Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 6 декабря 2013 г.
Содержание журнала № 24 за 2013 г.Закрываем год по НДФЛ
Что бухгалтеру надо успеть сделать в декабре
Одно из важных предновогодних дел — завершить расчеты по НДФЛ с работниками и другими лицами, получившими доходы от организации. Посмотрим, на что нужно обратить особое внимание.
В течение года НДФЛ то недоплачивали, то переплачивали
В некоторых организациях в течение года исчисленный и удержанный из доходов работников НДФЛ не совпадает с уплаченным в бюджет. Например, в июле НДФЛ был начислен и удержан в сумме 45 000 руб., уплачен — 40 000 руб. А в августе налог начислен и удержан в сумме 45 000 руб., уплачен — 50 000 руб. В конце года бухгалтеры все «выравнивают» и доплачивают недостающую сумму. И по старинке считают, что им грозят только пени.
На самом деле это не так. При несвоевременном перечислении НДФЛ в бюджет организации грозят не только пен
СОВЕТ
Даже если в вашей организации в течение года несвоевременно перечисляли НДФЛ, мы не советуем вам самим считать пени и перечислять их в бюджет. От штрафа вы себя все равно не спасете, да и сумма пеней уже не изменится, поскольку НДФЛ в бюджет уплачен. А уплатив пени, вы только привлечете внимание налоговиков. Например, они могут прийти к вам на выездную проверку и уже будут знать, где искать. А так, может, за 3 года они к вам и не придут.
Если же в течение года вы перечисляли НДФЛ в бюджет в большей сумме, чем удерживали из доходов работников, и на конец года эта «переплата» у вас остается, то вам нельзя зачесть ее в счет предстоящих платежей по НДФЛ, а можно только вернуть из бюджета. Как неоднократно разъясняла ФНС, у налогового агента переплаты по НДФЛ в принципе быть не может, если он правильно исчисляет нало
СОВЕТ
Чтобы не пришлось писать заявление о возврате излишне перечисленной в бюджет суммы и не провоцировать налоговиков на проведение у вас выездной проверки, постарайтесь до конца года закрыть все расчеты с работниками по НДФЛ и избавиться от переплаты.
Излишне удержанный НДФЛ вы должны вернуть работнику
Ситуаций, когда вы могли удержать из доходов работника НДФЛ больше, чем положено, не так уж много:
- <или>работник поздно обращается за детским вычетом: не в месяце рождения ребенка, а через какое-то время;
- <или>вы неправильно рассчитали облагаемый доход, например включили в него необлагаемые суммы;
- <или>доход был завышен из-за арифметической ошибки.
Как только вы обнаружили ошибку, вам нужно пересчитать НДФЛ и далее действовать
- сообщить работнику о сумме переплаты (на это у вас есть 10 рабочих дней);
- взять от него письменное заявление на возврат налога, в котором будут указаны банковские реквизиты счета, на который работник хочет получить свои деньги;
- перечислить переплату НДФЛ на счет работника. А потом вы просто, уменьшив на эту сумму, перечислите в бюджет НДФЛ, начисленный за текущий месяц по всем работникам. Вернуть работнику переплату по НДФЛ вы должны в течение 3 месяцев со дня получения от него заявления. То есть если не успеваете вернуть сумму в этом году, то можете сделать это и в 2014 г.
Заметим, если вы будете возвращать переплату в следующем году, вам надо обратить внимание вот на что. Если на дату подачи справок
В НК не сказано, как нужно сообщить работнику о переплате — устно или письменно. Чтобы избежать недоразумений, лучше это делать письменно. А поскольку тогда получается, что нужно иметь два документа — сообщение о переплате и заявление от работника, то для удобства эти два документа можно объединить в один.
Общество с ограниченной ответственностью «Работодатель»
Исх. № 555
5 декабря 2013 г.
Старшему менеджеру Бодрову В.Н.
ИНН 772101234567,
паспорт гражданина РФ: серия 45 04 № 123456,
выдан ОВД «Жулебино» г. Москвы 02.09.2002,
адрес места жительства:
109431, г. Москва, ул. Привольная, д. 9, корп. 1, кв. 124
СООБЩЕНИЕ
Сообщаем вам, что в связи с несвоевременным представлением в бухгалтерию документов, подтверждающих рождение ребенка, из ваших доходов за июль — ноябрь 2013 г. был излишне удержан НДФЛ в сумме 910 руб.
В соответствии с п. 1 ст. 231 НК РФ вы вправе заявить о возврате излишне удержанной суммы НДФЛ.
При отсутствии такого заявления вы можете вернуть излишне удержанный НДФЛ в налоговом органе по месту жительства на основании налоговой декларации по завершении календарного года.
|
С настоящим сообщением ознакомлен, один | |
ЗАЯВЛЕНИЕ
В связи с вышеизложенным прошу излишне удержанный НДФЛ в сумме 910 руб. (нужное отметить знаком «V»):
V | перечислить на тот счет в банке, на который перечисляется зарплата |
перечислить на счет в другом банке |
зачесть в счет последующих удержаний НДФЛ |
10 декабря 2013 г.
|
Один экземпляр этого документа остается в бухгалтерии, а другой — у работника.
Для того чтобы сделать правильные записи в бухучете, вы должны составить бухгалтерскую справку, в которой нужно изложить, в чем состояла ошибка, указать правильную сумму дохода, сумму НДФЛ — ранее удержанную и ту, что надо удержать. После этого в бухучете надо сделать исправительные записи датой обнаружения ошибки или последним днем декабря.
Содержание операции | Дт | Кт |
На 31.12.2013 | ||
СТОРНО Удержана сумма НДФЛ с доходов работника | 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | 68 «Расчеты с бюджетом по налогам и сборам», субсчет «НДФЛ» |
На дату возврата налога | ||
Излишне удержанная сумма НДФЛ перечислена на счет работника | 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | 51 «Расчетные счета» |
При перечислении зарплаты перепутали сотрудников
То есть причитающуюся каждому сотруднику зарплату рассчитали правильно, НДФЛ исчислили верно и в общей сумме перечислили в бюджет. Но в реестре, который прикладывается к платежке на перечисление денег на карты сотрудников, перепутали двух сотрудников. В результате одному заплатили больше, другому — меньше.
Первое, что нужно сделать, — это письменно уведомить сотрудника, которому вы заплатили больше, о допущенной ошибке. И если он согласится вернуть лишнюю сумму, то должен это письменно подтвердить. Если сотрудник согласен вернуть всю сумму сразу, то уведомление можно составить так.
Общество с ограниченной ответственностью «Работодатель»
Исх. № 560
6 декабря 2013 г.
Старшему менеджеру Бодрову В.Н.
УВЕДОМЛЕНИЕ
Уведомляем, что за ноябрь 2013 г. вам к выплате причитается зарплата в сумме 26 100 руб. Однако из-за допущенной ошибки при заполнении реестра на перечисление зарплаты на карты сотрудников на вашу карту 6 декабря 2013 г. была перечислена сумма 29 100 руб. Таким образом, вам излишне было выплачено 3 000 руб.
Предлагаем вам вернуть излишне выплаченные деньги в кассу до 25 декабря 2013 года или дать согласие на удержание излишне выплаченной суммы 3 000 руб. из вашей зарплаты.
|
С настоящим уведомлением ознакомлен, один | | |
В связи с вышеизложенным согласен (нужное отметить знаком «V»):
V | внести деньги в кассу наличными |
на удержание излишне выплаченной суммы 3 000 руб. полностью при очередной выплате зарплаты |
9 декабря 2013 г.
Если же работник не может внести всю сумму сразу, то он может гасить ее частями по своему желанию в любых размерах, например по 1000 руб. каждый месяц.
Если работник согласен вернуть деньги, то вы можете поступить так:
- <или>сразу же провести все через кассу — получить по приходному ордеру деньги от одного работника и по расходному кассовому ордеру выдать их другому;
- <или>сделать перерасчет при перечислении зарплаты за следующий месяц — одному доплатить, другому перечислить меньше.
На расчеты по НДФЛ это никак не повлияет.
Но если вдруг работник, которому вы заплатили больше, откажется возвращать полученную сумму, то здесь возникают сложности.
Дело в том, что удержать из доходов работника можно только ту сумму, которую переплатили из-за допущенной счетной ошибк
Но если все же вы расцените свои действия (указали неверные суммы в ведомости на перечисление зарплаты) как счетную ошибку и удержите излишне выплаченную сумму из последующих доходов работника без его согласия, то есть риск, что он обратится в суд.
Суд может встать на сторону работника, так как, по мнению судов, опечатки, описки, технические ошибки, совершенные по вине работодателя, счетными ошибками не являются. И тогда вам придется вернуть удержанную у работника излишне выплаченную сумму.
Имейте в виду, что, если работник откажется вернуть излишне выплаченную ему сумму, вы должны будете начислить ее как доход работника и удержать с нее НДФЛ.
Бывшему нерезиденту возвращать НДФЛ не надо
Если у вас есть работники-иностранцы и сотрудники, которые часто бывают в загранкомандировках, то к окончанию года надо проверить их статус. Он может поменяться с нерезидента на резидента, если работник в этом году пробыл на территории РФ более
Но возвращать переплату таким работникам вы не имеете права. Этим занимается только
Вы же по окончании года выдаете работникам справки
Выплатили аванс по ГПД: удерживать ли НДФЛ
Как быть, если сейчас вы выплачиваете гражданину аванс, а работы он выполнит только в следующем году и вы с ним окончательно рассчитаетесь после подписания акта приема-передачи работ? Надо ли удерживать НДФЛ при выплате аванса?
Есть мнение, что удерживать НДФЛ не нужно. Ведь по НК к доходам относится вознаграждение за выполненную работ
В такой ситуации надо ориентироваться на дату получения дохода. Для любых доходов в денежной форме (кроме зарплаты) дата получения — это день выплаты дохода (день перечисления денег на счет гражданина в банке либо по его поручению на счета третьих лиц или выплаты денег из кассы
Так что в день перечисления аванса (выдачи наличными) гражданину по ГПД вы должны удержать НДФЛ и перечислить его в бюдже
***
После того как вы все выверили, сможете без проблем заполнить справки