Отчитываться по форме 6-НДФЛ должны налоговые агенты по НДФЛ. Если в течение первого квартала агентских обязанностей не было, представлять отчет за этот период не требуется.

Источник: Письмо ФНС от 23.03.2016 № БС-4-11/4958

Например, если компания выплачивала «физикам» доход, в отношении которого она признается налоговым агентом по НДФЛ, только с апреля, то отправлять в ИФНС пустой отчет за первый квартал не нужно. А уже за полугодие 6-НДФЛ придется заполнить и сдать в общем порядке. Если дальше выплат не будет ни в третьем, ни в четвертом квартале, то 6-НДФЛ за 9 месяцев и год такой организации все равно необходимо сдать, но заполнять нужно будет только раздел 1.

Напомним, что раздел 1 заполняется нарастающим итогом, а в раздел 2 попадают лишь операции за последние три месяца отчетного периода. Не забудьте, что в отчет включаются не только денежные выплаты физлицам, но и доходы, полученные «физиками» в натуральной форме.

Допустим, натуральный доход выплачен 01.03.2016. В этом случае в строках 100 и 110 следует указать 01.03.2016, в строке 120 (срок перечисления налога) – 02.03.2016, в строке 130 (сумма фактически полученного дохода) отражается соответствующий суммовой показатель, а в строке 140 (сумма удержанного налога) – ноль (Письмо ФНС от 28.03.2016 № БС-4-11/5278).

В ситуации, когда несколько выплат, имеющих разные сроки перечисления НДФЛ (например, зарплата и больничное пособие), выплачены в один день, строки 100 – 140 раздела 2 заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно.

Компаниям, у которых есть обособленные подразделения, нужно иметь в виду, что они должны заполнять свою форму 6-НДФЛ по каждому из ОП. При этом в отчете следует указывать КПП той обособки, за которую он сдается. Если КПП указать неверно, то придется сдать корректировочный отчет (Письмо ФНС от 23.03.2016 № БС-4-11/4900).