ЕФС-1 в 2026 году: как заполнить, когда сдавать
15799
Глобальных изменений в последней редакции ЕФС-1 нет по сравнению с предыдущей версией. В форме все также 6 страниц с учетом титульного листа, все основные разделы на месте. Но несколько изменились правила заполнения ЕФС-1.
Подраздел 1.1 ЕФС-1: сроки сдачи и основные правила заполнения
Вспомним матчасть и начнем с подраздела 1.1, который подается после кадрового мероприятия: либо на следующий рабочий день, либо не позднее 25 числа следующего месяца (п. 5, 6 ст.11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ). Конкретные сроки приведены в таблице.
| Кадровое мероприятие | Срок подачи ЕФС-1 |
|---|---|
| прием на работу, увольнение | следующий рабочий день |
| приостановление, возобновление трудового договора | |
| заключение / прекращение ГПД | |
| перевод на другую работу, выбор электронной трудовой книжки | 25 число следующего месяца |
| реорганизация работодателя, переименование |
В подразделе 1.1 в графе 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ» указывается наименование мероприятия. Это может быть "ПРИЕМ", "УВОЛЬНЕНИЕ", "ПЕРЕВОД", "НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ", ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ" и т.д. (п. 43 Порядка заполнения ЕФС-1).
В графе 5 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» помимо того, чем занимается работник и в каком отделе, нужно указывать код вида договора (п. 45 Порядка заполнения ЕФС-1):
- 0 – бессрочный трудовой договор (далее также ТД);
- 0.1 – срочный ТД, заключенный не более, чем на 6 месяцев;
- 0.2 – срочный ТД, заключенный более, чем на 6 месяцев;
- 1 – ТД по совместительству;
- 1.1 – ТД по совместительству, заключенный не более, чем на 6 месяцев;
- 1.2 – ТД по совместительству, заключенный более, чем на 6 месяцев.
В этой части в форме перемен нет. То есть при приеме нового работника графа 5 таблицы может быть заполнена, к примеру, так: «Менеджер, отдел продаж, 0».
В графе 6 «Код выполняемой функции» в общем случае указывается кодовое обозначение занятия – код ОКЗ из 5 цифр формата «ХХХХ.Х» (п. 46 Порядка заполнения ЕФС-1). Эта графа обязательно заполняется, если сведения подаются в связи с приемом или увольнением работника, переводом на другую работу, заключением или прекращением ГПД. А также если в графе 3 указано мероприятие «УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)». Например, если работник получил новую профессию.
Касательно переводов, отметим, что при переводе работника:
- к другому работодателю на постоянной основе в графе 3 нужно указывать кадровое мероприятие «УВОЛЬНЕНИЕ» (п. 43 Порядка заполнения ЕФС-1);
- из одного обособленного подразделения в другое с отражением данного факта в его трудовом договоре (допсоглашении к нему), в графе 3 указывается «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» (п. 53 Порядка заполнения ЕФС-1).
ЕФС-1: коды для договоров ГПХ
Коды для обозначения договоров ГПХ в 2026 году такие:
- ДГПХ – договор на выполнение работ и оказание услуг;
- ДАВТ– договор авторского заказа;
- ДГПХФЛНС и ДАВТФЛНС – соответствующие договоры, по которым страхователь обязан уплачивать за исполнителя взносы на травматизм (п. 46 Порядка заполнения ЕФС-1). Такое условие должно быть прописано отдельно, поскольку по умолчанию за исполнителей по договорам ГПХ заказчики взносы на несчастное страхование не платят;
- ДОИП – договор об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности, указанные в пп. 1-12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ;
- ИЗЛД – издательский лицензионный договор;
- ЛДПИ – лицензионный договор о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности, указанных в пп. 1-12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ.
Напомним, что графу 5 «Трудовая функция (...), подразделение» при подаче сведений о договоре ГПХ заполнять не требуется (п. 45 Порядка заполнения ЕФС-1).
Вопрос о подаче сведений в СФР при заключении и расторжении договоров ГПХ с физлицами был также разобран на вебинаре
Посмотреть целиком вебинар «Физлицо по ГПД: алгоритм действий от встречи до расставания»
Изменения в отношении дистанционщиков, надомников и тех, кто трудится неполное рабочее время
До 2026 года о приеме или переводе сотрудника на дистанционную (удаленную) работу, а также на надомную надо было уведомлять СФР также посредством подачи ЕФС-1. Особые коды «ДИСТ» или «НДОМ» при этом ставились в графе 6. Однако с 2026 года этого больше делать не нужно. Такие уточняющие коды в ЕФС-1 теперь не указываются.
А вот коды для работающих на условиях неполного рабочего времени остались (п. 46 Порядка заполнения ЕФС-1). Их, как и ранее, нужно указывать в графе 6. Но теперь в одной графе могут стоять и оба кода.
| Ситуация (кадровое мероприятие) | Какие коды указывать в графе 6 «Код выполняемой функции» помимо кода ОКЗ |
|---|---|
| Прием / перевод сотрудника на работу на условиях неполного рабочего дня | код «НЕПД» |
| Прием / перевод сотрудника на работу на условиях неполной рабочей недели | код «НЕПН» |
| Прием / перевод сотрудника на работу на условиях неполного рабочего дня и неполной рабочей недели | коды «НЕПД», «НЕПН» |
Как вы понимаете, во всех перечисленных в таблице случаях в графе 3 подраздела 1.1 должно быть указано «ПРИЕМ» или «ПЕРЕВОД».
Если же работник, наоборот, переходит с неполного рабочего времени на полное, то на него также нужно подать подраздел 1.1, указав мероприятие "ПЕРЕВОД", но при этом в графе 6 НЕ ставить код «НЕПД» или «НЕПН». Такую отчетность СФР воспримет как "отмену действия" этих кодов, которые были указаны в ранее сданных ЕФС-1 на этого же работника.
Об изменениях в порядке заполнения ЕФС-1 на вебинаре рассказала главный редактор журнала «Главная книга» Евгения Филимонова
Посмотреть целиком вебинар «Зарплатный практикум – 2026: новое по НДФЛ и взносам, ключевые трудовые изменения»
ЕФС-1 при увольнении, в том числе в связи с ликвидацией
По общему правилу подать сведения об увольнении работника необходимо не позднее следующего рабочего дня, заполнив подразделы 1 и 1.1. Если компания ликвидируется, то в определенный момент она, естественно, увольняет своих работников.
В порядке заполнения формы указано, что при ликвидации организации (прекращении деятельности ИП с работниками) ЕФС-1 необходимо сдать с подразделами 1, 1.1 и 1.2 подраздела 1 на всех лиц, работавших у страхователя в отчетном периоде. То есть сообщить не только об увольнении, но и подать сведения о стаже уволенных, которые и отражаются в подразделе 1.2.
Кроме того, понадобится заполнить и сдать подраздел 3 раздела 1, если работодатель перечислял за работников взносы на накопительную пенсию (п. 11 Порядка заполнения ЕФС-1).
ЕФС-1: сведения о стаже
ЕФС-1 с подразделом 1.2 «Сведения о страховом стаже» представляется один раз в год – не позднее 25 января года, следующего за истекшим. Но сведения в нем подаются НЕ на всех работников.
Отчитываться надо о тех, кто (п. 3 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ):
- выполнял работу, обеспечивающую дополнительные пенсионные права (досрочное назначение страховой пенсии, повышенный размер фиксированной выплаты к страховой пенсии по старости / по инвалидности и др.). Сюда относится работа во вредных, тяжелых, опасных условиях труда, педагогическая деятельность, работа в летно-испытательном составе, в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и т.д.;
- работал вахтовым методом;
- работал весь сезон в организациях сезонных отраслей промышленности;
- работал полный навигационный период на водном транспорте;
- имел периоды простоя или отстранения от работы;
- исполнял государственные или общественные обязанности и в этот период за ним сохранялось место работы;
- был в отпуске без содержания;
- имел период приостановления действия трудового договора по ст. 351.7 ТК РФ;
- работал в период лишения свободы.
Если лиц из перечисленных категорий в организации (у ИП) не было, то подавать сведения о стаже за истекший год не нужно! Если же такие застрахованные лица есть, то надо представить ЕФС-1. Отметим, что, если вы подадите стажевые сведения на тех работников, о которых отчитываться не нужно, ничего страшного не произойдет. Никаких штрафов за это для работодателей не предусмотрено.
Также подать ЕФС-1 с подразделом 1.2 нужно, если в предыдущем году у вас были застрахованные лица, которые оформляли себе пенсию по старости. На указанных лиц страхователь ранее должен был подать ЕФС-1 с типом «Назначение пенсии». Такая форма подается в течение 3 дней после получения заявления от работника, оформлявшего пенсию, либо запроса от СФР.
В 2024-2025 гг. в подразделе 1.2 «Сведения о страховом стаже» встречался еще тип сведений «Назначение выплат по ОСС» или обязательному социальному страхованию. Форму с галкой в этом поле нужно было подавать на человека, оформившего отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком. Но сегодня работодатели уже не обязаны это делать. В разделе 1.2 такого поля больше нет.
Заполнение ЕФС-1 с подразделом 1.2
При подаче сведений о стаже в форме ЕФС-1 должны быть:
- титульный лист (заполняется в общем порядке);
- подраздел 1 раздела 1. Здесь указываются данные самого физлица, на которого подаются сведения о стаже. То есть его ФИО, СНИЛС, дата рождения и т.д. В графе «Статус ЗЛ» для граждан РФ ставьте «ГРФ», в графе «Гражданство (код страны)» – 643 (п. 38, 39 Порядка заполнения ЕФС-1);
- подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже». Здесь в графах 2, 3 указывается период работы застрахованного – дата начала и дата окончания периода в пределах календарного года. В остальных графах проставляются коды, обозначающие специфику того или иного периода работы сотрудника.
Так, если работник трудился в районе Крайнего Севера, то там, где указываются территориальные условия, в графе 4 нужно указать код РКСР, а в графе 5 – районный коэффициент. А, к примеру, для обозначения стажа вахтовиков в части таблицы, где отражаются «Особенности исчисления страхового стажа», в графе 7 «Дополнительные сведения» указывают код ВАХТА.
Кстати, с 2026 года в списке кодов, которые могут быть указаны в качестве статуса застрахованного лица (в общей части раздела 1, до подразделов 1.1 и 1.2), появился новый код – МДИГ. Его ставят, если сведения подаются на иностранного гражданина, подлежащего обязательному пенсионному страхованию и/или обязательному социальному страхованию в соответствии с международными договорами РФ (п. 38 Порядка заполнения ЕФС-1).
ЕФС-1: отчет по взносам на травматизм
Суммы взносов на травматизм отражаются в разделе 2. С этими сведениями форма подается ежеквартально. Крайние сроки сдачи за отчетные периоды 2026 года следующие:
- за 1 квартал – 27.04.2026;
- за полугодие – 27.07.2026;
- за 9 месяцев – 26.10.2026;
- за 2026 г. – 25.01.2027.
Существенных изменений в связи с обновлением ЕФС-1 в этом разделе нет. В обязательном порядке должны быть заполнены подразделы 2.1 и 2.3 Если взносы не начислялись (т.к. не было начислений в пользу работников), надо сдать нулевой раздел 2.
В таблицах подразделов 2.1 и 2.1.1 сумму взносов в соответствующих графах нужно показывать не «на начало отчетного периода», а «на конец предыдущего отчетного периода». Отметим, что при подаче ЕФС-1 с разделом 2 за 1 квартал в графе 4 подраздела 2.1 «Расчет сумм страховых взносов», где как раз показываются взносы на конец предыдущего отчетного периода, нужно проставить 0 (п. 176 Порядка заполнения ЕФС-1).
В подразделе 2.3 указывают сведения по состоянию на начало года. То есть сегодня подраздел заполняется по данным на 01.01.2026.
Напомним, что в 2024 году в разделе 2 появилось поле «Льгота». Ставить в нем крестик должны общественные организации инвалидов, организации, чей уставный капитал состоит из вкладов общественных организаций инвалидов, и некоторые другие (п. 164 Порядка заполнения ЕФС-1). То есть именно те, у кого есть право платить взносы по более низкой ставке (п. 2 ст. 2 Закона от 22.12.2005 N 179-ФЗ, ст. 1 Закона от 28.11.2025 N 434-ФЗ).
Сведения ЕФС-1: поля для ИП
На титульном листе есть графа «Код категории страхователя – физического лица». Коды применяются, в частности, такие (п. 28 Порядка заполнения ЕФС-1):
- ИП01 – для индивидуальных предпринимателей;
- ИП02 – для глав крестьянских (фермерских) хозяйств, зарегистрированных в качестве ИП;
- ФЛ01 – для физлиц (не ИП), выплачивающих вознаграждения другим физлицам;
- ФЛ02 – для адвокатов;
- ФЛ03 – для нотариусов;
- ФЛ04 – для арбитражных управляющих.
Некоторые другие коды также предназначены для лиц, занимающихся частной практикой (к примеру, оценщиков).
Особенности заполнения ЕФС-1 для госучреждений
В подразделе 1.3, который заполняют государственные и муниципальные учреждения, в таблице есть графа «Работники, не включаемые в расчет среднесписочной численности» (далее также ССЧ). Фигурально выражаясь, при заполнении этого столбца нужно использовать двоичный код. Здесь ставится (п. 123 Порядка заполнения ЕФС-1):
- 1, если лицо, на которое заполняется таблица, не учитывается при подсчете ССЧ. К примеру, работница в отпуске по беременности и родам, сотрудник-обучающийся в дополнительном отпуске без сохранения зарплаты и др. (ч. 18 Указаний, утв. Приказом Росстата от 17.11.2025 N 638);
- 0, если лицо, на которое заполняется таблица, учитывается при подсчете ССЧ.
