Оформляем авансовый отчет | журнал «Главная книга. Конференц-зал» | № 4 от 2014 г. | разработка
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Семинар «Подотчетные средства: оформление, учет, налоги», актуально на 12 сентября 2014 г.

Содержание

Оформляем авансовый отчет

Кто отчитывается

Начнем по порядку. Кто представляет авансовый отчет? Конечно, тот, кому были выданы деньги. Причем сколько денег каждый из работников получил, за столько и должен отчитаться. А не так: Иванов получил 100 тысяч, 50 отдал Петрову и говорит: «Вот с Петрова за 50 тысяч и спрашивайте». Есть простое и общеизвестное правило: денежные средства, полученные одним работником, передавать другому нельзя.

Справка

Запрет на передачу подотчетных сумм одним работником другому был прямо предусмотрен Порядком ведения кассовых операций, действовавшим до 01.01.2012п. 11 Порядка, утв. Решением Совета директоров ЦБ от 22.09.93 № 40. В Указаниях № 3210-У такой оговорки нет. Однако там отмечается, что по тем суммам, которые работник получил, обязан отчитаться именно он, а не кто-то инойп. 6.3 Указаний.

Если расходы оплатил не подотчетник

Но бывают ситуации, когда у Петрова не хватило подотчетных денег и за него вполне обоснованные расходы оплатил Иванов. Для такого случая чиновники дали вполне разумные разъяснения. Итак, если кто-то за кого-то что-то оплатил, неважно — наличными или своей картой, эти расходы в авансовый отчет включает тот, за кого заплатили.

Допустим, Иванов оплатил своей карточкой гостиничный счет Петрова на 10 тысяч рублей. Эти расходы должны фигурировать в отчете Петрова, к которому он прилагает счет за проживание на свое имя, документ о списании денег с банковской карты Иванова и обязательно прикладывает расписку последнего о том, что Петров эти траты ему возместилПисьмо ФНС от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876
Одним из условий возмещения... командировочных расходов работнику... является факт осуществления [им] затрат... в том числе с использованием банковской карты... В этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты... квитанции банкоматов, слипов...
Если оплата услуг... работника производится с банковской карты иного лица и иное лицо подтверждает возврат средств, то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется.
.
Итак, Петров с Ивановым рассчитался, поэтому Петров понес реальные расходы, которые компания ему должна компенсировать.

Иногда командировочные расходы (например, на покупку билетов на транспорт) работники оплачивают картой жены или мужа. В связи с этим меня спрашивают: нужно ли подтверждать факт супружества? Варианта два. Если, помимо документа об оплате конкретной банковской картой, ее держателем представлена расписка о том, что ваш подотчетник ему эти деньги компенсировал, других документов не надо. Если, кроме платежного документа, ничего нет, супружество надо подтвердить свидетельством о бракеПисьмо Минфина от 13.12.2011 № 03-03-07/60
...при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является супруг (супруга) подотчетного лица, слипы и чеки электронных терминалов с такой банковской карты могут являться подтверждением расходов подотчетного лица.
.

Справка

Если работник оплатил расходы по карте жены (мужа), требовать от него расписку об их компенсации необязательно. Связано это с тем, что общим имуществом, которое супруги нажили во время брака и которое является их совместной собственностью, они владеют, пользуются и распоряжаются по обоюдному согласию. Поэтому, когда человек распоряжается деньгами супруга, предполагается, что он действует с его согласиястатьи 253, 256 ГК РФ; статьи 34, 35 СК РФ.

Так что абсолютно неважно, кто за подотчетника оплатил расходы: его коллега, родственник или вообще совершенно посторонний человек. Главное — иметь документальное подтверждение, что расходы были фактически понесены подотчетникомСтатья 408 ГК РФ
2. Кредитор, принимая исполнение, обязан по требованию должника выдать ему расписку в получении исполнения полностью или в соответствующей части.
.
Поскольку работодатель обязан компенсировать работнику только то, на что потратился он лично. Поэтому до тех пор, пока не будет бумаги о том, что работник все возместил, или свидетельства о браке, такие расходы не будут считаться его тратами.

Конечно, ситуации в жизни складываются по-разному. Бывает, что у работника нет своих средств, чтобы вернуть позаимствованные деньги, и он это сделает только после того, как получит необходимую сумму от работодателя. А следовательно, пока работодатель ничего ему не возместил, никакую расписку подотчетник представить не может.

Идти здесь работнику навстречу или нет — это уже только вопрос внутренних взаимоотношений в организации. Разумеется, если вы полностью доверяете работникам, можно дать деньги под обещание принести расписку. Причем лучше, если датирована она будет не позднее, чем составлен авансовый отчет. Хотя вряд ли случится катастрофа, если расписка будет написана более поздним числом. Не думаю, что проверяющие к этому прицепятся, если сумма разовая и незначительная. А вот если такие операции проводятся сплошь и рядом да на большие суммы, есть риск, что налоговики переквалифицируют их в выдачу беспроцентных займов работнику. Как вы помните, по ним надо считать НДФЛ с материальной выгоды от экономии на процентах.

Если же доверительных отношений нет, советую не торопиться. Вы обязаны компенсировать расходы работника, а не других лиц. А посему как можно скорее подтвердить свои расходы распиской в интересах работника. Пока ее нет, руководитель имеет полное право в этой сумме не утверждать авансовый отчет.

Когда работник должен отчитаться

Теперь о том, когда работник должен представить отчет. Общеизвестно: подотчетник должен отчитаться в течение 3 дней со дня, когда он вернулся из командировки или когда истек срок, на который были выданы деньги. Если в этот период человек вдруг заболел, ушел в отпуск, вновь уехал в командировку, то сдать авансовый отчет он должен не позднее чем через 3 дня после возвращения на работу. Естественно, эти 3 дня должны быть рабочими, это прямо написано в нормативных актахУказание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У
6.3. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы... деньги... или со дня выхода на работу, предъявить... авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Положение о служебных командировках
26. Работник по возвращении из командировки обязан представить... в течение 3 рабочих дней:
авансовый отчет об израсходованных... суммах... К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду... и об иных расходах, связанных с командировкой...
.

Можно ли выдать новый подотчет без отчета по предыдущему

А можно ли выдавать аванс на новую командировку, если человек отправляется в нее до того, как истекли положенные ему на отчет 3 рабочих дня, и потому он еще не представлен? Кто-то считает, что нельзя, так как есть прямой запрет выдавать деньги до того, как подотчетник погасит свою предыдущую задолженность. Ведь пока нет авансового отчета, за работником числится долг перед компанией по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». И советуют выдавать под отчет сразу на две командировки. Однако я с этим не согласна.

Во-первых, выдавать деньги под отчет сразу на несколько командировок не всегда возможно. Так, до начала первой командировки далеко не всегда известно, что потребуется еще одна служебная поездка. И даже если мы это знали и проавансировали сразу обе поездки, у вернувшегося из первой командировки человека может быть вполне обоснованный перерасход. Да такой большой, что подотчетных денег на следующую поездку может не хватить. Что ж, работнику ехать по делам компании за свои деньги? А если и своих нет? Да к тому же выдать аванс перед отъездом нас обязывает Положение о командировках. И что-то покупать за свои деньги для компании работник не должен. Наконец, человек может ехать не в две, а в три, четыре командировки подряд. Такое бывает, например, у аудиторов в период проведения обязательных проверокПоложение о служебных командировках
10. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
.

Во-вторых, раз не истекли 3 дня на отчет, у нас нет оснований отказывать работнику в новом авансе. Да, у него есть задолженность, но срок ее погашения не истек.

Потому что 3 рабочих дня законодателем даются работнику неспроста. Вполне может так сложиться, что после длительного отсутствия на рабочем месте у подотчетника накопилось большое количество серьезных текущих дел. И их ему необходимо решить быстро в течение первого и, может быть, даже второго рабочего дня. То есть возможность составить авансовый отчет и представить его в бухгалтерию у работника появится только на третий день. К тому же многие крупные компании сейчас имеют большое количество офисов. Допустим, в Москве работник трудится в Южном Бутово, а бухгалтерия находится где-то в Химках. Общественным транспортом добираться минимум 2 часа. И что же, все бросить и бежать отчитываться? Хорошо, если есть курьерская служба, которая организовывает перевозку документов. А если нет? К тому же почему-то — для меня загадка почему — работодатели зачастую хотят, чтобы подотчетник представлял авансовый отчет лично.

Поэтому я уверена: пока не истекли 3 рабочих дня с даты последнего возвращения человека на работу, мы можем выдать ему новый аванс, не дожидаясь отчета по предыдущему. И ничего не нарушим. Иначе нормальная работа компании может просто остановиться.

Наконец, даже если согласиться с тем, что, действуя так, мы нарушаем порядок ведения кассовых операций, нам все равно ничего не грозит. Штрафов за такое «нарушение», как мы уже разобрались, нет. А вот не авансируя служебные расходы работника, мы нарушаем трудовое законодательство, так как не обеспечиваем работнику положенные ему гарантии и компенсации.

Что в отчете проверяет бухгалтер

Итак, авансовый отчет представлен. Теперь он должен быть проверен бухгалтерской службой.

В чем собственно состоят задачи бухгалтера? Главное — проверить правильность формирования отчета и те первичные документы, которые к нему приложены. В авансовом отчете по командировке бухгалтер также должен проверить, соблюдены ли работником нормы возмещаемых ему расходов. Потому как нормирование никто не отменял. Просто если раньше лимиты утверждало правительство, то теперь это прерогатива самого работодателяСтатья 168 ТК РФ
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками... определяются коллективным договором или локальным нормативным актом...

Положение о служебных командировках
11. Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения... суточные... а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.
Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
14. Расходы по... найму жилого помещения... возмещаются работникам... в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.
.

Допустим, прилагает работник к отчету авиабилеты бизнес-класса. А вашим положением о командировках для его должности разрешается проезд лишь экономклассом. В такой ситуации желательно сразу поинтересоваться у работника, на каком основании нарушены нормы. Обоснованием может быть служебная записка работника с разрешительной резолюцией руководителя либо иного лица, у которого есть полномочия разрешать сверхнормативные расходы. Как правило, для такого разрешения у работника должны быть уважительные причины, скажем отсутствие билетов соответствующего класса на нужные даты. Еще одна распространенная на практике ситуация, когда превышение нормативов командировочных расходов можно считать обоснованным, — командировка вместе с представителем контрагента, который едет более высоким классом. Например, я аудитор, следую с клиентом, у которого билет в купе. Тогда мне ехать в плацкарте как минимум неудобно, ведь мы лишены возможности общаться. А как максимум это как-то не очень красиво и вряд ли положительно скажется на имидже моей фирмы. Однако повторю: все эти причины, какими бы уважительными они ни казались самому работнику, становятся оправданием сверхнормативного расхода только после разрешительной резолюции руководителя организации или уполномоченного лица.

По всему потраченному сверх норм работник должен написать объяснительную записку. А еще лучше, если все случаи или уважительные причины, когда работникам дозволяется превышать лимиты расходов, будут максимально полно прописаны в вашем локальном нормативном акте. Меньше вероятность возникновения конфликтов и с работниками, и с налоговиками.

Для чего отчет утверждает руководитель

После того как бухгалтер проверил первичку (об этом расскажу чуть позже) и нормативы, авансовый отчет направляется руководителю для утверждения вместе со всеми прилагаемыми документами. Либо уполномоченному им лицу, например директору филиала, начальнику цеха, департамента. Для чего это нужно? Казалось бы, всю работу бухгалтер уже сделал. Так вот, задача руководителя не проверять правильность оформления документов, а просмотреть содержательную часть понесенных подотчетником расходов. Ведь деньги ему выдавали не просто так, а с определенной целью. И руководитель должен знать, исполнил ли работник поставленную перед ним задачу и потратил ли он деньги на то, что ему поручали или разрешали оплатитьПоложение о служебных командировках
6. Цель командировки работника определяется руководителем... организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.
26. Работник по возвращении из командировки обязан представить...
отчет о выполненной работе... согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.
.

Если это отчет по командировке, руководитель, во-первых, оценивает, выполнил ли работник служебное задание и насколько хорошо выполнил. Во-вторых, решает, были ли понесенные расходы эффективными или, возможно, больше не стоит отправлять работника в такие командировки. Или, наоборот, стоит, но уже не одного, а с кем-то.

Наконец, только руководитель может решить, возмещать ли работнику деньги, которые он потратил сверх того, что изначально было разрешено. Например, расходы на парковку, на пребывание в комнате отдыха и т. п. И если руководитель со всеми тратами согласен, он утверждает авансовый отчет.

Сроки проверки и утверждения отчета

Сроки проверки и утверждения отчета нормативно не установлены. Предполагается, что это нужно сделать в разумный срок.

Что такое разумный срок? Даже если все — и работник, и бухгалтерия, и руководство — сидят в одном офисе, вряд ли директор, как только получит авансовые отчеты, бросит все свои дела и сядет их утверждать. Точно так же и бухгалтер по понятным причинам может отложить проверку в период сдачи налоговой или бухгалтерской отчетностиУказание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У
6.3. Проверка авансового отчета... бухгалтером... его утверждение руководителем... осуществляются в срок, установленный руководителем.

Указания по заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет», утв. Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.
На основании... утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм...
.

В то же время вопрос сроков проверки и утверждения становится особо актуальным для авансовых отчетов по загранкомандировкам, поскольку курс рубля для расчетов по таким отчетам напрямую связан с датой их утверждения руководителем. В зависимости от того, в какой день это было сделано (в день представления отчета, через день, два или три и так далее), величина командировочных расходов может оказаться различной. А это уже благодатная почва для конфликтов и с работником, и с проверяющими, ведь иногда разница может вылиться в существенную сумму. Стоит только припомнить, что происходит с курсом валют в последние месяцы — за день он может скакнуть аж на 50 копеек, а то и большеПисьмо Минфина от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324
Если работник произвел расходы в иностранной валюте, то их стоимость пересчитывается в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 [НК РФ]...).
.

Избежать этих конфликтов поможет лишь одно: должен быть локальный нормативный акт, регламентирующий, сколько дней отводится бухгалтерии для проверки авансового отчета и сколько — руководителю для утверждения. В каких-то организациях это может быть 1 день, в каких-то — 2, а у кого-то и неделя. Что это будет за локальный акт, не столь уж важно: это может быть и положение о командировках, и положение о расчетах с подотчетными лицами. Главное — закрепить в нем сроки.

Кроме того, бухгалтеру важно «не пересолить» с налогообложением НДФЛ разницы курсов валют. Если работник израсходовал больше денежных средств в иностранной валюте, чем получил под отчет, и соответствующую сумму ему возместили, то материальная выгода, возникшая в связи с разницей курсов на даты утверждения авансового отчета и фактического возврата денежных средств, не облагается НДФЛПисьмо Минфина от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18259
...ст. 212 [НК РФ]... содержит исчерпывающий перечень случаев, когда материальная выгода признается доходом для [НДФЛ]... и этот перечень не включает разницу между курсами валют на дату утверждения авансового отчета сотрудника и дату фактического возврата ему денежных средств в иностранной валюте.
...такая курсовая разница не может быть признана доходом, подлежащим обложению [НДФЛ]...
.

Надо ли утверждать авансовый отчет руководителя

Скажите, а если за подотчетные суммы отчитывается руководитель организации, надо утверждать его авансовый отчет?

Вы знаете, многие бухгалтеры полагают, что нет. И глубоко ошибаются. Конечно, надо. Потому как установленные нормативным актом правила должны соблюдаться вне зависимости от того, кто является подотчетником — рядовой работник или первое лицо компании.

Авансовый отчет генерального директора утверждает он сам. И ничего страшного в этом нет. У меня у самой, как у генерального директора, иногда бывает дежавю при подписании командировочных документов: приказ на командировку, командировочное удостоверение, служебное задание, авансовый отчет — и везде одни и те же подписи. А куда деваться? Так правильно, таков регламентПисьмо Роструда от 11.03.2009 № 1143-ТЗ
...руководитель издает (в том числе в отношении себя) приказы (например, об убытии в командировку, отпуск).
.

Конечно, директор может делегировать право подписи командировочных документов и другому работнику, например руководителю финансовой службы. Тогда именно он и будет их подписывать.

Теперь давайте подробно остановимся непосредственно на самих документах, которые прилагаются к отчету.

Читать далее
НЕ ПРОПУСТИТЕ
НУЖНОЕ
ОПРОС
Проводите ли вы медосмотры тех, кто работает за компьютером, у невролога и офтальмолога?
Да, раз в два года
Нет, по результатам спецоценки условия труда на таких рабочих местах признаны допустимыми
Да сейчас все за компьютером работают! Мы не можем всем медосмотр оплачивать…
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

-0.21%
август 2019 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

20 195

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

6.5%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГКФорум
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
Дарим доступ к журналу «Главная книга»!
Вам открыт свободный доступ к журналу «Главная книга».

Он действует 5 дней, используйте их по максимуму.

За это время вы сможете:

Подготовиться к сдаче отчетности 
с помощью наших «Бухгалтерских семинаров»

Легко найти ответ на свой вопрос благодаря сервису «Типовые ситуации»

Читать статьи из свежих номеров совершенно бесплатно

Пользоваться архивом издания 
за последние 8 лет без ограничений

Получить демодоступ