяцев;
- 0.2 – срочный ТД, заключенный более, чем на 6 месяцев;
- 1 – ТД по совместительству;
- 1.1 – ТД по совместительству, заключенный не более, чем на 6 месяцев;
- 1.2 – ТД по совместительству, заключенный более, чем на 6 месяцев.
То есть при приеме нового работника графа 5 таблицы может быть заполнена, к примеру, так: «Менеджер, отдел продаж, 0».
Сдача ЕФС-1 и особенности заполнения подраздела 1.1 для дистанционщиков, надомников и не только
О приеме или переводе кого-то на дистанционную (удаленную) работу, а также на надомную с 2024 года надо уведомлять СФР посредством подачи ЕФС-1. Она же подается при переходе на неполное рабочее время. Особые коды при этом ставятся в графе 6 «Код выполняемой функции». Напомним, что в общем случае в ней указывается кодовое обозначение занятия – код ОКЗ из 5 цифр формата «ХХХХ.Х» (п. 46 Порядка заполнения ЕФС-1).
| Ситуация (кадровое мероприятие) | Что указывать в графе 6 «Код выполняемой функции» помимо кода ОКЗ |
|---|---|
Прием / перевод сотрудника на дистанционную (удаленную) работу | код «ДИСТ» |
Прием / перевод сотрудника на работу на дому | код «НДОМ» |
Прием / перевод сотрудника на работу на условиях неполного рабочего времени |
|
Как вы понимаете, во всех перечисленных в таблице случаях в графе 3 подраздела 1.1 (где указывается кадровое мероприятие) должен стоять код «ПРИЕМ» или «ПЕРЕВОД».
Также обязательно заполняется графа 6 кодом ОКЗ, если в графе 3 указано «УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)». Например, если работник получил новую профессию (п. 46 Порядка заполнения ЕФС-1).
Возвращаясь к теме переводов, отметим, что при переводе работника:
- к другому работодателю на постоянной основе в графе 3 нужно указывать кадровое мероприятие «УВОЛЬНЕНИЕ» (п. 43 Порядка заполнения ЕФС-1). Это теперь прямо прописано в порядке заполнения формы;
- из одного обособленного подразделения в другое с отражением данного факта в его трудовом договоре (допсоглашении к нему), в графе 4 указывается «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» (п. 53 Порядка заполнения ЕФС-1).
Подробнее см. тренинг «Новый подраздел 1.1 ЕФС-1: заполняем и сдаем в 2024 году»
ЕФС-1: коды для договоров ГПХ
Количество кодов для обозначения договоров ГПХ с 2024 года выросло. Ранее в перечне кодов были поименованы:
- ДГПХ, которым обозначали договоры на выполнение работ и оказание услуг;
- ДАВТ, которым обозначали договоры авторского заказа.
Теперь же в списке появились еще ДГПХФЛНС и ДАВТФЛНС. Их нужно указывать в том случае, если по договору страхователь обязан уплачивать за исполнителя взносы на травматизм (п. 46 Порядка заполнения ЕФС-1). Такое условие должно быть прописано отдельно, поскольку по умолчанию за исполнителей по договорам ГПХ заказчики взносы на несчастное страхование не платят.
Напомним, что графу 5 «Трудовая функция (...), подразделение» при подаче сведений о договоре ГПХ заполнять не требуется (п. 45 Порядка заполнения ЕФС-1).
ЕФС-1 при увольнении, в том числе в связи с ликвидацией
По общему правилу подать сведения об увольнении работника необходимо не позднее следующего рабочего дня, заполнив подразделы 1 и 1.1. Здесь в представлении формы ничего не изменилось. Но если компания ликвидируется, то в определенный момент она тоже увольняет своих работников.
В порядке заполнения формы теперь прямо указано, что при ликвидации организации (прекращении деятельности ИП с работниками) ЕФС-1 необходимо сдать с подразделами 1, 1.1 и 1.2 подраздела 1 на всех лиц, работавших у страхователя в отчетном периоде. То есть сообщить не только об увольнении, но и подать сведения о стаже уволенных.
Кроме того, понадобится заполнить и сдать подраздел 3 раздела 1, если работодатель перечислял за работников взносы на накопительную пенсию (п. 11 Порядка заполнения ЕФС-1).
Сведения ЕФС-1: новые поля для ИП
На титульном листе теперь есть графа «Код категории страхователя – физического лица». Коды установлены такие (п. 28 Порядка заполнения ЕФС-1):
- ИП01 – для индивидуальных предпринимателей;
- ИП02 – для глав крестьянских (фермерских) хозяйств, зарегистрированных в качестве ИП;
- ФЛ01 – для физлиц (не ИП), выплачивающих вознаграждения другим физлицам;
- ФЛ02 – для адвокатов;
- ФЛ03 – для нотариусов;
- ФЛ04 – для арбитражных управляющих;
- некоторые другие коды, предназначенные так же для лиц, занимающихся частной практикой (к примеру, оценщиков).
Изменения в ЕФС-1 для госучреждений
В подразделе 1.3, который заполняют государственные и муниципальные учреждения, в таблице появилась графа «Работники, не включаемые в расчет среднесписочной численности» (далее также ССЧ). Фигурально выражаясь, при заполнении этого столбца нужно использовать двоичный код. Здесь ставится (п. 122 Порядка заполнения ЕФС-1):
- 1, если лицо, на которое заполняется таблица, не учитывается при подсчете ССЧ. К примеру, работница в отпуске по беременности и родам, сотрудник-обучающийся в дополнительном отпуске без сохранения зарплаты и др. (п. 77.1 Указаний, утв. Приказом Росстата от 30.11.2022 N 872);
- 0, если лицо, на которое заполняется таблица, учитывается при подсчете ССЧ.
