20 июня, 2016
В начале этого года мы опубликовали интервью с О.Г. Лапиной, посвященное вопросам внедрения в организации электронного документооборота. Тема нашей новой беседы — форматы электронных документов и электронная подпись.
Ольга Гелиевна, все ли документы можно составлять в электронном виде?
О.Г. Лапина: Ответ на этот вопрос надо искать в гражданском законодательстве. И в первую очередь в профильном Законе об электронной подписи. На мой взгляд, любому, кто начинает работать в сфере электронного документооборота, важно проникнуться основным принципом, заложенным в этом Законе. Именно этот принцип - основа для взаимоотношений сторон электронного документооборота. В том числе и в спорных ситуациях. А гарантировать отсутствие споров в этой новой для нас сфере нельзя именно в силу ее новизны.
Я для себя называю его принципом недискриминации электронного документа. Электронную подпись и подписанный ею электронный документ нельзя признать не имеющими юридической силы только потому, что такая подпись создана не собственноручно, а с использованием специальных средств. А значит, в современных условиях абсолютно любой документ может быть составлен в электронной форме и иметь ту же значимость, что и бумажный документ.
Но есть принципиально важное условие: электронный документ должен быть создан строго в соответствии с требованиями и ограничениями, установленными Законом об электронной подписи. И одно из таких ограничений - законодательством РФ может быть предусмотрена необходимость составления документа исключительно на бумажном носителе.
А какие документы нужно составлять только на бумаге?
О.Г. Лапина: Специально этим вопросом я не занималась, но знаю, что такое требование есть, например, в отношении векселя, он может быть создан только на бумаге.
Есть ли еще такие ограничения — не слышала и на практике не встречала. Но гарантировать их отсутствие не могу. К тому же законодательство со временем может меняться. Так что организации, переходящие на электронный документооборот, должны поставить для себя этот вопрос и затем регулярно отслеживать изменения. Хотя новые запреты на электронный вид документов, ранее не запрещенных к созданию в таком виде, на мой взгляд, маловероятны.
Может ли организация сразу полностью перейти на электронный документооборот?
О.Г. Лапина: Теоретически да. Но на практике это не всегда возможно. Переход на составление внутренних документов в электронном виде зависит в целом от самой компании. Главное — желание вложить в это время и деньги, чтобы получить в будущем более эффективный механизм функционирования. А вот документооборот с другими организациями, а его объем, как правило, гораздо больше, требует согласия и готовности контрагента.
Так что, переходя на электронный документооборот, надо предполагать, что, скорее всего, достаточно существенный период времени в организации неминуемо будет смешанный документооборот.
Как на практике можно вести электронный документооборот, с учетом того что часть документов будет составляться и ходить в бумажном виде?
О.Г. Лапина: Моя работа с внедрением электронного документооборота в организациях не связана. Но мне часто приходится общаться с представителями прогрессивного бизнеса, которые уже очень далеко продвинулись в деле использования безбумажных технологий. Они на своих встречах предостерегают коллег от прямого переноса правил и маршрутов движения бумажных документов в электронный документооборот. Такое копирование может не позволить получить ту эффективность, которая могла бы быть от отказа от бумаги.
Сначала надо полностью «увидеть» электронный документооборот в организации, выстроить алгоритмы его работы, а потом приступать к постепенному, сначала на отдельных участках, внедрению. Безусловно, параллельное хождение электронных и бумажных документов может создавать дополнительные сложности, но со временем они уйдут.
В прошлый раз вы рассказали нам о том, что налогоплательщик может передавать в ФНС документы в виде заверенных электронной подписью электронных копий бумажных документов. А может ли он уже сейчас по своему желанию передавать информацию в ФНС исключительно в виде настоящих электронных документов?
О.Г. Лапина: Это зависит от того, в каком формате создан документ. Уже с октября 2012 г. для налогоплательщиков предусмотрена возможность передавать документы в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связи. Но только если они сформированы по форматам, утвержденным ФНС России. Полномочия ведомства утверждать форматы передачи применяемых в налоговых отношениях документов в 2014 г. были прямо закреплены в Положении о ФНС России.
Так, сейчас действуют формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях (товарной накладной) и формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг). Документы, созданные по этим форматам, налоговые органы примут непосредственно в электронном виде. Это удобно для организации, поскольку не требует дополнительных преобразований документов.
Прежние рекомендованные ФНС форматы унифицированной формы ТОРГ-12 и акта приемки-передачи работ тоже пока действуют, но утратят силу с 1 июня 2017 г.
Одновременное использование старых и новых форматов — своеобразный переходный период. Отменить старые форматы документов планируется именно с середины 2017 г., а не 2016 г. потому, что организации используют их для оформления отношений между собой, а не с налоговыми органами. И для перехода с рекомендованных на утвержденные форматы бизнесу надо не только «подстроить» свое программное обеспечение, но и дождаться, чтобы это сделал контрагент.
А если документы созданы по другим форматам?
О.Г. Лапина: Применение формата документа, отличающегося от установленного ФНС России, при условии что он соответствует требованиям Закона об электронной подписи, уравнивает такой документ с бумажным, в том числе для целей налогового учета. Просто этот документ налогоплательщик не сможет направить по телекоммуникационным каналам связи в налоговый орган. Это объяснимо: налоговые органы физически не могут создавать отдельное программное обеспечение для приема каждого формата, применяемого каждой «парой» налогоплательщиков.
В таких случаях налогоплательщику надо будет представить документ на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа ЭП.
Сейчас такие документы поступают в налоговые органы в единичных случаях.
Некоторые организации дождались утверждения и регистрации в Минюсте новой товарной накладной и актов приемки-сдачи работ и начали обмениваться такими документами с этого года. А большинство организаций еще только приступили к разработке или доработке своего электронного документооборота или даже еще только планируют.
Но в ближайшее время я ожидаю всплеск интереса к переходу на безбумажный обмен первичными документами между контрагентами. Это обусловлено тем, что недавно вышли и зарегистрированы в Минюсте форматы универсального передаточного и универсального корректировочного документов.
Думаю, по мере дальнейшей разработки ФНС России форматов первичных учетных документов под все основные типы операций налогоплательщики будут их использовать. Это удобнее, чем разрабатывать собственные. Ведь создавать и применять разные программные средства для одинаковых по экономическому смыслу операций с разными контрагентами неэффективно и громоздко для любой организации.
Существует несколько видов электронных подписей: усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная, простая. Для чего их предусмотрено так много?
О.Г. Лапина: Закон об электронной подписи ввел в юридический оборот несколько видов электронных подписей. О видах подписей можно говорить много и в разных аспектах. Если кратко выделить самое главное — речь идет о разной степени защищенности подписываемой информации. Глобально я для себя выделяю две основные функции электронной подписи: идентификация личности подписывающего и гарантия невмешательства в информацию документа. Сегодня электронные подписи бывают двух видов: простая и усиленная. Усиленная может быть квалифицированной и неквалифицированной.
При создании усиленной квалифицированной подписи используются исключительно средства шифрования, получившие подтверждение соответствия требованиям ФСБ России. Поэтому такая подпись снимает риски электронного документооборота, и ее применение не требует никаких дополнительных соглашений сторон.
Неквалифицированная усиленная подпись тоже основана на шифровании. Но конкретных требований к программным и техническим средствам создания такой электронной подписи государством не предъявляется. Ключи и средства создания ЭП организация может получить в удостоверяющем центре или разработать сама с помощью криптопровайдера, то есть специальной программы. В первом случае организация станет владельцем сертификата ключа подписи, во втором такого сертификата у нее не будет, но ЭП все равно будет считаться усиленной неквалифицированной.
Более технически и интеллектуально примитивные средства шифрования снижают уровень защиты от «подделки» документа. Поэтому применение усиленной неквалифицированной ЭП требует специального соглашения участников электронного взаимодействия. Если подпись создается без сертификата, нужны еще и дополнительные договоренности о проверке подписи.
Простая — это совсем элементарная ЭП. Она создается с помощью кодов, паролей и других инструментов, позволяющих идентифицировать автора документа. Без договоренности сторон об использовании простой ЭП и о правилах определения лица, подписывающего электронный документ, такая подпись не имеет юридической силы. Но самая большая проблема этой подписи — невозможность проверить, не изменялся ли документ после того, как был подписан простой ЭП.
Поскольку способ создания и использования простой электронной подписи не обременен никакими дополнительными техническими сложностями, кроме договоренности конкретных сторон, законом запрещено использовать простую ЭП при передаче сведений, составляющих государственную тайну.
С учетом этого мне лично понятны высказываемые в СМИ и на различных профильных конференциях пожелания от специалистов Минсвязи России в будущем выделить отдельно простую подпись как систему согласованной идентификации подписанта и отдельно — усиленные подписи как приравниваемые к сделанным собственноручно на бумаге. Не знаю, будут ли внесены такие изменения в Закон об электронной подписи и если будут, то когда, но полное отсутствие возможности проверить, был ли факт вмешательства в информацию переданного с простой подписью документа, — объективная реальность. И это надо иметь в виду.
Но ведь сейчас налогоплательщики могут использовать для целей налогообложения первичные учетные документы с любой, в том числе с простой, электронной подписью?
О.Г. Лапина: В настоящее время вопрос о видах подписи можно считать полностью урегулированным. По крайней мере, расхождений во мнениях Минфина России и ФНС России нет. Любой вид подписи, приравненный Законом № 63-ФЗ к собственноручной подписи, придает документу, подписанному такой подписью, юридическую значимость. А все юридически значимые документы имеют соответствующие налоговые последствия, в том числе и для признания расходов. Такая позиция закреплена в Письмах Минфина и ФНС.
Учитывая эти разъяснения, любые налогоплательщики могут использовать простую или неквалифицированную подпись для подписания первичных учетных документов. Если только они соблюдают требования Закона об электронной подписи. В частности — наличие специального соглашения о порядке применения этих подписей.
Однако этот подход не распространяется на счета-фактуры, они обязательно должны быть подписаны квалифицированной ЭП. Обусловлено это тем, что проверка квалифицированной подписи не требует никаких соглашений и знаний о них. Это принципиально важно для работы с такими документами. Ведь счет-фактура — это не первичный, а дополнительный документ, предназначенный исключительно для налогового контроля. Нецелесообразно было бы предполагать для него возможность наличия соглашений контрагентов, требующих дополнительных процедур налогового контроля (не контролируемых налоговыми органами в оперативном режиме).
Еще один важный момент: порядок применения подписей в первичных учетных документах подлежит регулированию специальным федеральным стандартом. Пока стандарта нет, нет и оснований для дискредитации того или иного вида ЭП, приравненной к собственноручной. Но, насколько мне известно, такой стандарт планируется к выпуску и, возможно, уже в III квартале начнется его публичное обсуждение.
Если этот стандарт определит ограниченный перечень первичных учетных документов (ПУД), которые можно подписывать ЭП, изменится и подход для налогообложения. Ведь первичные учетные документы подтверждают данные налогового учета.
Планируется ли закрепить в Налоговом кодексе порядок использования на первичных учетных документах конкретных видов электронных подписей?
О.Г. Лапина: Установление в НК видов подписи под первичными учетными документами вряд ли целесообразно, поскольку это сфера регулирования бухгалтерского законодательства. Налог на прибыль исчисляется не на основании специальных налоговых документов, а на основании документов, оформляющих факты хозяйственной жизни организации. Поэтому вид подписи под этими документами определять в НК нет смысла и оснований.
Нужно ли закреплять форматы электронных первичных учетных документов в учетной политике для целей налогообложения?
О.Г. Лапина: Налоговый кодекс таких требований не содержит. Нет, насколько я вижу, и прямого требования закрепления форматов ПУД в учетной политике организации в целях бухгалтерского учета. В ПБУ 1/2007 есть лишь упоминание о формах, но не о форматах документов. И этот пункт можно читать по-разному с учетом того, что начиная с 2014 г. Закон о бухгалтерском учете говорит не об утверждении руководителем организации форм ПУД (что всегда и связывалось с учетной политикой, которую утверждает руководитель), а об определении руководителем форм используемых документов.
В любом случае налоговые последствия в связи с применением тех или иных форматов ПУД вряд ли в спорах удастся увязать с наличием или отсутствием в учетной политике организации, заявленной в целях налогообложения, форм первичных документов.
Однако, учитывая важность четкой организации документооборота, тем более при смешанном документообороте, я уверена: каждая компания для себя (а не для налоговых органов) обязательно разработает внутренний распорядительный документ, где будут определены, в частности, и применяемые форматы первичных учетных документов в увязке с процедурами и технологиями их обработки и хранения. По крайней мере, компании, у которых уже сегодня уровень безбумажных технологий очень высок, начинали переход на электронный документооборот именно с этого.
ФНС утвердила новую форму декларации по НДС при реализации иностранными налогоплательщиками услуг в электронной форме, товаров посредством электронных площадок.
5 ч назад
ПСН можно применять в том числе при розничной торговле через объекты стационарной и нестационарной торговой сети. Но реализация некоторых маркированных товаров розничной торговлей не считается.
9 ч назад
По ТК женщинам, у которых есть дети в возрасте до 1,5 лет, работодатель обязан предоставлять дополнительные перерывы для кормления ребенка - не реже чем через каждые три часа продолжительностью не менее 30 минут каждый. Но депутаты считают, что этого недостаточно.
11 ч назад
Если срок выплаты второй части зарплаты за декабрь приходится на период новогодних каникул, то выдать работникам деньги нужно перед праздниками. При этом специально сдвигать срок выплаты аванса за январь не требуется.
12 ч назад
Любую ли задолженность можно учесть при расчете резерва сомнительных долгов для налога на прибыль? 10 декабря наш журнал провел вебинар «Как работать с долгами контрагентов: резервы, претензии, взыскание, списание безнадежных долгов». На вебинаре главный редактор журнала Евгения Филимонова дала ответ на поставленный вопрос.
15 ч назад
СФР сообщает: многим пенсионерам пенсия за январь 2025 года будет выплачена досрочно - в декабре 2024 года.
Вчера
ФНС утвердила форму декларации по туристическому налогу. В первый раз представить новую отчетность по новому налогу нужно будет по итогам I квартала 2025 года.
Налоговая служба подготовила методические рекомендации по исправлению ошибок при расчетах. В частности, ФНС напомнила, когда нужно провести коррекцию расчета.
Для многих наших подписчиков прошлогодний спецвыпуск со сроками представления ЕНП-уведомлений и уплаты основных налогов/взносов стал настольной книгой на весь 2024 год. Чтобы вам в новом году не пришлось отказываться от полезного и удобного настольного помощника, мы подготовили для вас такую же шпаргалку по платежным срокам и на 2025 год.
Вчера
С 01.01.2025 вводить на своей территории спецрежим АУСН могут все регионы. И уже более 50 субъектов РФ воспользовались таким правом. В связи с этим ФНС создала специальную промостраницу, на которой среди прочего рассказывается, как организациям и ИП перейти на АУСН.
Декабрьская зарплата, работа на каникулах, завершение годовой инвентаризации, бухгалтерские и налоговые резервы, налоговый статус физлиц.
Даже если сумма платы за НВОС за тот или иной период оказалась равной нулю, это все равно нужно зафиксировать в декларации.
На вебинаре «Как работать с долгами контрагентов: резервы, претензии, взыскание, списание безнадежных долгов» лектор Евгения Филимонова рассказала о том, можно ли списать на расходы как безнадежную задолженность долг предпринимателя, который снялся с учета в ИФНС.
Живую новогоднюю елку Роспотребнадзор рекомендует приобретать не ранее чем за 5-6 дней до праздника. Но купленное дерево еще нужно доставить домой. Госавтоинспекция рассказала, как это правильно сделать.
Годовая отчетность — 2024: все изменения, новые формы и сроки
Инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами
Какое единое пособие получат в 2025 году беременные и семьи с детьми до 17 лет
Освобождение от НДС общепита в 2025 г.
УСН: уменьшение на страховые взносы в 2024 и 2025 гг.
Зарплата за декабрь 2024 г.: сроки, НДФЛ, взносы, отчетность
Ключевая ставка (ставка рефинансирования) в 2024 г.
Оплата отпуска — 2025
Зарплата за декабрь 2024: сроки, НДФЛ, взносы, отчетность
Налоги с 2025 г.: изменения, новые ставки, УСН, НДФЛ, прибыль, имущество
Как отдыхаем в январе 2025 года
Отпуск в январе 2025 года: выгодно ли брать
Производственный календарь на 2025 г. (пятидневка)
Производственный календарь на 2025 г. (шестидневка)
Подкаст: новости за 5 минут
Свежий номер журнала «Главная книга»
Производственный календарь на 2024 год: как работаем и как отдыхаем
Cроки уплаты налогов и взносов в 2024 году
Cроки сдачи отчетности-2024
КБК на 2024 год
Формы отчетности: какие применять по налогам и взносам
Не пропустите!
Осталось 4 часа!
Налог при АУСН за ноябрь 2024 г.
Персонифицированные сведения о физлицах за ноябрь 2024 г.
Уведомление об исчисленных суммах налогов за декабрь 2024 г.
Осталось 4 дня!
НДС 3 платеж за 3 квартал 2024 г.
НДФЛ с выплат работникам, удержанный за период с 1 по 22 декабря 2024 г.
НДФЛ с выплат работникам, удержанный за период с 23 по 31 декабря 2024 г.
Взносы в ИФНС по единому тарифу с выплат работникам за ноябрь 2024 г.
Налог на прибыль (ежемесячные авансы) платеж по 3 сроку за 2024 г.
Уведомление об исчисленных суммах НДФЛ за период с 23 по 31 декабря 2024 г.
Осталось 16 дней!
Взносы в ИФНС в совокупном фиксированном размере «за себя» (ИП) за 2024 г.
Уведомление об уплате авансов по фактически полученной прибыли с 2025 г.
Сетевое издание для бухгалтера «Главная книга онлайн»
© 2012–2024 г. Зарегистрировано
в Роскомнадзоре 07.03.2017 Эл № ФС77-69014.
Ver. 5.0.0. Все права защищены.
Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно
только с письменного разрешения издательства «Главная
книга». Технические вопросы: support@glavkniga.ru