Тренинг «Подотчетные средства: оформление, учет, налоги», актуально на 12 сентября 2014 г.

Командировка: расходы на проезд

Подтверждаем проезд по электронному билету

Общеизвестно: чтобы подтвердить расходы на дорогу, командированный работник должен приложить к авансовому отчету проездные документы, оформленные на БСО. Однако сейчас все больше людей бумажным билетам предпочитают электронные. В этом есть много преимуществ: например, это и удобно, и нет риска, что билет вдруг неожиданно потеряется. Вы просто его заказываете по Интернету, и вам на email приходит электронный проездной документ, содержащий всю необходимую информацию, и в том числе о его стоимости.

Этот документ надо распечатать и приложить к авансовому отчету в качестве документа, подтверждающего расходы на проезд. Если человек путешествовал по железной дороге, то одного билета будет вполне достаточно. Если же он летел самолетом, то дополнительно к контрольному купону еще понадобится посадочный талон. Дополнительных документов об оплате билетов прилагать не надоПисьмо Минфина от 14.01.2014 № 03-03-10/438
...маршрут/квитанция электронного пассажирского билета... (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) и контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) являются документами строгой отчетности...
Поэтому если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы... для целей налогообложения, являются... маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту... или... контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде...
...в случае подтверждения расходов на приобретение железнодорожного и (или) авиабилета вышеуказанными документами для целей налогообложения прибыли организации дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется..

Правила вычета «проездного» НДС

Что касается способа обеспечения работников билетами, то это уже кому как удобнее. Кто-то предпочитает, чтобы работники сами покупали билеты, и выдает аванс на эти цели. Другие приобретают билеты для работников силами организации. И многие бухгалтеры в таких организациях, к сожалению, часто допускают ошибку — сразу же после приобретения билета для работника принимают по нему НДС к вычету. Так в какой же момент организация может уменьшить НДС-базу на сумму входного налога по билетам? Только после того, как человек использует эти билеты и отчитается за командировку. Поскольку только к этому моменту, во-первых, услуга по перевозке будет уже оказана, а во-вторых, у бухгалтерии будут подтверждающие это БСО. Кстати, о документах, на основании которых налог принимается к вычету. По общему правилу одним из обязательных условий вычета является наличие счета-фактуры продавца. Однако для расходов на проезд и проживание в командировке закон сделал исключение. Входной НДС по ним разрешается вычитать на основании являющегося БСО билета, в котором налог выделен отдельной строкойСтатья 171 НК РФ
7. Вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по... расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно...

Статья 172 НК РФ
1. Налоговые вычеты... производятся на основании счетов-фактур... либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных пунктами 3, 6—8 статьи 171 [НК РФ]...

Правила ведения книги покупок, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137
18. При приобретении... услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно... в книге покупок регистрируются... бланки строгой отчетности... с выделенной отдельной строкой суммой НДС.... Что вполне разумно, поскольку вряд ли какая-нибудь авиакомпания или РЖД в силах выписать такое количество счетов-фактур. Да и каждый раз разбираться, покупает человек билет для личных или для служебных поездок, абсолютно нереально.

Для большей ясности давайте процедуру покупки билетов работодателем распишем проводками.

Мы покупаем билеты через агентство. Оно нам выставляет два счета-фактуры — на стоимость всех билетов и на стоимость своих услуг. Как нам здесь принимать НДС к вычету?

Агентство продает вам билеты от имени перевозчика, а значит, счет-фактуру на стоимость билетов выставлять вообще не должно. Это делают только посредники, действующие от своего имени. Принимать НДС к вычету вы должны по каждому билету отдельно в том порядке, который я сейчас описала, — после утверждения авансового отчета, регистрируя в книге покупок сами авиабилетыПисьмо Минфина от 12.10.2010 № 03-07-09/45
На основании п. 1 ст. 169 [НК РФ]... счета-фактуры выставляются продавцами товаров (работ, услуг... включая... агентов, которые осуществляют реализацию...) от своего имени.
Выставление счетов-фактур агентом, оказывающим услуги от имени принципала... не предусмотрено..

А вот НДС с вознаграждения агентству вы ставите к вычету сразу после того, как у вас будет счет-фактура, где эта сумма указана. Услугу агент уже оказал, билеты вам продал. Его вознаграждение — вообще не командировочные расходы. Так что дожидаться окончания командировки, чтобы учесть эту сумму в расходах и НДС по ней принять к вычету, не надо. Все законно, претензий у инспекторов не будетПисьмо УФНС по г. Москве от 01.07.2010 № 16-15/069225@
...комиссионные... сборы, уплачиваемые... посреднику при приобретении билетов и не входящие в тариф на перевозку, не могут быть признаны для целей исчисления налога на прибыль в качестве расходов на командировки.
Вместе с тем [этот]... сбор... можно признать... в качестве прочих расходов... на основании [подп. 3 п. 1 ст. 264 НК РФ]....

Как учесть возврат билета

Нечасто, но случается, что купленный командировочный билет приходится возвращать или менять. Если это сделано с ведома работодателя и по уважительной причине, то связанные с таким возвратом штрафы можно учесть в налоговых расходах. Аналогичным образом решается вопрос с возвратом билетов, купленных по безвозвратным тарифам. Ведь чем, по сути, является безвозвратный тариф? Это тот же штраф за отказ от поездки. Перевозчик берет с вас деньги за то, что он вас перевезет. Если вы отказались от поездки, он у вас удерживает штраф за отказ от исполнения договора. Просто в этом случае штраф равен стоимости тарифа.

Поэтому если такой билет пропал по объективной причине, то его стоимость можно отнести на расходы. Например, вы ограничены по времени, а самолет серьезно опаздывает, но есть места на другом рейсе, который летит прямо сейчас. Или, скажем, вы поехали на 5 дней в командировку и ее по каким-то причинам продлили. А у вас уже был куплен обратный билет по безвозвратному тарифу. Соответственно, вы его теряете и покупаете новый. Стоимость обоих можно включить в расходы: потерянного — как штраф, использованного — как командировочныеСтатья 108 Воздушного кодекса РФ
1. В случае отказа пассажира от воздушной перевозки...
4) если... заключен договор воздушной перевозки [с условием]... о невозврате провозной платы при расторжении договора... провозная плата не возвращается....

Если же билет возвращен или пропал, скажем так, по личной инициативе работника, например, он по собственной вине опоздал на самолет, то подход будет другой. Все штрафы полностью возлагаются на командированного, так как понесены по его вине. И если вдруг эти траты вы ему прощаете, будьте добры, не уменьшайте на них налоговые расходы. И не забудьте включить эти суммы в налогооблагаемые доходы работника. Ведь, отказавшись взыскивать с него ущерб, вы фактически оплатили его личные расходыПисьмо Минфина от 29.11.2011 № 03-03-06/1/786
...расходы в виде штрафа за переоформление и возврат билетов... предусмотренные сторонами за невыполнение условий... договора... уменьшают... базу по налогу на прибыль... при условии их соответствия... ст. 252 НК РФ.

Письмо Минфина от 12.04.2013 № 03-04-06/12341
...отказ... от взыскания с виновного работника причиненного ущерба приводит к возникновению у работника дохода... полученного им в натуральной форме, подлежащего обложению [НДФЛ]....

Командировка на личном автомобиле

Однако не всегда организации приходится тратиться на билеты, некоторые работники предпочитают ездить в служебные поездки на личном автомобиле. Допустим, когда командировка в какую-то интересную местность и добираться туда близко. Работник хочет ее посмотреть, а потому ему удобнее ехать на своей машине. Мало того, можно ведь еще с собой жену взять и детей. В таких случаях расходы на проезд в командировке складываются в основном из сумм, потраченных на бензин. Как их можно учесть?

Во-первых, можно заключить с командированным соглашение об использовании его личного транспорта в служебных целях. В этом документе вы обговариваете, какие расходы ему компенсируются, в каком размере, включает ли сумма компенсации расходы на ГСМ или же они оплачиваются сверх нее и так далее.

Но чем плох это способ? Тем, что в налоговые расходы такая компенсация включается только в пределах установленных правительством норм. А это сущие копейки.

Поэтому мне ближе вариант, когда стоимость израсходованного в поездке бензина просто возмещается работнику на основании авансового отчета. И здесь основная задача состоит в том, чтобы правильно определить величину потраченных за командировку литров ГСМ. Для этого мы должны умножить расстояние, которое автомобиль работника преодолел в этой поездке, на норму расхода топлива для него. Пробег подтвердит путевой лист, который вы оформите командированному. Если вы хотите избежать начисления НДФЛ, сделать это нужно обязательноПисьмо Минфина от 11.06.2014 № 03-04-05/28243
Использование сотрудником организации... автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить.
Такой доход подлежит обложению [НДФЛ]....

А какие нормы можно применять, чтобы избежать проблем с налоговиками? Когда-то чиновники настаивали на том, чтобы организации списывали ГСМ на расходы только по тем нормативам, которые утвердил Минтранс. К счастью, те времена уже в прошлом. В настоящее время Минфин ничего не имеет против того, чтобы нормативы организации устанавливали сами путем контрольных замеров. Поэтому, если у вас уже есть нормы расхода бензина для той модели машины, на которой работник ездил в командировку, итоговое количество потраченных за поездку литров рассчитывайте по этим нормам. Если норм нет, тогда придется либо их определить контрольными замерами, либо, что гораздо проще, применять минтрансовские нормыПисьмо Минфина от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875
...к прочим... относятся расходы на содержание служебного транспорта... При этом [НК]... не предусмотрено [их] нормирование... а так­же не установлены правила определения [их] обоснованности...
...при определении обоснованности... затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе учитывать Методические рекомендации «Нормы расхода топлив... на автомобильном транспорте», введенные [Минтрансом]....

Правильно рассчитать нормативное количество ГСМ для автомобилей поможет статья «“Нормативные” литры» («Главная книга», 2013, № 17).

Зачем заниматься контрольными замерами? Разве нельзя взять нормативы потребления топлива по техдокументации автомобиля?

Полагаю, что можно. Однако не стоит. Особенно для неновых машин. Ведь чем старше машина, тем меньше ее технические характеристики соответствуют заявленным производителем. И топлива она начинает есть больше, чем написано в техдокументации. Значит, и нормативы ваши будут меньше, чем реальный расход ГСМ. То же может случиться и с новыми автомобилями. Ведь часто в документах производители стремятся представить свой продукт в более выгодном свете и занижают реальный расход бензинаПисьмо Минфина от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67
...если Минтрансом... не утверждены нормы расхода топлив для соответствующей... техники, то руководитель организации может ввести в действие своим приказом нормы, разработанные по... заявкам... организациями, осуществляющими разработку таких норм... До принятия приказа [можно]... руководствоваться... технической документацией... предоставляемой изготовителем автомобиля..

Что касается чеков на ГСМ, которые прилагаются к авансовому отчету, то они, по большому счету, для определения объема потраченного топлива и не нужны. Они требуются для подтверждения цены, по которой работник его покупал.

Скажите, если заправка выдала чек на ГСМ, в котором НДС выделен отдельной строкой, можно по нему принять НДС к вычету?

Еще раз подчеркиваю: без счета-фактуры заявить вычеты НДС по расходам на проезд в командировку можно только по проездным билетам, которые являются БСО. Во всех остальных случаях, в том числе когда налог выделен в чеке заправочной станции, принимая НДС к вычету, вы рискуете. Налоговики вычет снимут, и только в суде вы сможете его отстоятьПисьмо Минфина от 09.03.2010 № 03-07-11/51
...особенности вычета сумм [НДС]... в отношении товаров, приобретаемых в организациях розничной торговли, [НК]... не предусмотрены.
...суммы налога по [ГСМ]... и запасным частям, приобретенным в указанных организациях, без... счетов-фактур к вычету не принимаются..

К авансовому отчету по командировке на личной машине также надо приложить копии документов, подтверждающих ее принадлежность работнику. Например, копию ПТС или свидетельства о регистрации транспортного средства. Если же автомобиль оформлен на кого-то другого — жену, друга, соседа, тогда дополнительно хорошо бы запастись доверенностью на распоряжение им. Правда, использование «чужого» автомобиля для организации менее выгодно, поскольку, по мнению Минтруда, в этом случае надо начислять страховые взносыПисьмо Минфина от 11.04.2013 № 03-04-06/11996
2. [В случае использования личного имущества работника в интересах работодателя]... должны иметься документы, подтверждающие [его] принадлежность... налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя [и]... суммы произведенных... расходов.

Письмо Минтруда от 26.02.2014 № 17-3/В-82
...суммы компенсации работнику за использование... транспортного средства на основании доверенности на право управления [им]... облагаются страховыми взносами....

Меня смущает вот что. Если мы соглашение об использовании личного автомобиля с работником не заключали, как мы можем требовать, чтобы он ехал в командировку на нем? На каком основании?

Требовать, конечно, вы не можете. Этот вариант приемлем, только когда на него согласны и работник, и работодатель. Как правило, в таких случаях работник просто пишет заявление с просьбой разрешить ему поездку на личной машине и оплатить затраты на бензин. Если руководитель с этим соглашается, то в приказе на командировку указывается, что работник направляется в служебную поездку на собственном транспорте. Если хотя бы одна из сторон против такого способа путешествия, командированному приобретается проездной билетПисьмо Минфина от 15.08.2013 № 03-04-06/33238
1. ...расходы организации по оплате услуг бизнес-зала в аэропорту... не подлежат обложению [НДФЛ]...
2 ...расходы по оплате услуг зала повышенной комфортности... могут учитываться для целей налогообложения прибыли... при условии, что [они]... документально подтверждены... и экономически обоснованны..

Расходы на VIP-залы

Далее. Некоторые связанные с проездом расходы для целей налогообложения Минфин требует дополнительно обосновать. Возьмем, к примеру, оплату услуг VIP-зала. Она учитывается в расходах на командировки лишь при условии, что в этом была производственная необходимость. Обосновать ее в общем-то несложно. Как правило, ссылаются на потребность в Интернете — отправить или получить корреспонденцию, посмотреть котировки и тому подобное. Другая часто встречающаяся причина: летящие вместе представители разных организаций захотели обсудить какие-то бизнес-вопросы — зашли в VIP-зал и там спокойно обо всем переговорили. Правда, НДФЛ с оплаты таких услуг не удерживается.

Зато относительно страховых взносов мнение чиновников категорично — облагать! Объясняют они это так: услуги VIP-зала не относятся к числу обязательных платежей, взимаемых аэропортом. А потому нет и оснований их льготироватьПисьмо Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19
2. ...компенсация расходов работника по оплате услуг за пользование им VIP-залом аэропорта не относится к... командировочным расходам, не подлежащим обложению страховыми взносами...

Письмо ПФР № НП-30-26/9660, ФСС № 17-03-10/08-2786П от 29.07.2014
...компенсация расходов по оплате услуг залов официальных делегаций на железнодорожных и автомобильных вокзалах... аэропортах... не относится к обязательным командировочным расходам, поименованным в [ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ]... не подлежащим обложению страховыми взносами..

Расходы на такси

Еще один вид проездных расходов, которые придется обосновывать, — это траты на такси. Чиновники уверены: в общем случае работники вполне могут передвигаться в аэропорты, на вокзалы и по местности, куда они направлены, транспортом общего пользования — автобусом, аэроэкспрессом и так далее. Для оправдания поездок на такси придется искать причины. К примеру, отправление или прибытие самолета, поезда приходится на время, когда общественный транспорт не работает. Другой обоснованный повод для пользования услугами такси — значительный объем багажа, например в случае, когда работник командируется на выставку и везет с собой образцы, буклеты или еще что-то. Еще один предлог — перевозка важных документов, которые опасаются перевозить в общественном транспорте. Лично мне он кажется смешным, но тем не менее Минфин с ним соглашаетсяПисьмо Минфина от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223
...уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму расходов на проезд командированного работника на такси возможно только при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности.

Письмо Минфина от 27.11.2013 № 03-04-05/51373
...суммы оплаты организацией проезда работника на такси... по пути следования в служебную командировку, являясь возмещением командировочных расходов работника, не подлежат обложению [НДФЛ]...

Письмо Минздравсоцразвития от 05.08.2010 № 2519-19
7. Расходы работника в командировке... на такси от аэропорта до гостиницы страховыми взносами не облагаются только в случае их экономического обоснования и документального подтверждения..

Но чтобы без опаски признать расходы работника на такси в качестве командировочных, мало доказать потребность в них. Потраченные на эти цели суммы должны подтверждаться не абы чем, а только БСО или чеком ККТ. На этом настаивают налоговики. Если расходы на такси будет подтверждать какой-либо иной документ, обойтись без претензий проверяющих вряд ли получитсяПисьмо Минфина от 11.07.2012 № 03-03-07/33
...расходы на проезд работника на такси до вокзала (аэропорта) и от вокзала (аэропорта) учитываются при формировании... базы по налогу на прибыль... при условии их... оформления документами, соответствующими требованиям [законодательства]...

Письмо УФНС по г. Москве от 14.02.2012 № 17-26/012420
...водитель легкового автотранспортного средства при наличных денежных расчетах за оказываемую услугу обязан в общеустановленном порядке выдавать пассажиру по окончании поездки либо кассовый чек, отпечатанный контрольно-кассовым аппаратом, либо квитанцию в форме бланка строгой отчетности, которая должна содержать определенные реквизиты..

С расходами на проезд мы закончили, переходим к другим командировочным тратам — на оплату жилья, суточных, питания, виз и так далее.