Недостача в кассе

Если в ходе инвентаризации или во время внеплановой проверки кассы была обнаружена недостача денежных средств в кассе, то важно это правильно документально зафиксировать. Далее важно разобраться, кто виновен в недостаче, и быстро собрать все документы, необходимые для взыскания причиненного ущерба с виновного лица.

Отражение в учете недостачи денежных средств в кассе

Подробно об учете недостачи в кассе, выявленной при инвентаризации, мы рассказали здесь. Напомним лишь, что в учете недостача отражается в том периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Аналогично отражаются результаты внеплановой проверки кассы, проведенной по распоряжению руководителя.

О документальном оформлении результатов инвентаризации кассы читайте здесь.

Условия наступления ответственности работника за недостачу в кассе

Кассир (иной работник, непосредственно обслуживающий денежные средства) – это один из тех работников, с кем разрешено заключать договор о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ; Приложение № 1 к Постановлению Минтруда от 31.12.2002 № 85). Наличие такого договора позволит взыскать с кассира всю сумму причиненного им ущерба. А вот если договора о полной индивидуальной ответственности с кассиром не будет, то он будет нести лишь ограниченную материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ).

Но в любом случае для наступления материальной ответственности работника должны быть доказаны (ст. 233 ТК РФ):

• наличие прямого действительного ущерба, подтвержденного документами (ст. 246, 247 ТК РФ). То есть недостача денег в кассе должна быть документально оформлена;
• вина работника в причинении ущерба. Вина подразумевает умысел или неосторожность в действиях работника, которые привели к ущербу;
• совершение работником неправомерных действий (или бездействия);
• наличие причинной связи между действиями работника и возникшим ущербом (недостачей).

Кроме того, важно понимать, что есть обстоятельства, которые освобождают работника от материальной ответственности. Они перечислены в ст. 239 ТК РФ. Это, к примеру, отсутствие надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику. То есть если работодатель не обеспечил кассира необходимым оборудованием для хранения наличных денег, то это основание для освобождения кассира от ответственности в случае пропажи денег.

Порядок возмещения недостачи

В первую очередь, важно зафиксировать недостачу. Далее нужно потребовать у кассира письменные объяснения для установления причины возникновения ущерба. Если кассир откажется писать объяснения, нужно составить акт об этом (ст. 247 ТК РФ).

Инвентаризационная (или ревизионная) комиссия должна провести служебное расследование, в ходе которого установить (ст. 247 ТК РФ):

• вину кассира в недостаче денег;
• противоправность поведения кассира;
• причинную связь между поведением кассира и недостачей;
• отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность кассира.

Взыскание недостачи с виновного работника производится по распоряжению руководителя организации. Такое распоряжение (приказ) должно быть издано в течение месяца со дня окончательного установления размера причиненного ущерба (ст. 248 ТК РФ). Возмещение недостачи денежных средств производится путем удержания денег из зарплаты кассира. Но нужно помнить, что общий размер удержания не может превышать при каждой выплате зарплаты 20% от суммы зарплаты на руки (за вычетом НДФЛ) (ст. 138 ТК РФ; Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852).

Взыскание недостачи в суде

Работодателю придется обращаться в суд для взыскания ущерба с кассира в следующих случаях (ст. 248 ТК РФ):

• пропущен месячный срок для издания руководителем приказа о взыскании с работника ущерба;
• работник отказывается добровольно возместить ущерб, сумма которого превышает средний месячный заработок работника;
• кассир уволился и не желает добровольно возмещать ущерб.

Работодатель может обратиться в суд для взыскания ущерба в течение 1 года со дня обнаружения ущерба (ст. 392 ТК РФ).