Правила ведения трудовых книжек

На каждого работника, который проработал в организации более 5 дней, должна вестись трудовая книжка (за исключением внешних совместителей) (ст. 66 ТК РФ). В то же время с 2020 г. начался переход на электронные трудовые книжки и отказ от бумажных трудовых книжек. Посмотрим, каковы же правила ведения трудовых книжек в конце 2020 г. и в 2021 г. с учетом всех новшеств.

Порядок ведения трудовых книжек на уже имеющихся работников

В 2020 г. начался переход на ведение сведений о трудовой деятельности работников в электронной форме. В связи с этим все работодатели должны были не позднее 31 октября 2020 г. уведомить работников о праве выбора способа ведения трудовой книжки: на бумаге или в электронном виде. Об этом уведомлении мы рассказали здесь.

После этого каждый работник не позднее 31.12.2020 должен подать работодателю письменное заявление, в котором он должен отразить, хочет ли он, чтобы его трудовая книжка и дальше велась в бумажном виде или нужно перейти на электронный формат. Если работник никакое заявление не подаст, то нужно продолжать вести его трудовую книжку на бумаге (ч. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ; п. 2 Постановления Правительства от 19.06.2020 N 887).

В итоге в конце 2020 г. и в 2021 г. порядок ведения трудовых книжек такой:

• если работник остался с бумажной трудовой книжкой, то работодатель ведет эту книжку в общем порядке и дополнительно подает в ПФР сведения о трудовой деятельности сотрудника по форме СЗВ-ТД;
• если работник отказался от бумажной трудовой книжки, нужно выдать ее ему на руки. В ней нужно сделать запись о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, то есть в электронном виде. И далее по каждому кадровому мероприятию на работника сдается в ПФР форма СЗВ-ТД.

Напомним, что правила ведения бумажных трудовых книжек установлены:

• ст. 66 и 84.1 Трудового кодекса;
• Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225;
• Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69.

Про подачу сведений по форме СЗВ-ТД мы рассказали здесь.

Правила ведения трудовых книжек для новых сотрудников

Если вы приняли на работу нового сотрудника, который уже отказался от ведения бумажной трудовой книжки, то вы просто подаете на него сведения о трудовой деятельности. Кстати, работник должен предъявить вам форму СЗВ-Р, выданную ему предыдущим работодателем (ст. 84.1 ТК РФ).

Если же у нового сотрудника бумажная трудовая книжка, то нужно в обычном порядке сделать в ней запись о приеме на работу и одновременно подать на него в ПФР форму СЗВ-ТД. Уведомлять его о праве выбора способа ведения трудовой книжки не надо, поскольку срок для такого уведомления истек 31 октября 2020 г. Если работник подаст вам заявление о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности, то нужно сделать в его трудовой книжке запись о таком выборе, выдать книжку ему на руки и дальше уже только отчитываться о кадровых мероприятиях путем подачи сведений СЗВ-ТД. Причем такой порядок действует, даже если работник написал заявление о переходе на ЭТК в день приема его на работу (Письмо Минтруда от 07.10.2020 N 14-2/ООГ-15729).

Правила ведения трудовых книжек для тех, кто впервые принят на работу в 2021 г.

Если работник впервые в жизни устраивается на работу уже в 2021 г., то бумажную книжку ему заводить не надо. По нему будут вестись сведения о трудовой деятельности в электронном виде (ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).