Командировочные расходы: главное за 5 минут 1926

О нормах

В НК РФ нет норм командировочных расходов на проживание, проезд и багаж, только лимиты суточных, не облагаемые НДФЛ и взносами. Поэтому установите свои нормы и правила возмещения указанных затрат в Положении о командировках или ином ЛНА.

О суточных

Суточными работник оплачивает дополнительные расходы на проживание и питание вне дома. Они положены за все дни командировки, включая выходные, а также день отъезда и возвращения.
Исключение – однодневная командировка по РФ, за неё суточные не платят. А если это поездка за границу, выдают половину нормы, установленной в ЛНА.
Нормы, в пределах которых суточные не облагают НДФЛ и взносами – 700 руб. в день при командировке по РФ и 2500 руб. для загранкомандировки.

О расходах на проезд

Основание для учета расходов на поезд и самолет – распечатка электронного билета, для перелёта дополнительно нужен посадочный талон. Счёт-фактура для вычета НДС, выделенного в электронном билете, не нужен.
Расходы на такси и каршеринг подтверждает чек ККТ.

О расходах на проживание

Расходы на гостиницу подтверждают счётом на оплату, чеком ККТ или иным платежным документом. А вот вычет НДС возможен только по счёту-фактуре.
Если работник снимал квартиру, нужен договор аренды и документ об оплате.

Об учёте

В налоговом учете подтвержденные документами затраты на командировку включите в расходы. НДФЛ и страховые взносы на командировочные расходы не начисляйте, исключение – суточные сверх норм и оплата проживания без подтверждающих документов.
Не подтвержденные документально затраты на проживание в расходах по прибыли не учитывают, страховыми взносами облагают всю сумму. А НДФЛ исчисляют с превышения над 700 руб. в день для командировки по России и 2500 руб. для загранкомандировки.
В бухучете все командировочные расходы учитывают одинаково: Д 26 (44) - К 71 (60).

Об отчёте

После возвращения из командировки у работника 3 рабочих дня на то, чтобы сдать вам авансовый отчет с документами, подтверждающими расходы. Пример заполненного отчета – в Типовой ситуации.  


Образец Положения о командировках, детали учёта командировочных расходов и суточных, в том числе при служебной поездке на личном автомобиле, вы найдёте в Типовых ситуациях