Обновление: 10 февраля 2017 г.

Инвентаризация имущества организации

Обязательная инвентаризация имущества организации должна проводиться минимум раз в год. Это требование следует из нормативных актов по инвентаризации, которыми установлены случаи, когда инвентаризация проводится в обязательном порядке (перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при хищениях, пожаре и т.д.). Кроме обязательных, могут проводиться и инвентаризации по инициативе самой компании.

Правила проведения инвентаризации имущества

Для того, чтобы инвентаризация прошла успешно, а ее результаты были признаны, нужно соблюсти порядок проведения инвентаризации имущества, о котором мы сейчас расскажем.

Приказ об инвентаризации

Инвентаризация проводится на основании поручения руководителя, которое может быть издано в форме приказа, распоряжения, постановления или иного распорядительного акта. В этом поручении указываются сроки и причины инвентаризации, состав комиссии по инвентаризации, имущество, которое подлежит проверке. Такое поручение можно издать по унифицированной форме, утвержденной Госкомстатом (ИНВ-22).

Комиссия по инвентаризации

Инвентаризационная комиссия утверждается руководителем компании до начала проведения инвентаризации. Есть специальные требования к ее составу, которые необходимо учитывать. В такие комиссии включают работников администрации, бухгалтерии и иных структурных подразделений (юристов, экономистов, технологов и т.д.). Нельзя включать в состав комиссии работников компании, несущих материальную ответственность за сохранность проверяемых ценностей.

Подготовка к инвентаризации

До того, как инвентаризация имущества начнется, в комиссию должны быть представлены все приходные, расходные документы, отчеты о движении ТМЦ и денежных средств. С лиц, материально ответственных за сохранность проверяемого имущества, берутся расписки о том, что все расходные, приходные документы представлены комиссии или в бухгалтерию; а имущество, за которое они отвечают, оприходовано или списано в расход. Эти действия позволяют установить фактическое состояние имущества для сверки с данными учета.

Проведение инвентаризации имущества

Проверка должна проводиться в присутствии всех членов комиссии и обязательно материально ответственного лица (лиц). Нарушение этого правила приведет к недостоверности результатов инвентаризации. Если проверить нужно большое количество имущества и за один день это сделать невозможно, то помещения, в которых проводится проверка, при уходе комиссии должны опечатываться. Для фиксации промежуточных результатов проверки используются инвентаризационные ярлыки (ИНВ-2).

Оформление результатов инвентаризации

Для фиксации итогов проверки предусмотрены различные формы описей и актов инвентаризации. При этом установлены требования к их содержанию, порядку оформления, количеству экземпляров, внесению исправлений и т.д. Как правило, организации используют унифицированные формы описей и актов, утвержденные Госкомстатом. Например:

• ИНВ-1 (опись ОС);
• ИНВ-3 (опись ТМЦ);
• ИНВ-5 (опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение);
• ИНВ-6 (акт для расчетов за ТМЦ, находящиеся в пути);
• ИНВ-11 (акт для расходов будущих периодов);
• ИНВ-15 (акт для наличных денежных средств).

Их использование не является обязательным, и компания может разработать свои формы. Однако на практике их часто применяют, так как они содержат все нужные реквизиты и сведения.

Скачать образец заполнения формы акта инвентаризации имущества для ТМЦ отгруженных (ИНВ-4)

Сличительные и итоговые ведомости

Сличительные ведомости составляются при выявлении расхождений (излишки, недостача, порча имущества) с данными учета. Здесь также могут использоваться формы Госкомстата (ИНВ-18 и ИНВ-19). В конце результаты всех инвентаризаций, проведенных в отчетном периоде, попадают в итоговую ведомость (форма ИНВ-26).

Если проведенные инвентаризации показывают какие-то расхождения между фактическим состоянием имущества и обязательств компании с данными учета в бухгалтерии, то делают проводки, направленные на приведение их в соответствие. Также принимаются решения в отношении ответственных лиц при установлении их вины в утрате или порче имущества сверх нормы.