Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 мая 2015 г.
Содержание журнала № 11 за 2015 г.Подписываем документ: что, где и как
Каждый факт хозяйственной жизни организации сопровождается документом: накладной, письмом, приказом или платежкой... Но не всегда понятно, кто ставит подпись в таких документах. Ответим на несколько вопросов по этой теме.
Главбух ушла в декрет? Передайте ЭЦП замещающему сотруднику
Главный бухгалтер ушла в декретный отпуск. Вместо нее «Клиент-Банк» сейчас ведет ее заместитель. Может ли он использовать электронно-цифровую подпись главного? Нужно ли переделывать ЭЦП на нового человека или можно «передать» ЭЦП, оформив какой-нибудь документ?
: Замещающий сотрудник может пользоваться ЭЦП главного бухгалтера. Для этого необходим
- <или>включить пункт о «передаче» ЭЦП в приказ о передаче заместителю полномочий на время декретного отпуска главного бухгалтера;
- <или>издать отдельный приказ о «передаче» ЭЦП заместителю главного бухгалтера.
При этом ответственность при использовании ЭЦП главбуха будет нести уже заместитель.
Директор может передоверить право подписывать доверенности на получение ТМЦ другому лицу
Наш директор собирается в отпуск. Все документы по приобретению и реализации товара (счета-фактуры, накладные, доверенности на получение ТМЦ) за него будут подписывать другие сотрудники. Достаточно ли указать на это в приказе?
: Счета-фактуры подписываются руководителем либо уполномоченными на то приказом или доверенностью лицам
В типовой накладной как при продаже, так и при покупке ТМЦ подпись руководителя не нужна — в ней расписываются материально-ответственные лица. Но если ваш директор все же подписывал эту первичку, то перед отпуском ему достаточно издать приказ о назначении лиц, ответственных за отгрузку и прием товар
Доверенность от организации может быть выписана только ее руководителем или другим лицом, уполномоченным учредительными документами действовать от лица организации без доверенности, то есть лицами, сведения о которых внесены в
Главбух может утверждать авансовый отчет
Может ли главный бухгалтер подписать авансовый отчет вместо руководителя?
: Да, может.
В авансовом отчете руководитель ставит свою подпись под словами «Утверждаю отчет в сумме...», тем самым подтверждая, что расходы по авансовому отчету — как говорится, на благо организации. Так что если директор решил доверить эту миссию главбуху, то нужно оформить:
- <или>приказ о делегировании полномочий на утверждение авансовых отчетов;
- <или>доверенност
ьп. 4 ст. 185.1 ГК РФ.
Договоры, подписанные квалифицированной ЭЦП, имеют юридическую силу
Надо ли договоры, заключенные на Портале поставщиков, распечатывать и заверять печатью организации и подписями руководителей? Или достаточно того, что они заверены ЭЦП?
: Ставить «живые» подписи и печать на договоре, заключенном на Портале поставщиков, необязательно. Такие электронные договоры подписываются усиленной квалифицированной электронной цифровой подпись
Однако если между вами и вашим контрагентом был заключен договор с условием, что вы обменяетесь бумажными версиями договора и заверите их печатями и подписями, то это условие вам необходимо будет соблюст
Не все юрлица могут возложить обязанности главбуха на руководителя
Главный бухгалтер уволился, и его функции исполняет штатный бухгалтер, но без права подписи. Брать нового главбуха организация не планирует. Можно ли, имея в штатном расписании единицу главного бухгалтера, возложить руководство бухгалтерией на генерального директора? И как это правильно сделать?
: Да, это возможно, но только если ваша организация относится к малому или среднему бизнесу и не входит в перечень из ч. 5 ст. 6 Закона
У вас есть два варианта, как возложить руководство бухгалтерией на директора.
ВАРИАНТ 1. Совмещение должностей. Для этого с гендиректором заключается допсоглашение к трудовому договору с указанием выполняемых обязанностей и размера доплаты за совмещени
ВАРИАНТ 2. Внутреннее совместительство. В этом случае составляется отдельный трудовой договор с гендиректором c указанием продолжительности рабочего времени и порядка расчета денежного вознаграждения за совместительств
Если предприниматель «один за всех», то в графе «Главный бухгалтер» ТОРГ-12 он расписывается сам
Я индивидуальный предприниматель, учет веду сам, без бухгалтера. Должен ли я расписываться в графе «Главный бухгалтер» товарной накладной?
: Если вы сами ведете учет, то в графе «Главный бухгалтер» товарной накладной
Главбух доверенности не подписывает
В нашей организации сотрудникам были выданы доверенности на подписание первичных документов сроком на 1 год. В момент выписки и заверения доверенностей произошла смена главного бухгалтера. Должен ли новый бухгалтер завизировать эти доверенности?
: Нет. Доверенность выдается руководителем организации или другим лицом, уполномоченным на то учредительными документам
Факсимиле на финансовых документах не ставим
У генерального директора есть факсимиле. На каких документах можно ставить факсимиле на законных основаниях — доверенностях, кассовой книге, счетах-фактурах, платежках, ведомостях, письмах, договорах, декларациях?
: Факсимильную печать нельзя ставить на следующих документах:
- доверенностя
хп. 4 ст. 185.1 ГК РФ; - банковских документах (платежках, ордерах на сдачу наличны
х)п. 2.3 Положения ЦБ от 19.06.2012 № 383-П; - расчетных, платежных и расчетно-платежных ведомостя
хПостановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1; - кадровых документах (приказах, трудовых книжках, трудовых договора
х)ст. 67 ТК РФ; п. 2.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69; п. 35 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225; - декларация
хабз. 2 п. 5 ст. 80 НК РФ; Постановление ФАС ВВО от 11.04.2008 № А11-2499/2007-К2-24/126; - кассовой книге и
РКОп. 4.7 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У; - счетах-фактура
хПостановление Президиума ВАС от 27.09.2011 № 4134/11; п. 6 ст. 169 НК РФ; Письмо Минфина от 01.06.2010 № 03-07-09/33; - договорах, подлежащих госрегистрации (например, договоре купли-продажи недвижимост
и)п. 2 ст. 434, ст. 550, п. 1 ст. 551, п. 2 ст. 160 ГК РФ; п. 1 ст. 17, п. 5 ст. 18 Закона от 21.07.97 № 122-ФЗ; Постановление ФАС ЗСО от 27.01.2010 № А02-413/2009.
То есть получается, что факсимиле можно использовать при обмене документами (письмами, актами, счетами на оплату, спецификациями и пр.) между вами и вашим бизнес-партнером в рамках заключенного с ним договор
- <или>договор, предусматривающий возможность применения клише-печати;
- <или>соглашение об использовании факсимиле.
Указание в документах «и. о. руководителя» недопустимо
Наш директор собрался в отпуск. Чтобы его обязанности во время отпуска исполнял другой сотрудник, директор подписал приказ о выполнении дополнительной работы в порядке исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника. Нужно ли временно исполняющему обязанности руководителя сотруднику при подписании кадровых и первичных документов указывать «и. о. директора»?
: Нет, так делать нельзя.
Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов организации установлены ГОС
Например, на время отпуска директора ООО «Символ» его полномочия были переданы замещающему его главному инженеру О.Р. Иванову. Во всех управленческих документах строка, в которой предусмотрена подпись руководителя, будет выглядеть так:
| | |
И не забудьте вот что. По общему правилу именно руководитель организации является ее законным представителем, то есть может без доверенности представлять интересы организации в налоговых, трудовых и гражданско-правовых правоотношения