Завершаем подотчетные расчеты | журнал «Главная книга. Конференц-зал» | № 4 от 2014 г. | разработка
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Семинар «Подотчетные средства: оформление, учет, налоги», актуально на 12 сентября 2014 г.

Содержание

Завершаем подотчетные расчеты

Возмещаем перерасход работнику

Если после утверждения руководителем авансового отчета у работника получился перерасход, проблем нет. Вы просто выплачиваете подотчетнику сумму перерасхода и все. Срок, в течение которого ему нужно выплатить деньги, нормативно не установлен, поэтому его надо предусмотреть в локальном акте. Конечно, это должен быть разумный срок. Скажем, день-два-три после утверждения отчета. Но уж точно не позднее дня ближайшей зарплаты. Иначе работник вполне сможет потребовать заплатить ему компенсацию за задержку.

Работник потратил меньше, чем получил: срок возврата неизрасходованного остатка

Обратная ситуация — работник остался должен компании, потратив меньше, чем получил. За деньги, полученные под отчет, человек несет полную материальную ответственность. И все, что не израсходовал, он должен вернуть на следующий рабочий день после окончания срока, на который они выданы. А если этот срок истек во время отсутствия работника по уважительной причине (болезнь, отпуск, командировка) — в день своего выхода на работу. То есть может получиться так, что деньги он должен вернуть даже раньше, чем представит авансовый отчет, на который есть 3 дняСтатья 243 ТК РФ
Материальная ответственность в полном размере... возлагается на работника в [случае]...
2) недостачи ценностей... полученных им по разовому документу.
.

Хорошо, если подотчетники — порядочные и ответственные люди и отчитываются своевременно. Но, к сожалению, не все такие. И случаи, когда люди тянут с возвратом или авансовым отчетом без всяких на то оснований, далеко не редкость. Что с ними делать?

Работник потратил меньше, чем получил: как удержать невозвращенный остаток

Перво-наперво настоятельно потребовать от должника авансовый отчет. Предупредив о том, что, если эта бумага не появится в ближайший день-два, подотчетная сумма будет удержана из его зарплаты.

В большинстве случаев после этого и отчет появляется, и непотраченные суммы возвращаются. Но если ничего не происходит, надо начинать процедуру удержания подотчетных денег из зарплаты должника. И тянуть с этим не следует. Ведь на то, чтобы издать приказ об удержании, у вас есть всего месяц со дня истечения срока, установленного организацией для возврата подотчетных денег. Если вы с приказом опоздаете и человек не вернет долг добровольно, взыскать его можно будет только через суд.

И я всем и всегда говорю — обязательно устанавливайте срок возврата подотчетных денег. Если это поручение на разовую покупку, срок возврата можно указать на самом заявлении. Если же это массовая ситуация, например командировки, лучше сроки и все возможные нюансы возврата и ответственность за невозврат прописать в локальном нормативном акте. Иначе может получиться так, как с одним моим клиентом. Выдали деньги на командировку в филиал. Из филиала звонят: «Не приехал!». Служба безопасности его разыскивает: где он, что случилось? Едут к работнику домой, а он им открывает дверь в, мягко скажем, нетрезвом состоянии. А раз он никуда не поехал, значит, и из командировки не возвращался. А вернуть деньги он должен после возвращения из командировки. Ну и от какой даты здесь должен отсчитываться срок для взыскания?

А было бы в положении о командировках или о подотчетниках написано, что работник, который в командировку не уехал, должен вернуть выданные под отчет суммы на следующий день после даты запланированного отъезда, вопросов бы не было. В общем, все нюансы надо в локальном акте прописать. В противном случае с недобросовестными работниками постоянно будут споры о возврате денег, а с приказом об удержании — проблемы.

Но допустим, приказ вы издали вовремя. Обязательно ознакомьте с ним работника. Прямо на приказе он должен написать, что он согласен с суммой и основанием удержания. Если такого согласия вы не получите, а сумма долга окажется больше среднемесячного заработка работника, то вернуть деньги вы опять же можете, только обратившись в судСтатья 137 ТК РФ
Удержания из заработной платы работника... могут производиться:
для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой... а также в других случаях;
...работодатель вправе принять решение об удержании... не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности... при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Статья 138 ТК РФ
Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов... заработной платы, причитающейся работнику.

Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0
...удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса... При этом работодатель вправе принять решение об удержании... не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Решения работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа... не установлено.
Что касается согласия работника на удержание сумм из заработной платы, следует получить его письменное согласие.
.

Итак, ваш работник согласен на удержание и вы начинаете гасить его долг. Помните об ограничении — сумма всех удержаний не может превышать 20 процентов от суммы зарплаты на руки, то есть за вычетом НДФЛ. Если долг больше, придется закрывать задолженность постепенно, из нескольких выплат, с чем, кстати, тоже работник должен письменно согласиться.

В бухгалтерском учете вы делаете такие проводки:

ПроводкаОперация
Дт 94 – Кт 71Выявлены подотчетные суммы, не возвращенные в срок
Дт 70 – Кт 94Удержаны подотчетные суммы, не возвращенные в срок

В налоговом учете — никаких последствий.

Работник потратил меньше, чем получил: как списать задолженность

Однако есть работники особо вредные и конфликтные, которые в принципе отказываются возвращать деньги. Если приказ об удержании человек не подписывает сознательно, значит, без споров взыскать с него что-либо вряд ли получится. Долгие судебные разбирательства никому не нужны. Поэтому и решают: «Сколько там сумма невозвращенного остатка? 20—30 тысяч? Проще и, наверное, дешевле про эти суммы забыть».

Забыть-то забыть, но ведь бухгалтеру куда-то эту сумму надо списать. Дальнейшие его действия в отношении невозвращенного остатка будут зависеть от того, каким способом решено про долг работника «забыть».

Первый вариант — есть приказ об освобождении работника от материальной ответственности и долг списывается на основании этого документа.

В бухучете это оформляется проводкой дебет 91 – кредит 71. В расходах по налогу на прибыль списанная сумма, естественно, не учитывается, ведь она явно не направлена на получение доходов. У организации было законное право эти деньги требовать, но она решила их простить. Кроме того, на сумму прощенного долга надо начислить НДФЛ, ведь, по сути, это ваш подарок работникуСтатья 240 ТК РФ
Работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника.

Письмо УФНС по г. Москве от 20.06.2012 № 16-15/053953@
...организация не может учесть в составе внереализационных расходов при формировании налоговой базы по налогу на прибыль часть задолженности, списанной на основании соглашения о прощении долга, так как данные затраты не могут рассматриваться в качестве обоснованных расходов в соответствии со ст. 252 НК РФ.

Письмо Минфина от 12.04.2013 № 03-04-06/12341
...отказ работодателя от взыскания с виновного работника причиненного ущерба приводит к возникновению у работника дохода... подлежащего обложению [НДФЛ]...
.

Справка

Некоторые судьи считают, что удерживать НДФЛ с суммы прощенного долга за нанесенный работником ущерб не нужно. Не удержанные с него суммы не относятся ни к доходам в натуральной форме, ни к материальной выгоде, а потому доходом работника не являютсяПостановление ФАС ЗСО от 30.12.2013 № А27-9551/2012. В то же время, если спорить с налоговиками вы не готовы, с разницы между суммой прощенного работнику долга и 4000 руб. (льготируемая сумма) исчисляйте налог и удерживайте его при ближайшей выплате работнику зарплатып. 28 ст. 217 НК РФ.

Другой вариант — никаких бумаг не оформлять, а дождаться, когда задолженность работника станет безнадежной, и списать ее в налоговые расходы. Минфин против ничего не имеет. Вопрос только в том, когда такая задолженность станет безнадежной.

Трудовой кодекс отводит работодателю только год для обращения в суд, чтобы взыскать ущерб с работника. Логично, что по прошествии этого времени его задолженность становится нереальной ко взысканию, а значит, ее уже можно списывать. Однако в Минфине почему-то считают, что руководствоваться надо общим сроком исковой давности — 3 годаСтатья 392 ТК РФ
Работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба... в течение одного года со дня [его] обнаружения.

Письмо Минфина от 08.08.2012 № 03-03-07/37
В соответствии со ст. 196 [ГК РФ]... общий срок исковой давности установлен в три года.
По истечении срока исковой давности дебиторская задолженность является безнадежной... и подлежит списанию в налоговом учете.

Письмо Минфина от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610
Денежные средства, выданные работнику под отчет, должны быть возвращены.
...если такое оказалось невозможным в связи... с истечением срока исковой давности... датой получения... дохода в виде невозвращенных... денежных средств... будет являться дата, с которой... взыскание стало невозможно...
.

Но когда бы вы ее ни списали, НДФЛ все равно придется начислить.

Теперь остановимся на самых распространенных подотчетниках — командированных работниках — и самих командировках. И перво-наперво поговорим о том, кого в них можно посылать и на сколько, потому что с этой стороны претензии проверяющих тоже возможны.

Читать далее
НЕ ПРОПУСТИТЕ
НУЖНОЕ
ОПРОС
Новое ФСБУ 25/2018 "Бухгалтерский учет аренды" обязательно с отчетности за 2022 год. Когда бы вы хотели прочитать подробный комментарий к нему в нашем журнале?
Как можно скорее – может начну применять его с 2020 г.
Ближе к 2022 году – раньше это ФСБУ мне не нужно
Все равно – у меня нет аренды
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

-0.21%
август 2019 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

20 195

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГККонкурс IFRS
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
24.05.2019

РЕЙТИНГ ПРОФЕССИОНАЛЫ МСФО 2019, Компания "Prof-Arena"