Выдаем деньги под отчет | журнал «Главная книга. Конференц-зал» | № 4 от 2014 г. | разработка
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Семинар «Подотчетные средства: оформление, учет, налоги», актуально на 12 сентября 2014 г.

Содержание

Выдаем деньги под отчет

Можно ли перечислять подотчетные деньги на карту работника

С чего начинаются расчеты с подотчетным лицом? Конечно, с выдачи ему денежных средств. И первый вопрос — как это делать: выдавать только наличными или же можно переводить их работнику на банковскую карту?

В законе нет запрета перечислять подотчетные средства на карту работника. Если вам так удобнее, можете использовать этот способ. Можно даже закрепить это в локальных нормативных актах.

Более того, такой вариант Минфин даже приветствует. По крайней мере, именно безналичный способ расчетов с подотчетниками ведомство рекомендует организациям государственного сектораПисьмо Минфина от 05.10.2012 № 14-03-03/728
В целях обеспечения безопасности операций с денежными средствами, предусмотренными на финансовое обеспечение организаций сектора государственного управления, создания условий для повышения эффективности управления такими денежными средствами, Минфин... рекомендует минимизировать наличное денежное обращение путем введения механизмов безналичных расчетов с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт работников.

Письмо Минфина № 02-03-10/37209, Казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013
...в целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт... каждому сотруднику, направляемому в командировку... [Минфин]... и Федеральное казначейство считают возможным перечисление средств на банковские счета... сотрудников ...в целях [оплаты]... ими с использованием карт... выданных в рамках «зарплатных» проектов... командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов.
.
Что вполне понятно — над коммерческими предприятиями у Минфина власти нет, они ему не подчиняются. А госпредприятия — люди государевы.

Причина этих предпочтений вполне очевидна. С точки зрения контроля безналичные расчеты гораздо проще, понятнее и прозрачнее. Банки ведь законопослушные. Иначе чуть что — у них проблемы с лицензиями начинаются. Поэтому они бережно хранят всю информацию, обо всем сообщают контролирующим органам.

Собственно, из-за того что расчеты наличными деньгами тяжелее контролировать, государство вообще стремится их минимизировать. «Чемоданы» денег все дальше уходят в прошлое. Возьмите хотя бы последнее решение об организации в России национальной платежной системы. Уверяю вас, в ее рамках безналичный оборот будет очень одобряться. Тому даже есть подтверждение: для торговых точек, у которых не будет доступа к национальной платежной системе, а следовательно, у их покупателей не будет возможности рассчитаться с продавцом безналом, законом уже предусмотрены штрафы.

Справка

C 5 мая 2014 г. все организации и предприниматели (кроме тех, чья выручка без НДС не превысила за 2013 г. 60 млн руб.), реализующие товары, работы, услуги гражданам, обязаны обеспечить возможность расплачиваться банковскими картами в рамках национальной платежной системып. 1 ст. 16.1 Закона РФ «О защите прав потребителей».

За неисполнение этой обязанности с 01.01.2015 могут оштрафоватьч. 4 ст. 14.8 КоАП РФ; п. 3 ст. 5, п. 3 ст. 8 Закона от 05.05.2014 № 112-ФЗ:

— организацию — на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб.;

— ее должностных лиц — от 15 тыс. до 30 тыс. руб.

Да и сами организации все чаще и чаще останавливают свой выбор на безналичных расчетах с работниками.

Кому-то для этого удобнее оформить своим работникам так называемые зарплатные банковские карты. Почему так называемые? Потому что в банковском законодательстве понятия зарплатной карты нет. Так карту именуют потому, что выпустивший ее банк-эмитент и работодатель заключили между собой соглашение о зачислении на нее зарплаты работника.

Другие фирмы, наоборот, предпочитают перечислять заработок на счета, которые уже есть у работника. А так как он может их иметь неограниченное количество и в различных банках, деньги отправляют туда, куда человек укажет. В этом случае он просто пишет заявление с просьбой платить ему зарплату на такую-то банковскую карту и, соответственно, приводит ее реквизитыСтатья 136 ТК РФ
Заработная плата... перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором.
.

Если ваша компания предпочитает перечислять деньги таким способом, аналогичное заявление следует взять с работника и для перечисления ему подотчетных денег.

Пример. Образец заявления о перечислении зарплаты на банковскую карту

Генеральному директору
ООО «Колосок»
(наименование организации)
Т.С. Звягинцеву
(ф. и. о. руководителя)
отофис-менеджера М.Н. Красавиной
(должность и ф. и. о. работника)

Заявление

Прошу причитающуюся мне заработную плату перечислять на банковскую карту 4276 3800 1587 4547(номер карты) по следующим реквизитам:

Номер счета: 40817810238181303861
Наименование банка: ОАО «Сбербанк России» г. Москва
БИК: 044525225
ИНН: 7707083893
Корреспондентский счет: 30101810400000000225

23 апреля 2013 г.
(дата написания заявления)
(подпись работника)
М.Н. Красавина
(расшифровка подписи)

Как обособить подотчетные деньги от зарплаты работника

Как правило, ни бухгалтерия, ни работник велосипед не изобретают и подотчетные деньги шлют на ту же карту, на которую идет зарплата. Тогда подотчетные средства важно как-то от нее обособить. Иначе есть риск, что при проверке их переквалифицируют в доход работника и доначислят на них НДФЛ и страховые взносы. Поэтому лучше всего перечислить деньги на карту работника отдельным поручением с соответствующим назначением платежа. Скажем, «Аванс на оплату командировочных расходов» или «Аванс на хозяйственные нужды».

Если же просто включить эти деньги в реестр, прилагаемый к платежке с назначением платежа «Перечисление зарплаты», работник, естественно, поймет, что к оплате труда деньги не имеют никакого отношения. Во-первых, каждый из нас знает, какая зарплата ему причитается. Именно для этого Трудовой кодекс обязывает работодателя выдавать расчетный листок, в котором написано, какие суммы работнику начислены и какие суммы с него удержаныСтатья 136 ТК РФ
...работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:
1) о составных частях заработной платы...
2) о размерах иных сумм, начисленных работнику...
3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Форма расчетного листка утверждается работодателем...
.
Поэтому если в листке указана к выдаче одна сумма, а на счет упало больше, то ясно, что остальные деньги получены по другому основанию.

Заявление на получение подотчетных сумм

А во-вторых, чтобы получить деньги под отчет, человек пишет соответствующее заявление с указанием требуемой суммы. Вообще наличие такого заявления — это требование законодательства. На это я обращаю ваше особое внимание. Впервые это требование появилось еще в Положении о порядке ведения кассовых операций № 373-П, и в новом Указании № 3210-У Банк России его продублировалУказание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У
6.3. Для выдачи наличных денег... под отчет... расходный кассовый ордер... оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
.

Да, этот документ регулирует только работу с наличными деньгами. А потому, строго говоря, его требования на случаи перечисления подотчетных средств на банковскую карту не распространяются. И тем не менее я настоятельно советую оформлять заявления, даже если подотчетник получает деньги безналом. С одной стороны, это в интересах работника — написав заявление, он точно знает, что получит именно подотчетные средства. А с другой — это нужно работодателю, чтобы исключить злоупотребления со стороны нечистых на руку подотчетников. Заявление будет доказывать, что работник в курсе того, для чего вы перечислили ему деньги на карту, и того, что он обязан отчитаться об их расходовании. И если он этого не сделает, вы сможете удержать подотчетные суммы из его зарплатыСтатья 137 ТК РФ
Удержания из заработной платы... производятся только в случаях, предусмотренных в [ТК]...
Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:
для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой... а также в других случаях.
.

Кстати, если подотчетнику регулярно выдаются одни и те же суммы, совершенно необязательно брать с него такое заявление каждый раз. Одного экземпляра будет достаточно. А если к тому же деньги перечисляются на карту, в одной бумаге можно совместить два заявления — о выдаче денег и о том, на какую карту их перечислять.

Пример. Образец заявления о выдаче денег под отчет

Генеральному директору
ООО «Колосок»
(наименование организации)
Т.С. Звягинцеву
(ф. и. о. руководителя)
отофис-менеджера М.Н. Красавиной
(должность и ф. и. о. работника)

Заявление

Прошу 1-го числа каждого календарного месяца перечислять мне под отчет на банковскую карту 4276 3800 1587 4547(номер карты) денежные средства 5000(сумма цифрами) руб. для оплаты канцелярских товаров(на что будут израсходованы наличные) .

10 января 2014 г.
(дата написания заявления)
(подпись работника)
М.Н. Красавина
(расшифровка подписи)

Решение руководителя: перечислять на карту 5000(сумма цифрами) руб.

Срок отчета до последнего числа каждого календарного месяца(последний день срока, на который выдаются деньги)

10.01.2014
(дата)
(подпись руководителя)

Чем грозят подотчетные нарушения

Скажите, пожалуйста, а если у нас не будет заявлений от подотчетников, получающих наличные, нас могут оштрафовать?

Налоговые инспекторы вполне могут посчитать отсутствие такого заявления нарушением кассовой дисциплины и попытаются оштрафовать организацию и ее должностных лиц по части 1 статьи 15.1 КоАП РФ. Но суд вряд ли их поддержит. Поскольку это хотя и нарушает установленный ЦБ порядок ведения кассовых операций, но ответственность за такое нарушение КоАП не установил.

Но повторюсь: лучше, чтобы заявление было. Лишний раз давать повод для конфликта с проверяющими или с работниками смысла нет.

Справка

Штрафовать организацию за отсутствие заявления на выдачу подотчетных средств в период действия Положения о порядке ведения кассовых операций № 373-П отказались, в частности, 7 ААСПостановление от 18.03.2014 № А03-14372/2013 и 9 ААСПостановление от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК.

К слову, раз уж речь зашла о штрафах за несоблюдение кассовой дисциплины, давайте сразу определимся, какие подотчетные нарушения чреваты санкциями.

Ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций установлена статьей 15.1 КоАП. В ней приведены три причины, по которым налоговые органы могут наложить штрафСтатья 15.1 КоАП РФ
1. Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, — влечет наложение... штрафа на должностных лиц в размере от [4 до 5]... тысяч рублей; на юридических лиц — от [40 до 50]... тысяч рублей.
.

Первая причина. Неоприходование либо неполное оприходование в кассу денежной наличности. Это не наш случай. При расчетах с подотчетниками выручка не появляется. И вряд ли хоть один нормальный работник сдаст в кассу подотчетные деньги, не получив квитанцию от приходного ордера.

Вторая — несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, а равно накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов. Бывает, что полученные в банке деньги на командировку вы не выдали вовремя. И из-за этого в кассе образовался сверхлимитный остаток. Но такая ситуация возможна и в случае с выдачей зарплаты, поэтому чисто «подотчетным» это нарушение назвать нельзя.

Ну и третья причина для штрафа. Расчеты наличными денежными средствами с другими организациями сверх установленных размеров. На сегодняшний день предельная сумма таких расчетов составляет 100 тысяч рублей по одному договоруУказание ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У
6. Наличные расчеты... между участниками... в рамках одного [заключенного] договора... могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей...
.
Очень сомневаюсь, чтобы нормальная организация вдруг взяла и выдала такие деньги работнику наличкой только для того, чтобы он ими расплатился с каким-то конкретным продавцом. Если уж этот лимит нарушают, то всегда сознательно.

Получается, что никаких специальных санкций за нарушение правил подотчетных расчетов, по сути, нет.

Аванс на загранкомандировку: рубли или валюта

Вернемся к вопросам выдачи денег под отчет. Отдельно хочу сказать об авансе на загранкомандировки. А точнее, в чем его выдавать — в иностранной валюте или в рублях.

Ситуации, когда командированному выдают непосредственно валюту, на практике встречаются достаточно редко. Для этого организация, во-первых, должна иметь валютный счет в банке. Во-вторых, у нее должна быть валютная кассаПоложение о служебных командировках, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749
10. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и ...суточные...

Письмо Минфина от 10.12.2013 № 02-06-007/54200
Выдача... аванса работникам [при загранкоман­дировках]... производится в [инвалюте]... через кассу учреждения путем снятия валюты с валютного счета или покупки... валюты в банке.
.

Наконец, есть мнение, что, если аванс для загранкомандировки выдается в иностранной валюте, неизрасходованный остаток работник должен вернуть в этой же валюте. Если он вернет рубли, то это будет нарушением, за которое можно оштрафовать по статье 15.25 КоАП.

Я с этим не согласна. Никакого нарушения здесь нет, ни в одном нормативном акте такая операция не запрещена. Существует запрет на куплю-продажу валюты небанковскими организациями. Но это не наш случай. Никто никому никакой валюты не продавал. Выдали под отчет доллары или евро, а получили обратно рубли.

Но поскольку такая позиция все же существует, с валютой наши осторожные бухгалтеры предпочитают не связываться. Просто делают смету расходов в валюте той страны, куда командируют работника, умножают итоговую сумму на какой-то прогнозный курс и выдают под отчет рубли, на которые работник сможет сам купить нужную валютуПоложение о служебных командировках
16. Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за [границу]... включая выплату аванса в... валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в... валюте... осуществляются в соответствии с... Законом «О валютном регулировании...».

Закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»

Статья 9
1. Валютные операции между резидентами запрещены, за исключением:
9) операций при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных с... командировкой за [границу]... а также операций при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи с... командировкой.

Статья 15.25 КоАП РФ
1. Осуществление... операций, запрещенных валютным законодательством [РФ]... или... с нарушением валютного законодательства [РФ]... влечет наложение административного штрафа... в размере от трех четвертых до одного размера суммы незаконной валютной операции.
.

А если работник, которому были выданы рубли, поменял их на валюту, но в командировке все не израсходовал, как быть? По-хорошему, он должен после приезда вернуть неизрасходованную валюту в нашу кассу. Но у нас ни валютной кассы, ни валютного счета нет.

Все просто: ваш работник должен обменять оставшуюся непотраченной валюту на рубли в банке. И не забыть взять там справку об обмене валюты — она понадобится для авансового отчета. В вашу же кассу работник внесет наличные рубли.

А о том, как учитывать «подотчетную» валюту, мы поговорим чуть позже.

Об учете валютных расчетов с подотчетником читайте здесь.

Итак, деньги наличными или в безналичной форме работнику под отчет мы выдали. Теперь по этим деньгам надо отчитаться.

Читать далее
НЕ ПРОПУСТИТЕ
НУЖНОЕ
ОПРОС
ЦБ хочет ввести новый способ перечисления зарплаты: по номеру телефона работника в рамках системы быстрых платежей. Будет ли удобен такой способ бухгалтерам?
Да, отлично
Нам все равно как перечислять зарплату
Очередная странная идея
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.19%
июнь 2019 г.
45000000
Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.5%
ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
ФорумПодписка на ГК
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
24.05.2019

РЕЙТИНГ ПРОФЕССИОНАЛЫ МСФО 2019, Компания "Prof-Arena"

Дарим доступ к журналу «Главная книга»!
Вам открыт свободный доступ к журналу «Главная книга».

Он действует 5 дней, используйте их по-максимуму.

За это время вы сможете:

Подготовиться к сдаче отчетности 
с помощью наших «Бухгалтерских семинаров»

Легко найти ответ на свой вопрос благодаря сервису «Типовые ситуации»

Читать статьи из свежих номеров совершенно бесплатно

Пользоваться архивом издания 
за последние 8 лет без ограничений

Получить демодоступ