О покупке

Покупку автомобиля  учитывайте как приобретение ОС. Госпошлину, уплаченную до ввода автомобиля в эксплуатацию, включите в первоначальную стоимость.
Приобретение автомобиля у физлица оформите актом приема-передачи, НДФЛ с оплаты не удерживайте. Учтите, что налоговый СПИ такой машины нельзя уменьшить на срок эксплуатации предыдущим собственником.

Об амортизации

Амортизационная группа легкового автомобиля с объемом двигателя до 3500 куб. см включительно – третья, СПИ – 37-60 месяцев; у машины с объемом двигателя более 3500 куб. см – пятая группа, СПИ – 85-120 месяцев.
Амортизационная группа грузовика с разрешенной максимальной массой до 3,5 т включительно – третья, а с разрешенной максимальной массой свыше 3,5 т – пятая. Самосвалы, автобензовозы, автолесовозы и другие специальные грузовики относятся к четвертой группе, СПИ – 61-84 месяца.

О нормах ГСМ

Нормы расхода ГСМ для легковушек и грузовиков можно установить приказом директора для контроля сохранности и выявления перерасхода у водителей. Базовую норму на 100 км пробега возьмите из Рекомендаций Минтранса или документов завода-изготовителя и скорректируйте на коэффициенты, учитывающие условия эксплуатации.
Для налога на прибыль расходы на ГСМ не нормируют и учитывают полностью.
Пример расчета норм и образец приказа об их утверждении – в Типовой ситуации.

О расходах на ГСМ

Для учета затрат на ГСМ нужны документы, подтверждающие их приобретение и расход, а также служебный характер поездок.
Приобретение ГСМ по топливным картам подтверждает накладная поставщика, покупку за наличные – чек АЗС и авансовый отчет водителя. Расход топлива и служебный характер поездок автомобиля, подключенного к электронной системе контроля, подтверждают отчеты системы.
Путевые листы для списания ГСМ нужны, если электронной системы нет или она не предоставляет все нужные данные. Например, контролирует расход ГСМ, но не отслеживает маршрут автомобиля.

О путевых листах

Форму путевого листа можете разработать сами или использовать унифицированную. Главное, чтобы в ней были все необходимые реквизиты, утвержденные Минтрансом.
Путевой лист можно выписать на день, месяц или несколько дней. В путевом листе сроком больше чем на день проставляйте по каждой поездке ее дату и время, показания одометра, отметки о медосмотре водителя и техническом состоянии автомобиля.
Выдачу путевых листов водителям и их возврат в бухгалтерию фиксируйте в журнале учета движения путевых листов.
Примеры путевых листов и журнала – в Типовой ситуации.

О материальной ответственности водителя

Договор о материальной ответственности с водителем заключают, если он перевозит грузы или деньги и это зафиксировано в трудовом договоре либо должностной инструкции.
По договору водитель несет материальную ответственность за груз или деньги, но не за автомобиль. Однако, если его признают виновным в ДТП, он обязан полностью возместить ущерб даже без договора.

О ремонте и ТО

Затраты на техническое обслуживание учитывайте в расходах по актам подрядчиков, в бухучете относите на те же счета, что и амортизацию.
Ремонт автомобиля отражайте так же, как ремонт других ОС. Необходимость ремонта подтвердит дефектная ведомость, её образец – в Типовой ситуации.

О шинах

Шины, купленные вместо изношенных или для сезонной замены, – это материалы. Списывайте их в расходы датой установки на автомобиль.
Списанные в расходы шины, их сезонную замену и выбытие отражайте за балансом, аналогично операциям с малоценными ОС. Затраты на шиномонтаж включайте в расходы.
Для налогового и бухгалтерского учета норм пробега и списания шин нет. Но для контроля вы можете применять нормы Минтранса.

Об ОСАГО

В налоговом и бухгалтерском учете страховую премию по ОСАГО учитывайте пропорционально числу дней действия договора в отчетном периоде. Бухгалтерские программы рассчитывают месячную часть расходов автоматически.
Возвращенную при досрочном расторжении договора часть страховой премии в доходы не включайте. Сумму, не подлежащую возврату, спишите в расходы на дату расторжения договора ОСАГО.
Возмещение по ОСАГО, полученное от страховой компании, включите в доходы.