Недостача товара

Порядок оформления недостачи товаров и учет недостачи зависит от того, когда именно выявлена недостача и кем. Рассмотрим различные варианты.

Недостача товара при инвентаризации: что делать

Если недостача товара обнаружена в ходе инвентаризации членами инвентаризационной комиссии, то необходимо оформить сличительную ведомость по форме ИНВ-19 (о ней мы подробно рассказали здесь) или акт о недостаче. Унифицированной формы такого акта нет, поэтому он составляется в произвольной форме. Подробно читайте об этом в отдельной консультации.

А вот о том, как отразить в бухучете недостачу товара, выявленную при инвентаризации, вы можете прочитать здесь.

Недостача в магазине

Если обнаружена недостача товаров в торговом зале магазина (то есть в месте, куда имеет доступ неограниченный круг лиц), имеет смысл провести инвентаризацию всех или определенных товаров в торговом зале. Оформить ее результаты можно в том же порядке, что описан выше (п. 4.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).

Поскольку применить в рассматриваемом случае естественную убыль не получится, а виновных лиц выявить практически невозможно, то недостача списывается в бухучете в полном размере на прочие расходы (дебет счета 91-2 – кредит счета 94) в том периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Недопоставка товара, претензия по недостаче

Если недостача выявлена при приемке товара покупателем, то он вправе (п. 1 ст. 466 ГК РФ):

или потребовать передачи ему недостающего товара;
или отказаться от уже полученного товара и от его оплаты. А если товар уже был оплачен, то потребовать возврата уплаченных денег.

Но для реализации такого права должны выполняться следующие условия (п. 2 ст. 513 ГК РФ):

проверка качества и количества товаров должна быть проведена в срок, предусмотренный законом, договором или обычаями делового оборота;
о выявленных несоответствиях нужно сообщить продавцу незамедлительно и письменно.

Если покупатель решил принять товар, несмотря на недостачу, то нужно документально зафиксировать фактическое принятое количество товара и выявленные расхождения по количеству. Для этого:

в товарной накладной продавца делается отметка о фактическом количестве и стоимости принятого покупателем товара;
составляется акт, форма которого могла быть согласована сторонами при заключении договора. Может быть использована унифицированная форма Акта об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей ТОРГ-2, а при приемке импортных товаров – ТОРГ-3 (утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132). Образец акта о недостаче в произвольной форме смотрите здесь.

Составленный акт должны подписать представители продавца и покупателя. Акт служит основанием для предъявления претензии продавцу или перевозчику. Образец претензии о недостаче груза мы привели в разделе «Формы».