Вся правда о премиях: важная информация и для работников, и для работодателей 12925

В Трудовом кодексе сказано, что работодатель поощряет работников, добросовестно выполняющих трудовые обязанности, следующим образом: объявляет им благодарность, выплачивает премию, награждает ценными подарками, почетными грамотами и т.д. (ст. 191 ТК РФ).

Изучим такой вид поощрения как премия. Когда работодатель может ее выплатить, а когда обязан? Можно ли поменять условия трудового договора о выплате премии? Какими налогами и взносами облагается премия? Как оформляется выплата премии?

Премия – это ...

Премия – это часть заработной платы работника, носящая стимулирующий характер (ст. 129 ТК РФ).

Как устанавливается премия работникам

Согласно ТК системы доплат и надбавок стимулирующего характера, а также системы премирования устанавливаются (ст. 135 ТК РФ):

• коллективными договорами;
• соглашениями;
• локальными нормативными актами (ЛНА).

При этом установленная система премирования не может противоречить трудовому законодательству. Вместе с тем, ТК никак не регулирует порядок премирования. То есть он полностью отдан на откуп работодателям.

Самый простой вариант – это прописать в локальном нормативном акте, например в Положении о премировании или в Положении об оплате труда:

• виды выплачиваемых премий;
• категории работников, которым начисляются премии;
• размер премий;
• показатели премирования;
• сроки выплаты премий.

При этом никаких жестких условий в отношении перечисленных критериев ТК не устанавливает.

Утвердить такое Положение должен руководитель своим приказом.

Скачать образец Положения об оплате труда можно в разделе «Формы».

Дополнительно вы можете посмотреть образец Положения о премировании работников.

Далее нужно сделать отсылку на этот ЛНА из трудового договора с работником. И ознакомить работников с ЛНА под роспись.

Неудобный вариант – это установить условия и порядок премирования непосредственно в трудовых договорах с работниками. Ведь если работодатель решит изменить условия премирования, то ему придется согласовывать их с работниками (получать их согласие) или вводить изменения с предупреждением за 2 месяца как изменение организационных или технологических условий труда (ст. 72, 74 ТК РФ).

Какие бывают премии

В зависимости от показателей премирования бывают:

• премия за производственные показатели, то есть за добросовестное выполнение конкретных трудовых обязанностей. Например, в качестве таковых могут выступать достижение определенных показателей работы по итогам их оценки, своевременное выполнение особо важных проектов, перевыполнение плана работы, наличие благодарностей от клиентов фирмы;
• непроизводственные премии, например, всем работникам или выборочно к определённым праздникам.

Порядок учета и налогообложения таких премий будет различаться.

В зависимости от источника выплаты можно выделить премии:

• за счет чистой прибыли;
• за счет текущих расходов.

Месячная премия, квартальная премия и т.д.

В зависимости от периодичности выплаты премии могут быть:

• разовые;
• ежемесячные;
• ежеквартальные;
• по итогам года.

Работодатели самостоятельно определяют периодичность выплаты премий и фиксируют свое решение в ЛНА.

Как рассчитывается квартальная премия

Как мы уже сказали выше, механизм начисления премий отдан на откуп работодателям. Так, работодатели могут рассчитывать квартальные премии:

• как определенный процент от оклада, например от 10 до 60% от оклада работника;
• как некую фиксированную сумму, например 20 000 руб.;
• как сумму, зависящую от определенного показателя, например 500 руб. за каждого нового клиента, с которым менеджер заключил договор в течение прошедшего квартала.

Когда выплата премии – право, а когда обязанность работодателя

Это работодатель устанавливает самостоятельно и фиксирует свое решение в ЛНА.

Если в ЛНА написано, что премия – негарантированная выплата, зависящая от оценки результатов труда работника, от финансово-хозяйственных результатов деятельности организации и от каких-то других факторов, а также зафиксировано, что премия выплачивается по решению руководителя, то выплата премии – право работодателя.

А вот если в ЛНА зафиксировано, что премия – часть заработной платы, премия ежемесячно (или ежеквартально) начисляется работнику в определённом размере, значит, выплата такой премии – обязанность работодателя (ст. 22, 129, 191 ТК РФ).

Поэтому работодателям следует быть внимательнее при формулировании условий о премиях в ЛНА и трудовых договорах с работниками. Нужно четко фиксировать, всем ли работникам выплачивается премия или лишь части, предусмотреть конкретные показатели, при достижении которых положена выплата премии.

Если премия вводится как разовое поощрение работника, то именно так и надо прописать в ЛНА, чтобы такая премия не стала систематической выплатой.

Вместе с тем, даже если выплата разовых премий не будет предусмотрена ЛНА, работодатель все равно может их выплачивать на основании приказов руководителей. Это право работодателя. Но есть риски, что такую премию не получится учесть для целей налогообложения (см. ниже).

Скачать образец приказа о выплате премии к празднику вы можете здесь.

Месячная, квартальная, годовая премия: когда выплачивается

Как правило, премии начисляются за результаты труда, достижение определенных показателей. То есть необходима оценка этих показателей и время на такую оценку.

С учетом этого работодатель сам устанавливает в ЛНА сроки выплаты премий, начисляемых за месяц, квартал, год или иной период. Например, можно установить, что премия по итогам месяца выплачивается в следующем месяце на конкретную дату или в определенный промежуток времени (с 15-го по 25-е число следующего месяца).

А годовая премия выплачивается по итогам года, например в феврале или 25-го марта следующего года.

Любой такой порядок допустим, это не будет являться нарушением ТК (Письмо Минтруда от 14.02.2017 № 14-1/ООГ-1293).

О сроках выплаты премий по итогам периода рассказывает главный редактор журнала "Главная книга" Евгения Филимонова.

Посмотреть весь вебинар "Зарплатные вопросы: закрываем 2023 год и готовимся к 2024"

Документальное оформление премий

Для начисления премии достаточно издать приказ:

• или по форме Т-11, если премируется один работник;
• или по форме Т-11а, если премируются несколько сотрудников;
• или в произвольной форме с соблюдением всех требований к первичному документу (в частности – наличие необходимых обязательных реквизитов первичного документа).

Можно ознакомить работников с этим приказом, хотя это и необязательно.

Скачать образец приказа о премировании работников можно в разделе «Формы».

О том, как составить служебную записку о премировании работников, вы можете прочитать здесь.

Облагается ли премия налогом

Любые производственные премии можно учесть в расходах для налога на прибыль или налога при УСН, если такие премии предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (п. 2 ст. 255 НК РФ). Иными словами, если выплата премии предусмотрена только приказом руководителя, то могут проблемы с ее признанием в расходах для целей налогообложения.

Производственная премия облагается страховыми взносами и НДФЛ в общем порядке.

Премии, выплачиваемые не за трудовые заслуги (например, к праздникам), а также премии, выплачиваемые за счет чистой прибыли, в расходы для налогов не включаются (ст. 270 НК РФ).

А вот страховые взносы и НДФЛ с таких премий надо начислить, поскольку это выплаты в рамках трудовых отношений, и они не поименованы в перечне освобождаемых сумм (Письмо Минфина России от 15.02.2021 № 03-15-06/10032).

Подробнее об учете премий, выплаченных к Новому году, вы можете прочитать в нашей статье.

Бухгалтерский учет премий

Производственные премии начисляются в бухучете на дату приказа о выплате премии на тех же счетах, что и зарплата (например, дебет счетов 20, 44, 25, 26 и т.д. – кредит счета 70).

А вот непроизводственные премии можно начислять с использованием дебета счета 91, субсчет 2 «Прочие расходы», чтобы не искажать сведения о себестоимости.

Если же премия выплачивается по решению собственников за счет чистой прибыли, то используется счет 99.

Если премия выплачена уже после увольнения работника

Случается, что работник уже уволился, но по условиям ЛНА или трудового договора ему положена премия по итогам очередного учетного периода (например, годовая премия за неполностью отработанный год). Тогда такую премию можно включить в расходы для налога на прибыль или при УСН, с нее надо исчислить и удержать НДФЛ, а также заплатить страховые взносы (Письмо Минфина от 08.05.2020 № 03-03-06/1/37404).

Имейте в виду, если обязанность выплатить премию после увольнения предусмотрена ЛНА работодателя, то невыплата премии грозит административным штрафом по ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ, а также выплатой компенсации за задержку выплаты зарплаты по ст. 236 ТК РФ.

Премия к отпуску

Некоторые работодатели выплачивают работникам премии к отпуску (в качестве материальной помощи). Для того, чтобы такую премию можно было учесть в расходах для налогообложения, следует прописать в ЛНА условия ее выплаты, в частности соблюдение трудовой дисциплины, достижение определенных показателей работы, размер премии, срок ее выплаты. Это покажет, что премия зависит от производственных показателей работы сотрудника и позволит включить ее в расходы.

Как отражать премии в расчете 6-НДФЛ

С 2023 г. премии отражаются в расчете 6-НДФЛ следующим образом. Вне зависимости от того, за какой период выплачена премия (месяц, квартал, год), она попадет в раздел 2 расчета 6-НДФЛ после фактической выплаты. Ведь теперь любой доход считается полученным работником после выплаты денег. То есть если премия за 2023 г. начислена в декабре, а выплачена в январе 2024 г., то она попадет в 6-НДФЛ за 1 квартал 2024 г.

Учет премий при расчете среднего заработка

Средний заработок для целей расчета отпускных, компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, командировок и иных случаев сохранения среднего заработка рассчитывается исходя из выплат работнику за последние 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого сохраняется средний заработок (это так называемый расчетный период) (ст. 139 ТК РФ).

При этом в указанных выплатах премии учитываются в особом порядке (п. 15 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922):

• премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, – фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительности расчетного периода, и в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода, если продолжительность периода, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода. Иными словами, квартальную, ежемесячную и полугодовую премии, начисленные в расчетном периоде, включайте в расчет только по одной за каждый показатель премирования;
• вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, – независимо от времени начисления вознаграждения.

Поясним порядок учета годовых премий на примере. Работнику 15 января выплачивается премия за прошедший год. Тогда, если работник идет в отпуск с 20 января 2024 г., то при расчете среднего заработка нужно учесть годовую премию за 2023 г. (хотя дата ее выплаты и не входит в расчетный период) и не нужно учитывать годовую премию за 2022 г. (хотя она и выплачена в расчётном периоде).

Разовые премии, начисленные в расчетном периоде, нужно учитывать, только если они предусмотрены локальным нормативным актом организации. А вот премии к праздникам в расчет среднего заработка включать не нужно (п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или в расчетном периоде были исключаемые дни, то премии учитываются пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде. Исключение – это премии, которые начислены уже с учетом фактически отработанного времени в расчетном периоде.

Есть еще одно правило. Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии, и они были начислены пропорционально отработанному времени, то они учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм.

Об учете премий при определении среднего заработка для целей расчета отпускных рассказывает главный редактор журнала "Главная книга" Евгения Филимонова.

Посмотреть полную версию вебинара: "Топ-10 вопросов по отпускам и отпускным"

Лишение премии: когда возможно

В ТК вы не найдете оснований для лишения работника премии. Но работодатель может установить их самостоятельно в ЛНА. Например, можно прописать, что премия не выплачивается:

• при невыполнении плана работы в периоде;
• при наличии письменных жалоб от клиентов на работу сотрудника;
• при наличии у работника дисциплинарных взысканий за нарушение трудовой дисциплины.

А вот лишить работника премии в качестве дисциплинарного взыскания нельзя (ст. 192 ТК РФ). Например, работник опоздал на работу. Работодатель может сделать ему письменное замечание или вынести письменный выговор в качестве дисциплинарного взыскания. Но не может оштрафовать его за опоздание путем лишения премии. Но если в ЛНА прописано, что премия не выплачивается при наличии у работника в рабочем периоде замечания или выговора, то невыплата премии за опоздание будет законной, если перед этим были объявлены замечание или выговор (Письмо Минтруда от 14.03.2018 N 14-1/ООГ-1874).

Перед тем как снижать премию или лишать работника премии, нужно проверить условия трудового договора с ним. Как мы сказали выше, если в трудовом договоре написано, что премия – гарантированная часть зарплаты работника, то лишать премии нельзя.

Безопаснее зафиксировать порядок лишения работника премии в ЛНА. Скажем, прописать, что издаётся приказ о лишении премии, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись.

О том, как работодателю уменьшить премии работников в одностороннем порядке, читайте статью на нашем сайте.

Особенности премирования руководителя организации

Как правило, решение о выплате премии руководителю организации принимается общим собранием участников ООО или советом директоров, то есть соответствующим органом управления организации. Порядок принятия такого решения лучше всего прописать в Уставе ООО (подп. 3 п. 2.1 ст. 32 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ).

Если руководитель примет решение о выплате премии самому себе без согласования с участниками общества, то участники ООО впоследствии могут взыскать с него выплаченные суммы в качестве убытков, причиненных организации (ст. 277 ТК РФ).