ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов

Ольга Гелиевна, все ли документы можно составлять в электронном виде?

О.Г. Лапина: Ответ на этот вопрос надо искать в гражданском законодательстве. И в первую очередь в профильном Законе об электронной подписи. На мой взгляд, любому, кто начинает работать в сфере электронного документооборота, важно проникнуться основным принципом, заложенным в этом Законе. Именно этот принцип - основа для взаимоотношений сторон электронного документооборота. В том числе и в спорных ситуациях. А гарантировать отсутствие споров в этой новой для нас сфере нельзя именно в силу ее новизны.

Я для себя называю его принципом недискриминации электронного документа. Электронную подпись и подписанный ею электронный документ нельзя признать не имеющими юридической силы только потому, что такая подпись создана не собственноручно, а с использованием специальных средств. А значит, в современных условиях абсолютно любой документ может быть составлен в электронной форме и иметь ту же значимость, что и бумажный документ.

Но есть принципиально важное условие: электронный документ должен быть создан строго в соответствии с требованиями и ограничениями, установленными Законом об электронной подписи. И одно из таких ограничений - законодательством РФ может быть предусмотрена необходимость составления документа исключительно на бумажном носителе.

А какие документы нужно составлять только на бумаге?

О.Г. Лапина: Специально этим вопросом я не занималась, но знаю, что такое требование есть, например, в отношении векселя, он может быть создан только на бумаге.

Есть ли еще такие ограничения — не слышала и на практике не встречала. Но гарантировать их отсутствие не могу. К тому же законодательство со временем может меняться. Так что организации, переходящие на электронный документооборот, должны поставить для себя этот вопрос и затем регулярно отслеживать изменения. Хотя новые запреты на электронный вид документов, ранее не запрещенных к созданию в таком виде, на мой взгляд, маловероятны.

Может ли организация сразу полностью перейти на электронный документооборот?

О.Г. Лапина: Теоретически да. Но на практике это не всегда возможно. Переход на составление внутренних документов в электронном виде зависит в целом от самой компании. Главное — желание вложить в это время и деньги, чтобы получить в будущем более эффективный механизм функционирования. А вот документооборот с другими организациями, а его объем, как правило, гораздо больше, требует согласия и готовности контрагента.

Так что, переходя на электронный документооборот, надо предполагать, что, скорее всего, достаточно существенный период времени в организации неминуемо будет смешанный документооборот.

Как на практике можно вести электронный документооборот, с учетом того что часть документов будет составляться и ходить в бумажном виде?

О.Г. Лапина: Моя работа с внедрением электронного документооборота в организациях не связана. Но мне часто приходится общаться с представителями прогрессивного бизнеса, которые уже очень далеко продвинулись в деле использования безбумажных технологий. Они на своих встречах предостерегают коллег от прямого переноса правил и маршрутов движения бумажных документов в электронный документооборот. Такое копирование может не позволить получить ту эффективность, которая могла бы быть от отказа от бумаги.

Сначала надо полностью «увидеть» электронный документооборот в организации, выстроить алгоритмы его работы, а потом приступать к постепенному, сначала на отдельных участках, внедрению. Безусловно, параллельное хождение электронных и бумажных документов может создавать дополнительные сложности, но со временем они уйдут.

В прошлый раз вы рассказали нам о том, что налогоплательщик может передавать в ФНС документы в виде заверенных электронной подписью электронных копий бумажных документов. А может ли он уже сейчас по своему желанию передавать информацию в ФНС исключительно в виде настоящих электронных документов?

О.Г. Лапина: Это зависит от того, в каком формате создан документ. Уже с октября 2012 г. для налогоплательщиков предусмотрена возможность передавать документы в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связи. Но только если они сформированы по форматам, утвержденным ФНС России. Полномочия ведомства утверждать форматы передачи применяемых в налоговых отношениях документов в 2014 г. были прямо закреплены в Положении о ФНС России.

Так, сейчас действуют формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях (товарной накладной) и формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг). Документы, созданные по этим форматам, налоговые органы примут непосредственно в электронном виде. Это удобно для организации, поскольку не требует дополнительных преобразований документов.

Прежние рекомендованные ФНС форматы унифицированной формы ТОРГ-12 и акта приемки-передачи работ тоже пока действуют, но утратят силу с 1 июня 2017 г.

Одновременное использование старых и новых форматов — своеобразный переходный период. Отменить старые форматы документов планируется именно с середины 2017 г., а не 2016 г. потому, что организации используют их для оформления отношений между собой, а не с налоговыми органами. И для перехода с рекомендованных на утвержденные форматы бизнесу надо не только «подстроить» свое программное обеспечение, но и дождаться, чтобы это сделал контрагент.

А если документы созданы по другим форматам?

О.Г. Лапина: Применение формата документа, отличающегося от установленного ФНС России, при условии что он соответствует требованиям Закона об электронной подписи, уравнивает такой документ с бумажным, в том числе для целей налогового учета. Просто этот документ налогоплательщик не сможет направить по телекоммуникационным каналам связи в налоговый орган. Это объяснимо: налоговые органы физически не могут создавать отдельное программное обеспечение для приема каждого формата, применяемого каждой «парой» налогоплательщиков.

В таких случаях налогоплательщику надо будет представить документ на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа ЭП.

Сейчас такие документы поступают в налоговые органы в единичных случаях.

Некоторые организации дождались утверждения и регистрации в Минюсте новой товарной накладной и актов приемки-сдачи работ и начали обмениваться такими документами с этого года. А большинство организаций еще только приступили к разработке или доработке своего электронного документооборота или даже еще только планируют.

Но в ближайшее время я ожидаю всплеск интереса к переходу на безбумажный обмен первичными документами между контрагентами. Это обусловлено тем, что недавно вышли и зарегистрированы в Минюсте форматы универсального передаточного и универсального корректировочного документов.

Думаю, по мере дальнейшей разработки ФНС России форматов первичных учетных документов под все основные типы операций налогоплательщики будут их использовать. Это удобнее, чем разрабатывать собственные. Ведь создавать и применять разные программные средства для одинаковых по экономическому смыслу операций с разными контрагентами неэффективно и громоздко для любой организации.

Существует несколько видов электронных подписей: усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная, простая. Для чего их предусмотрено так много?

О.Г. Лапина: Закон об электронной подписи ввел в юридический оборот несколько видов электронных подписей. О видах подписей можно говорить много и в разных аспектах. Если кратко выделить самое главное — речь идет о разной степени защищенности подписываемой информации. Глобально я для себя выделяю две основные функции электронной подписи: идентификация личности подписывающего и гарантия невмешательства в информацию документа. Сегодня электронные подписи бывают двух видов: простая и усиленная. Усиленная может быть квалифицированной и неквалифицированной.

При создании усиленной квалифицированной подписи используются исключительно средства шифрования, получившие подтверждение соответствия требованиям ФСБ России. Поэтому такая подпись снимает риски электронного документооборота, и ее применение не требует никаких дополнительных соглашений сторон.

Неквалифицированная усиленная подпись тоже основана на шифровании. Но конкретных требований к программным и техническим средствам создания такой электронной подписи государством не предъявляется. Ключи и средства создания ЭП организация может получить в удостоверяющем центре или разработать сама с помощью криптопровайдера, то есть специальной программы. В первом случае организация станет владельцем сертификата ключа подписи, во втором такого сертификата у нее не будет, но ЭП все равно будет считаться усиленной неквалифицированной.

Более технически и интеллектуально примитивные средства шифрования снижают уровень защиты от «подделки» документа. Поэтому применение усиленной неквалифицированной ЭП требует специального соглашения участников электронного взаимодействия. Если подпись создается без сертификата, нужны еще и дополнительные договоренности о проверке подписи.

Простая — это совсем элементарная ЭП. Она создается с помощью кодов, паролей и других инструментов, позволяющих идентифицировать автора документа. Без договоренности сторон об использовании простой ЭП и о правилах определения лица, подписывающего электронный документ, такая подпись не имеет юридической силы. Но самая большая проблема этой подписи — невозможность проверить, не изменялся ли документ после того, как был подписан простой ЭП.

Поскольку способ создания и использования простой электронной подписи не обременен никакими дополнительными техническими сложностями, кроме договоренности конкретных сторон, законом запрещено использовать простую ЭП при передаче сведений, составляющих государственную тайну.

С учетом этого мне лично понятны высказываемые в СМИ и на различных профильных конференциях пожелания от специалистов Минсвязи России в будущем выделить отдельно простую подпись как систему согласованной идентификации подписанта и отдельно — усиленные подписи как приравниваемые к сделанным собственноручно на бумаге. Не знаю, будут ли внесены такие изменения в Закон об электронной подписи и если будут, то когда, но полное отсутствие возможности проверить, был ли факт вмешательства в информацию переданного с простой подписью документа, — объективная реальность. И это надо иметь в виду.

Но ведь сейчас налогоплательщики могут использовать для целей налогообложения первичные учетные документы с любой, в том числе с простой, электронной подписью?

О.Г. Лапина: В настоящее время вопрос о видах подписи можно считать полностью урегулированным. По крайней мере, расхождений во мнениях Минфина России и ФНС России нет. Любой вид подписи, приравненный Законом № 63-ФЗ к собственноручной подписи, придает документу, подписанному такой подписью, юридическую значимость. А все юридически значимые документы имеют соответствующие налоговые последствия, в том числе и для признания расходов. Такая позиция закреплена в Письмах Минфина и ФНС.

Учитывая эти разъяснения, любые налогоплательщики могут использовать простую или неквалифицированную подпись для подписания первичных учетных документов. Если только они соблюдают требования Закона об электронной подписи. В частности — наличие специального соглашения о порядке применения этих подписей.

Однако этот подход не распространяется на счета-фактуры, они обязательно должны быть подписаны квалифицированной ЭП. Обусловлено это тем, что проверка квалифицированной подписи не требует никаких соглашений и знаний о них. Это принципиально важно для работы с такими документами. Ведь счет-фактура — это не первичный, а дополнительный документ, предназначенный исключительно для налогового контроля. Нецелесообразно было бы предполагать для него возможность наличия соглашений контрагентов, требующих дополнительных процедур налогового контроля (не контролируемых налоговыми органами в оперативном режиме).

Еще один важный момент: порядок применения подписей в первичных учетных документах подлежит регулированию специальным федеральным стандартом. Пока стандарта нет, нет и оснований для дискредитации того или иного вида ЭП, приравненной к собственноручной. Но, насколько мне известно, такой стандарт планируется к выпуску и, возможно, уже в III квартале начнется его публичное обсуждение.

Если этот стандарт определит ограниченный перечень первичных учетных документов (ПУД), которые можно подписывать ЭП, изменится и подход для налогообложения. Ведь первичные учетные документы подтверждают данные налогового учета.

Планируется ли закрепить в Налоговом кодексе порядок использования на первичных учетных документах конкретных видов электронных подписей?

О.Г. Лапина: Установление в НК видов подписи под первичными учетными документами вряд ли целесообразно, поскольку это сфера регулирования бухгалтерского законодательства. Налог на прибыль исчисляется не на основании специальных налоговых документов, а на основании документов, оформляющих факты хозяйственной жизни организации. Поэтому вид подписи под этими документами определять в НК нет смысла и оснований.

Нужно ли закреплять форматы электронных первичных учетных документов в учетной политике для целей налогообложения?

О.Г. Лапина: Налоговый кодекс таких требований не содержит. Нет, насколько я вижу, и прямого требования закрепления форматов ПУД в учетной политике организации в целях бухгалтерского учета. В ПБУ 1/2007 есть лишь упоминание о формах, но не о форматах документов. И этот пункт можно читать по-разному с учетом того, что начиная с 2014 г. Закон о бухгалтерском учете говорит не об утверждении руководителем организации форм ПУД (что всегда и связывалось с учетной политикой, которую утверждает руководитель), а об определении руководителем форм используемых документов.

В любом случае налоговые последствия в связи с применением тех или иных форматов ПУД вряд ли в спорах удастся увязать с наличием или отсутствием в учетной политике организации, заявленной в целях налогообложения, форм первичных документов.

Однако, учитывая важность четкой организации документооборота, тем более при смешанном документообороте, я уверена: каждая компания для себя (а не для налоговых органов) обязательно разработает внутренний распорядительный документ, где будут определены, в частности, и применяемые форматы первичных учетных документов в увязке с процедурами и технологиями их обработки и хранения. По крайней мере, компании, у которых уже сегодня уровень безбумажных технологий очень высок, начинали переход на электронный документооборот именно с этого.