Служебная записка о премировании сотрудников. Образец

Многие работодатели делают своим работникам выплаты стимулирующего характера. К ним относятся в том числе и премии (ст. 129 ТК РФ). В идеале начисление премий должно быть оформлено так, чтобы претензий не возникло ни у представителей трудинспекции, ни у налоговиков. Ведь любая организация захочет учесть поощрительные выплаты работникам в расходах на оплату труда – при расчете налога на прибыль или налога при УСН (п. 2 ст. 255, пп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). А значит, выплата премий должна быть документально обоснованна.

Для обоснования премий нужны:

документ, в котором содержатся условия назначения премий, их размеры, порядок расчета, срок выплаты и т.д. Это может быть локальный нормативный акт (ЛНА) организации, к примеру, положение о премировании (образец), либо коллективный договор. Также все вышесказанное можно прописать и в трудовом договоре с работником;
приказ о выплате премии (образец). Как правило, он составляется по форме Т-11 или Т-11а либо по форме, разработанной самой организацией;
документ, которым подтверждается выполнение работником условий для премирования. Таковым может быть служебная записка непосредственного руководителя сотрудника.

Что указывают в служебной записке

Унифицированной формы служебной записки, конечно, не существует. Но есть общие требования к ее содержанию.

Так, в записке обычно указывают:

ФИО работника, должность, а также подразделение (цех, отдел и т.д.), где он трудится;
основание для поощрения. Лучше указать конкретные достижения сотрудника. Если есть возможность, можно привести расчет показателей, свидетельствующих о том, что работник заслужил премиальную выплату;
вид премии (к примеру, премия по итогам работы за год);
размер премии. Здесь так же можно отразить порядок расчета.

Служебная записка о снижении премии

Начальник отдела может составить записку не только о назначении премии, но и о снижении премии работника. В ней обязательно нужно указать основание для снижения.

Четкого перечня оснований, когда работнику можно не выплачивать премию, ТК РФ не содержит. Но понятно, что такие основания должны быть напрямую связаны с выполнением работником его трудовых обязанностей. Самый просто пример – невыполнение плана за соответствующий период.

В любом случае основания для снижения премий должны быть прописаны в ЛНА. Если они не будут указаны во внутреннем документе компании, работник может попытаться отсудить у работодателя полагающуюся премию.

Также в ЛНА можно указать, что работник лишается премии в случае привлечения его к дисциплинарной ответственности за совершенный дисциплинарный проступок. Такое основание для невыплаты премии допускает и Минтруд (Письмо Минтруда от 14.03.2018 N 14-1/ООГ-1874).

Отметим, что нельзя снизить работнику премию (или лишить ее вовсе), если в соответствии с трудовым договором премия является частью заработной платы. Поскольку зарплату работодатель обязан выплачивать работнику в полном размере (ст. 22 ТК РФ).