Долг подотчетника тоже можно списать в расходы

Например, после истечения срока исковой давности, который в общем случае составляет 3 года. Такие долги так же могут признаваться безнадежными и учитываться во внереализационнных расходах Письмо Минфина России от 08.08.2012 N 03-03-07/37.

Добавим, что создавать «сомнительный» резерв по таким долгам нельзя, так как речь не идет о реализации товаров, выполнении работ или оказании услуг – долг возник в рамках трудовых отношений.
Кроме того, помним, что в такой ситуации после истечения срока давности нужно будет начислить на эти суммы НДФЛ и подать на работника сведения о невозможности его удержания.