Командировка: учитываем расходы | журнал «Главная книга. Конференц-зал» | № 4 от 2014 г. | разработка
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Форум
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Семинар «Подотчетные средства: оформление, учет, налоги», актуально на 12 сентября 2014 г.

Содержание

Командировка: учитываем расходы

Что делать с расходами на поездки руководства в личных целях

Для начала давайте остановимся на целях командировки, а точнее на ее производственной направленности. Поскольку от этого зависит, будут ли расходы по такой поездке признаваться командировочными в налоговом учете.

О каких поездках работников можно говорить, что они не имеют производственной направленности?

В первую очередь это путешествия в личных целях. Распространенный случай — директор организации ездил в город, в котором у него нет никаких контрагентов, и непонятно, что он там делал. Скажем, летал на неделю в Амстердам в то время, когда там проходила выставка тюльпанов.

Любой руководитель обязан действовать в интересах возглавляемого им экономического субъекта. Вся его деятельность должна быть направлена на максимизацию прибыли, если он директор коммерческой организаций, либо на исполнение уставных целей, если он руководитель некоммерческой организации. Об этом говорит закон, и часто это прямо прописывают в трудовом контракте, уставе или должностной инструкции. Следовательно, если директор, пусть даже он является учредителем фирмы, едет в командировку по личной надобности, налицо очевидная экономическая необоснованность расходов. И здесь конфликт может возникнуть и с налоговиками, и с другими собственниками организации, которым вряд ли понравятся денежные траты на вояжи руководства непонятно зачемСтатья 53 ГК РФ
3. Лицо, которое в силу закона или учредительных документов юридического лица выступает от его имени, должно действовать в [его] интересах... добросовестно и разумно. Оно обязано по требованию учредителей (участников) юридического лица... возместить убытки, причиненные им юридическому лицу.
.

Что делать с такими поездками? В Трудовом кодексе есть специальные нормы, посвященные материальной ответственности руководителя за ущерб, который он причинил компании своими действиями и неэффективными решениями. Такой ущерб он должен полностью возместить.

Поэтому первое, что нужно сделать, — это доказать, что такая командировка экономически неоправданна. Это, безусловно, вопрос юридическийСтатья 243 ТК РФ
Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.

Статья 277 ТК РФ
Руководитель организации несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации.
.
А так как я не юрист, на этом моменте останавливаться не буду и сразу буду исходить из того, что факт причинения вреда установлен и доказан. То есть подтверждено, что генеральный директор летал в Амстердам на выставку тюльпанов исключительно в личных целях.

Справка

Потребовать полного возмещения ущерба от руководителя можно независимо от того, есть ли в трудовом контракте с ним условие о полной материальной ответственности. Тогда как на заместителя руководителя, а также на главного бухгалтера материальная ответственность в полном размере возлагается, только если такое условие содержится в их трудовых договорах. В противном случае за причиненный ими ущерб с них можно взыскать сумму лишь в пределах их среднего месячного заработкапп. 9, 10 Постановления Пленума ВС от 16.11.2006 № 52.

Обо всех тонкостях взыскания убытков с руководителя организации, причинившего ей вред своими действиями, можно узнать из статьи «Взыскание убытков с директора-вредителя: ВАС вам в помощь» («Главная книга», 2013, № 18).

Подлежащие возмещению руководителем суммы по командировкам, признанные собственниками организации личными, в расходы не включаются. Причем как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. Если вы уже отнесли эти суммы на расходы, необходимо их восстановить и отразить как задолженность директора. В бухучете это будет проводка дебет 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» – кредит 91 «Прочие доходы и расходы». Ну и дальше либо он эту задолженность погашает в добровольном порядке, либо с него взыскивают ее принудительно.

Если же служебную поездку руководителя переквалифицировали в личную налоговики, то корректировки делаются только в налоговом учете, бухучет трогать не нужно.

Что делать с расходами на поездки без командировочных документов

Другой случай, когда поездка работника не может быть признана командировкой, связан с отсутствием кадровых документов, ее оформляющих, — приказов, служебных заданий, командировочных удостоверений. Иногда клиенты меня спрашивают, что делать, если работник уехал в командировку, а в отдел кадров об этом не сообщил. Приказа о командировке никто на него не готовил, период закрыли, а он потом несет авансовый отчет с документами на проезд и проживание и требует возместить расходы.

По правде говоря, здесь проблема не с работником, а с работодателем. Как так получилось, что человек взял и сам уехал в командировку? Сам себя направил, никого не спрашивая, сам на себя приказ не успел оформить? Он генеральный директор что ли? Если руководство решает, что человек должен ехать в другой город по делам фирмы, оно отвечает и за надлежащее оформление этой поездки. С самого работника взятки гладкиПоложение о служебных командировках
3. Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения...
6. Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.
.

Но выкручиваться-то надо, поездка действительно была служебной. Поэтому, дабы не признавать эту поездку личной, документы по командировке многие делают задним числом. Затем где-нибудь фиксируют, когда бумаги по факту поступили в бухгалтерию, и дальше действуют так же, как обычно с опоздавшими документами.

Как правило, с оформлением задним числом приказа и служебного задания проблем не бывает. Чего не скажешь про командировочное удостоверение. Ведь на нем должны стоять отметки организации, в которой работник побывал. Откуда он возьмет этот документ?

Те, кто часто ездит по делам фирмы или просто знаком с бухгалтерской кухней, еще находясь в месте командировки, приходят в бухгалтерию и просят распечатать им чистый бланк удостоверения. Сразу ставят на нем отметки о прибытии и убытии из этой организации и лишь по приезде к себе на работу вписывают туда остальную недостающую информацию. Однако не все работники такие сообразительные. И без командировочного удостоверения расходы на командировку придется отстаивать в суде — об этом мы уже говорили.

Если же вы в принципе не хотите связываться с оформлением документов задним числом, о признании поездки командировкой забудьте. Даже если руководитель разрешит выплатить работнику по ней какие-то деньги, налоги и взносы с возмещенных сумм придется заплатить по полной.

Что делать с расходами на поездки для участия в развлекательных мероприятиях

К командировкам, не имеющим никакого отношения к производственной деятельности, можно отнести поездки работников с целью участия в развлекательных, спортивных мероприятиях, для получения наград и т. д. И учесть расходы на них в целях налогообложения вам не дадут.

Однако подчеркиваю: траты работника по таким непроизводственным командировкам надо облагать НДФЛ, только когда организация оплачивает его личную поездку. Например, в Амстердам на выставку тюльпанов. Если же работника послали в поездку не по его собственной инициативе, а по требованию работодателя, скажем, сопровождать детей в подведомственный летний лагерь, для участия в спартакиаде холдинга, то НДФЛ с таких командировочных расходов удерживать не нужно. Даже если они не признаются для целей налогообложения прибыли. Потому что никакой экономической выгоды от такой поездки работник не получил, он лишь исполнял поручение работодателя.

Справка

По мнению Минфина, командировочные расходы работников, принимавших участие в развлекательных и спортивных мероприятиях, не учитываются для налога на прибыль и облагаются НДФЛПисьма Минфина от 20.09.2013 № 03-04-06/39113, от 22.11.2010 № 03-04-06/6-272. А ФАС ЗСО считает необоснованным признание в расходах среднего заработка, сохраняемого за работником на время такой поездкиПостановление ФАС ЗСО от 19.11.2013 № А67-7663/2012.

Однако судьи других округов против освобождения командировочных расходов от НДФЛ в такой ситуации ничего не имеютПостановления ФАС МО от 12.03.2012 № А40-35658/10-4-154; ФАС СКО от 08.05.2009 № А63-13178/2008-С4-33.

Размер командировочных расходов: общие правила

Теперь о том, в каком размере учитываются командировочные расходы. Мы уже сказали, что правила оплаты проезда, проживания, нормативы суточных и так далее организация устанавливает сама и утверждает локальным актом. Именно в этих пределах потраченные работником суммы учитываются в налоговых расходах. Точно такой же подход применяется и при начислении на эти суммы страховых взносовПисьмо Минфина от 05.03.2014 № 03-03-10/9545
Порядок и размеры возмещения [командировочных] расходов... определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
...расходы... могут учитываться для целей налогообложения прибыли... при условии, что [они]... документально подтверждены... и экономически обоснованы.

Письмо ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260
4. ...порядок и размеры возмещения [командировочных] расходов... определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, считаем, что... не подлежат обложению страховыми взносами суточные в размере, установленном локальным нормативным актом организации.
.
И Пенсионный фонд, и ФСС это не раз подтверждали. Возьмите, к примеру, Письмо ПФР от 29 сентября 2010 года № 30-21/10260.

Справка

Входной НДС организация может принять к вычету только по командировочным расходам, учтенным при исчислении налога на прибыльп. 7 ст. 171 НК РФ.

Иначе ситуация складывается с НДФЛ. Удивительно, но почему-то на практике многие бухгалтеры этот налог с налогом на прибыль в своем сознании не разделяют. Они считают: раз какая-то сумма включается в налоговые расходы, то автоматически на нее не нужно начислять НДФЛ. Предположим, установлены для вице-президента компании суточные в размере 5 тысяч рублей, эту сумму и в расходах учитывают, и от НДФЛ освобождают. Конечно, это неправильно. Какой лимит суточных вы утвердили локальным актом, для целей начисления на них НДФЛ никакого значения не имеет. Тому, как их облагать, в главе 23 НК посвящена специальная норма. И она освобождает от НДФЛ только 700 рублей суточных в день, если командировка по России, и 2,5 тысячи рублей в день, если это загранкомандировкаСтатья 217 НК РФ
3) При оплате... расходов на командировки [не облагаются]... суточные... но не более 700 рублей за каждый день [командировки]... на территории [РФ]... и не более 2500 рублей за каждый день [загранкомандировки]...
.

Справка

Превышение суточных над установленным гл. 23 НК РФ нормативом надо отразить в справке 2-НДФЛ кодом дохода 4800Письмо Минфина от 06.10.2009 № 03-04-06-01/256. Суточные в сумме, не облагаемой НДФЛ, в справке 2-НДФЛ указывать не надо.

Размер командировочных расходов: по загранкомандировке

Особо хотелось бы остановиться на том, как определять размер расходов по загранкомандировкам, когда аванс работнику выдан в рублях. На сегодняшний день прочно устоялась такая позиция: в налоговом учете валютные траты командированного признаются в расходах по курсу, по которому он поменял в банке полученные рубли на валюту. Естественно, при условии, что к авансовому отчету приложена справка банка, подтверждающая обмен. С этим никто не спорит.

Проблемы начинаются, когда работник не может документально подтвердить обменный курс. К примеру, у него были личные евро, в банк он не пошел и сам себе по курсу ЦБ поменял их на выданные рубли. С этими евро и уехал. Или поменял деньги в банке, но справку потерял. Или еще что-нибудь. По какому курсу в этом случае определять сумму расходов для целей налогообложения?

Некоторые утверждают, что в этом случае для пересчета нужно однозначно ориентироваться на официальный курс валюты, установленный Центробанком на дату утверждения авансового отчетаСтатья 272 НК РФ
7. Датой осуществления... расходов признается...
5) дата утверждения авансового отчета — для расходов:
на командировки.

Письмо Минфина от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193
...расходы [на командировку за границу]... следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам валюты по курсу обмена. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты.

Письмо Минфина от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324
Если работник произвел расходы в иностранной валюте, то их стоимость пересчитывается в рубли по курсу [ЦБ]... на дату утверждения авансового отчета...
.

Известны мне и организации, у которых в положении о командировках было написано, что в таких ситуациях командировочные расходы признаются по официальному курсу на дату выдачи аванса. А были и такие, которые брали курс ЦБ на дату возвращения из командировки или еще какой-то курс.

И что удивительно, налоговые органы ни к одному из этих вариантов претензий не предъявляют. Им ведь что важно? Чтобы налогоплательщик просто следовал какому-то единому правилу: решил пересчитывать валютные траты работника в рубли по курсу на дату его возврата из командировки — значит, по курсу на дату возврата из командировки, решил на дату выдачи аванса — значит, на дату выдачи аванса.

Более того, есть такие организации, которые, дабы избежать разницы между налоговым и бухгалтерским учетом, расходы по загранкомандировке везде отражают в одной и той же сумме. Причем иногда сознательно нарушая нормы ПБУ 3/2006, которые требуют признавать валютные расходы на командировки на дату утверждения авансового отчета. А поскольку искажение, как правило, получается несущественным, то проблем с бухучетом не возникает. Да, напишет аудитор замечание, но не более того. Не такая это разница, чтобы предъявлять существенные претензии.

Пример. Учет расходов на заграничную командировку

/ условие / В.Р. Мезинцев направлен в командировку в Мюнхен с 11 по 15 августа 2014 г. (5 дней). 7 августа 2014 г. организация перечислила ему на карту аванс в размере 80 000 руб. для оплаты командировочных расходов, из которых работник потратил:

— 45 455 руб. — на приобретение авиабилетов (сумма входного НДС в билете не указана);

— 34 545 руб. — на покупку наличных евро, что подтверждается справкой банка на покупку 700 евро по курсу 49,35 руб/евро.

18 августа 2014 г. по итогам командировки В.Р. Мезинцев представил авансовый отчет, отразив в нем следующие расходы:

— 45 455 руб. — на приобретение авиабилетов;

— 440 евро — на проживание в гостинице;

— 100 евро — на пользование услугами транспорта в Мюнхене;

— 200 евро — суточные за 4 дня нахождения за границей;

— 500 руб. — суточные за 1 день нахождения в России (день прилета).

Отчет утвержден в полной сумме 20 августа 2014 г., курс ЦБ на эту дату равен 48,2617 руб/евро. Положением о командировках установлено, что понесенные работником расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли либо по фактическому курсу обмена, либо по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета.

/ решение / Всего за командировку работник израсходовал 45 955 руб.45 455 руб. + 500 руб. = 45 955 руб. и 740 евро440 евро + 100 евро + 200 евро = 740 евро.

Налоговый учет. 700 евро из потраченных работником 740 учитываются в расходах по курсу на дату их покупки в банке, оставшиеся 40 евро740 евро – 700 евро = 40 евро по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета. Итого сумма командировочных расходов работника составит 82 430,47 руб.700 евро х 49,35 руб/евро + 40 евро х 48,2617 руб/евро + 45 955 руб. = 82 430,47 руб.

Бухгалтерский учет. Все 740 евро, потраченных работником, признаются в расходах на дату утверждения авансового отчета. В результате общая сумма расходов по загранкомандировке составит 81 668,66 руб.740 евро х 48,2617 руб/евро + 45 955 руб. = 81 668,66 руб., что на 761,81 руб.82 430,47 руб. – 81 668,66 руб. = 761,81 руб. меньше, чем в налоговом учете. Эта разница отнесена на прочие расходы организации.

Сумма перерасхода по командировке в размере 2430,47 руб.82 430,47 руб. – 80 000 руб. = 2430,47 руб. возвращена работнику.

Поговорим чуть подробнее о командировочных расходах по отдельности. И первые на очереди у нас расходы на проезд.

Читать далее
НЕ ПРОПУСТИТЕ
НУЖНОЕ
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.69%
декабрь 2018 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

18 781

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.75%

История

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

ОПРОС
Организован ли в вашей компании управленческий учет?
Да, мы регулярно готовим для руководства информацию
Не ведем управленческий учет, но задумываемся о нем
Нет
А что это такое?
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГКВесенний конгресс ТАСКОМ