Темы
Задать вопрос
эксперту
Доступ в СПС КонсультантПлюс
1 августа, 2016
Не так давно мы публиковали интервью с О.Г. Лапиной об электронных документах и электронной подписи. Сегодня речь пойдет об отдельных моментах использования электронной подписи.
Ольга Гелиевна, документы, как правило, должны храниться несколько лет. Но, спрашивает наш читатель, останется ли электронный документ действительным после истечения срока действия квалифицированной электронной подписи, которой он заверен? Если документ понадобится, не придется ли заново подписывать его новой, актуальной электронной подписью?
О.Г. Лапина: Такой вопрос я слышу достаточно часто. И вызван он, на мой взгляд, в первую очередь массовым использованием не совсем корректной терминологии. Истекает срок действия не самой квалифицированной электронной подписи (ЭП), а сертификата ключа ее проверки.
Кстати, этот срок законодательством не установлен и на практике обычно составляет от 1 года до 3 лет в зависимости от возможностей технических средств аккредитованных удостоверяющих центров.
Получается, электронный документ, подписанный квалифицированной ЭП, останется действительным и тогда, когда срок действия сертификата ключа проверки ЭП истечет?
О.Г. Лапина: Давайте обратим внимание на условия признания квалифицированной ЭП. То есть на условия, при которых будет считаться, что подписанный такой подписью электронный документ эквивалентен подписанному собственноручно.
Все эти условия самостоятельны и одинаково важны, но в нашем контексте особенно интересно второе из них. Для признания электронной подписи корректной квалифицированный сертификат должен быть действителен на момент подписания электронного документа или на день проверки действительности сертификата. И если налоговая проверка проходит, допустим, через 2 года после подписания документа, сертификат, скорее всего, будет уже недействителен. С этим и связаны опасения автора вопроса.
Чтобы их развеять, нужно внимательно прочитать норму до конца. Тогда мы увидим, что действительность сертификата на момент проверки подписи важна только тогда, когда момент подписания электронного документа не определен. То есть нет достоверной информации о моменте его подписания.
Значит, если в момент подписания документа сертификат проверки ключа ЭП был действительным, можно не волноваться?
О.Г. Лапина: Если документ содержит достоверную информацию о моменте его подписания, проблем быть не должно.
В этом случае будет проверяться действительность сертификата на дату фактического подписания документа.
Например, налоговая инспекция (или любой пользователь электронного документа) в 2016 г. видит, что документ подписан, скажем, 10 января 2014 г. таким-то сертификатом. Тогда инспекция должна проверить действие сертификата на начало 2014 г. Если результат проверки положительный, признать документ недействительным невозможно. И никакого переподписания документа актуальной подписью не потребуется.
А как проверяется действительность сертификата ключа квалифицированной ЭП?
О.Г. Лапина: Квалифицированные сертификаты хранятся в аккредитованных удостоверяющих центрах. Эти центры обеспечивают беспрепятственный доступ к реестру квалифицированных сертификатов, который содержит сведения о сроке их действия.
Если центр прекращает деятельность, реестр квалифицированных сертификатов передается в уполномоченный федеральный орган. То есть государством созданы предпосылки для того, чтобы любое лицо имело возможность проверить действительность квалифицированного сертификата на момент подписания документа.
Кстати, в этом отличие квалифицированных сертификатов ЭП, выданных аккредитованными удостоверяющими центрами, от неквалифицированных, выдаваемых, в частности, неаккредитованными удостоверяющими центрами. Сведения о неквалифицированных сертификатах неаккредитованный удостоверяющий центр при закрытии просто аннулирует. Так что в этих случаях использование неквалифицированной подписи может привести к проблемам, в том числе с подтверждением гражданских отношений даже в течение срока исковой давности.
Причем переподписание документа актуальной подписью никак эти проблемы не решает. Поэтому я поддерживаю организации в их решениях применять квалифицированную ЭП, в первую очередь — при составлении электронных документов с контрагентами.
Как зафиксировать дату подписания электронного документа квалифицированной ЭП, чтобы она считалась достоверной?
О.Г. Лапина: Лучшим решением было бы автоматическое проставление единой метки времени прямо в формируемую квалифицированным ключом электронную подпись. Но это вряд ли будет скоро, поскольку общегосударственной системы единого времени пока нет.
И пока организациям надо самостоятельно позаботиться о способе фиксации информации о времени подписания документа. Причем таким способом, чтобы ее достоверность было бы сложно опровергнуть.
Я знаю, что удостоверяющие центры оказывают подобную услугу. Они ведут собственные ресурсы времени и могут заложить метку времени с таких ресурсов в алгоритм формирования электронной подписи. Возможно, показатели времени разных центров могут немного различаться, даже на несколько секунд... Но вряд ли это может быть принципиально для целей проверки действительности сертификата на момент подписания документа.
А если дата и время просто указаны в самом документе?
О.Г. Лапина: Действительно, есть еще дата и время формирования документа в автоматизированной системе организации. Такие реквизиты заложены и в формате товарной накладной, и в акте о передаче результатов работ (услуг), и в универсальном передаточном документе.
Но, во-первых, это дата генерирования документа в системе, а не дата его подписания. Это следует прямо из названия реквизитов. И введены они в формат документов скорее как средство идентификации покупателем файла информации продавца.
А во-вторых, даже мне, не сильно искушенной в «программистских трюках», понятно, что выставить в создаваемом электронном документе нужную дату и время труда не составляет. Так что у меня есть сомнения в достоверности этих показателей. И они могут быть не только у меня.
Как будут решаться споры — покажет время. Но я бы, проектируя систему электронного документооборота, не стала бы создавать у себя в организации потенциально спорную ситуацию. Ведь риск неблагоприятных исходов споров часто будет означать необходимость пересмотра основ уже созданной системы электронного документооборота. А это очень дорого, и такую роскошь сможет себе позволить далеко не каждая организация.
Вот еще один вопрос об электронной подписи. Надо ли получать новую ЭП, если у организации меняется наименование?
О.Г. Лапина: Для ответа на вопрос принципиально важно, меняет ли смена названия организации полномочия конкретного работника.
В нашей ситуации полномочия работника никак не изменились, изменилось только название самой организации.
О.Г. Лапина: Итак, рассматривается ситуация: работник имел компетенцию подписывать определенные документы, и когда название организации изменилось, это право осталось за ним автоматически. Чаще всего это происходит, когда компетенция работника на подписание документа не основана на доверенности, выданной организацией в период до смены наименования.
Наименование организации как владельца сертификата ключа проверки электронной подписи входит в перечень обязательных атрибутов сертификата. То есть в случае смены наименования организации даже при полном правопреемстве должностных обязанностей работника указанные в сертификате данные о его владельце становятся неактуальными.
Действующее законодательство не содержит напрямую запрета на использование сертификата в этом случае. То есть смена наименования организации не блокирует действие сертификата.
Однако имеющаяся в сертификате устаревшая информация будет каждый раз не совпадать с актуальным наименованием организации, что потребует постоянных дополнительных пояснений и подтверждений, а это неудобно. Взаимодействовать с партнерами будет значительно проще, если сертификат работнику заменить.
Для этого организация должна обратиться в удостоверяющий центр, который выдал ей ранее сертификат проверки ключа электронной подписи, с заявлением о его внеплановой замене в связи с изменением содержащейся в сертификате обязательной информации.
Мне известно, что многие удостоверяющие центры предусматривают в качестве поддержки возможность в течение срока действия сертификата переполучить новый сертификат ключа электронной подписи в такой ситуации бесплатно.
12 июня, 2025
Пакет документов, который нужно дать ребенку в поездку, зависит от того, будет ли путешествие внутри страны или же за границей.249
11 июня, 2025
Как говорится, среда – это маленькая пятница. Правда, в этот раз среда является полноценной пятницей, ведь ею заканчивается нынешняя рабочая неделя. А, как известно, в последний рабочий день каждой недели мы публикуем свод бухгалтерских событий.65
11 июня, 2025
СФР рассказал о заполнении подраздела 1.1 формы ЕФС-1 в ситуации, когда при реорганизации в форме слияния произошло переименование некоторых должностей.117
11 июня, 2025
В графе 10 счета-фактуры необходимо указывать цифровой код страны происхождения товара, если таковой не является России. А где взять информацию для заполнения этой графы, если в таможенной декларации не указана страна происхождения товара?84
11 июня, 2025
Если в организации отключили электричество, то работники не имеют права без разрешения руководства покидать свои рабочие места.97
11 июня, 2025
Бывает, что налоговый агент при невозможности удержания НДФЛ у физлица забывает исчислить этот налог и отразить в 6-НДФЛ суммы налога и дохода. Какое наказание в этом случае грозит налоговому агенту?109
11 июня, 2025
Что такое налоговое дерево связей и как инспекторы следят за НДС-разрывами? Слушайте отрывок из вебинара «Исправить нельзя оставить: 5 кейсов по налоговой отчетности», который провело наше издательство в мае.93
11 июня, 2025
Недавно одно из региональных налоговых управлений опубликовало список распространенных ошибок, допускаемых физлицами при подаче 3-НДФЛ с целью получения вычетов.203
10 июня, 2025
После длинных выходных достаточно трудно включиться в работу, поэтому немудрено забыть о каких-то важных делах. Но с нашими бухгалтерскими напоминаниями вы точно не забудете вовремя перечислить обязательные платежи в бюджет и сдать отчетность.1073
10 июня, 2025
ФНС продлила действие пилотного проекта по организации услуги представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде на своем сайте.576
10 июня, 2025
Законодательством установлена лишь обязанность работодателя индексировать зарплаты работников. А сам порядок индексации устанавливается работодателем самостоятельно в коллективном договоре, соглашении, ЛНА. То есть, в общем-то, работодатель волен устанавливать собственные правила.287
10 июня, 2025
Иногда работодатели устраивают дни донора. То есть работнику не нужно отпрашиваться у руководства, идти в медучреждение – кровь он сдает прямо на работе.155
С 1 января 2025 г. МСП из сферы обрабатывающих производств могут уплачивать взносы с выплат работникам по тарифу 7,6%. Но это возможно, если доля доходов от основного вида деятельности составляет не менее 70% в общем объеме доходов компании или ИП. Со специалистом ФНС Лабутовым Владиславом Валерьевичем мы поговорили о том, какие доходы надо учитывать при расчете этой доли, какую выручку брать — с НДС или без, какие документы ИФНС запросит в рамках камералки РСВ с льготным тарифом.244
10 июня, 2025
В закон о дополнительных мерах государственной поддержки семей, имеющих детей, внесены изменения, которые начали действовать с 07.06.2025.282
Налоговые ловушки безвозмездных сделок
Июнь-2025: что изменилось
Учет ТМЦ в бухгалтерии: проводки и документы
Увольнение внешнего и внутреннего совместителей. Образец приказа
Алименты и НДФЛ
Производительность труда: формула расчёта
Внутреннее совместительство и совмещение: в чем разница
Прием на работу инвалидов
Ключевая ставка (ставка рефинансирования) в 2025 г.
Как отдыхаем в июне 2025 г.
КБК на 2025 год
Свежий номер журнала «Главная книга»
Подкаст: новости за 5 минут
Cроки сдачи отчетности-2025
Cроки уплаты налогов и взносов в 2025 г.
Формы отчетности: какие применять по налогам и взносам
Производственный календарь на 2025 г. (пятидневка)
Производственный календарь на 2025 г. (шестидневка)
Сетевое издание для бухгалтера «Главная книга онлайн»
© 2012–2025 г. Зарегистрировано
в Роскомнадзоре 07.03.2017 Эл № ФС77-69014.
Ver. 5.0.0. Все права защищены.
Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно
только с письменного разрешения издательства «Главная
книга». Технические вопросы: support@glavkniga.ru