Дополняем инструкцию для подотчетников полезными приложениями | Журнал «Главная книга» | № 15 за 2016 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 15 июля 2016 г.

Содержание журнала № 15 за 2016 г.
Н.А. Мацепуро, юрист

Дополняем инструкцию для подотчетников полезными приложениями

Если вы посчитали, что инструкция для подотчетных лиц — необходимый в работе документ, и решили утвердить такой локальный нормативный акт, то можете сделать инструкцию еще полезнее, дополнив ее образцами различных документов, с которыми приходится сталкиваться подотчетникам. Приведем основные из них.

Заявление о возмещении перерасхода

Когда подотчетник расходует на нужды компании личные средства, то, чтобы вернуть деньги, ему нужно написать заявление на имя руководителя с просьбой возместить эти траты.

Его можно составить так.

Директору ООО «Дивно-Мебель»
В.П. Сидорову
от сборщика Д.С. Ивахина

Заявление

Прошу утвердить авансовый отчет № 21 от 24.06.2016 и возместить перерасход в сумме 5800 рублей, потраченных на покупку нового шуруповерта в связи с поломкой старого при выполнении срочного заказа. Авансовый отчет с оправдательными документами прилагается.

Д.С. Ивахин

24.06.2016

Доверенность

При необходимости действовать от имени организации подотчетнику нужно выдать доверенность. Ее форма может зависеть от того, на какие полномочия вы ее выдаете (хотя вы можете ограничиться одной формой — в любых ситуациях использовать образец, приведенный на с. 87):

  • <если>на получение ТМЦ, то доверенность можно оформить по унифицированной форме № М-2утв. Постановлением Госкомстата от 30.10.97 № 71а. Срок ее действия укажите такой, чтобы работнику хватило времени выполнить поручение. Все сделав, подотчетник должен вернуть вам отрезную часть доверенности.
Коды
Форма по ОКУД 0315001
Организация
ООО «Дивно-Мебель»

по ОКПО 47052014

Доверенность 22

Дата выдачи «16» июня 20 16 г.

Доверенность действительна по «30» июня 20 16 г.

ООО «Дивно-Мебель», г. Москва, Ленинский пр., 19
(наименование потребителя и его адрес)
ООО «Дивно-Мебель», г. Москва, Ленинский пр., 19
(наименование плательщика и его адрес)

Счет № 40702810123000001234   в ПАО Сбербанка (наименование банка)

Доверенность выдана  сборщик (должность) Ивахин Дмитрий Сергеевич (фамилия, имя, отчество)

Паспорт: серия 3805123456

Кем выдан ОВД Октябрьского района г. Иркутска

Дата выдачи «07» сентября 20 04 г.

На получение от  ООО «СтройСам» (наименование поставщика)

материальных ценностей по  счету № 133 от 14.06.2016 (наименование, номер и дата документа)

Оборотная сторона:

Номер по порядку Материальные ценности Едини­ца измерения Коли­чество (про­писью)
1 2 3 4
1 Панель МДФ 16 (2800 х 2070), цвет белый Лист 15
2 Фанера 18 (2500 х 1220) облегченная Лист 20
 
 

Подпись лица, получившего доверенность,

удостоверяем

Руководитель
подпись
Сидоров В.П.
расшифровка подписи

М.П.

Главный бухгалтер
подпись
Васильев О.А.
расшифровка подписи
  • <если>подотчетник направляется для выполнения иных поручений (к примеру, внести оплату по договору), то выдайте доверенность на представительство в произвольной форме за подписью руководителяп. 4 ст. 185.1 ГК РФ.

Доверенность

г. Москва

16 июня 2016 г.Укажите дату выдачи доверенности, иначе она будет недействительнап. 1 ст. 186 ГК РФ

ООО «Дивно-Мебель» (ИНН 7710034516) в лице директора Сидорова Валерия Петровича, действующего на основании устава, уполномочивает Ивахина Дмитрия Сергеевича (паспорт 3805 № 123456, выдан ОВД Октябрьского района г. Иркутска 07.09.2004):
внести в ООО «СтройСам» (ИНН 7703021187) оплату за стройматериалы в сумме 40 000 (сорок тысяч) рублей по счету № 133 от 14.06.2016 к договору поставки № 78 от 14.06.2016, получить указанные стойматериалы, подписать связанные с выполнением настоящего поручения первичные бухгалтерские документы.Конкретизируйте полномочия работника по отношению к организации, куда он направляетсяп. 1 ст. 185 ГК РФ

Настоящая доверенность выдана на срок до 30.06.2016Если вы не укажете срок действия доверенности, то она будет сохранять силу в течение годап. 1 ст. 186 ГК РФ

Подпись Ивахина Дмитрия Сергеевича
удостоверяю
Директор ООО «Дивно-Мебель»
В.П. Сидоров

Документы при найме жилья у физлица

На тот случай, когда работник во время командировки снимает жилье у физлица, не являющегося предпринимателем, утвердите в «подотчетной» инструкции образец договора аренды и выдайте подотчетнику рыбу этого документа.

Договор аренды

г. Ульяновск

20 июня 2016 г.

Петров Иван Иванович (паспорт 7305 № 654321, выдан УВД Засвияжского района г. Ульяновска 16.05.2005, адрес: г. Ульяновск, ул. Минаева, д. 20, кв. 32), именуемый в дальнейшем Арендодатель, и Ивахин Дмитрий Сергеевич (паспорт 3804 № 123456, выдан ОВД Октябрьского района г. Иркутска 07.09.2004, адрес: г. Москва, ул. Денисова, д. 53, кв. 16), именуемый в дальнейшем Арендатор, заключили настоящий договор о нижеследующем.Укажите ф. и. о. и паспортные данные сторон. Причем лучше, когда работник действует от своего имени. Так не встает вопрос с удержанием НДФЛ с арендодателя

1. Арендодатель предоставляет Арендатору во временное пользование для проживания однокомнатную квартиру по адресу:
г. Ульяновск, ул. Минаева, д. 22, кв. 143.Договор должен содержать сведения об адресе помещенияп. 3 ст. 607, ст. 608, п. 1 ст. 610, п. 1 ст. 614 ГК РФ

Указанная квартира принадлежит Арендодателю на праве собственностиДоговор должен содержать сведения об основании возникновения полномочий арендодателя (право собственности, доверенность)п. 3 ст. 607, ст. 608, п. 1 ст. 610, п. 1 ст. 614 ГК РФ (правоустанавливающие документы предъявлены Арендатору для ознакомления перед подписанием настоящего договора) и на момент заключения договора не заложена, не арестована и не является предметом исков третьих лиц.

2. Срок аренды: с 12 часов 20.06.2016 до 12 часов 22.06.2016.Договор должен содержать сведения о сроке арендып. 3 ст. 607, ст. 608, п. 1 ст. 610, п. 1 ст. 614 ГК РФ

3. Стоимость за весь срок аренды составляет 3000 (три тысячи) рублейДоговор должен содержать сведения о стоимости арендып. 3 ст. 607, ст. 608, п. 1 ст. 610, п. 1 ст. 614 ГК РФ и уплачивается Арендатором единовременно наличными сразу после подписания настоящего договора и получения ключей от Арендодателя. В подтверждение получения оплаты Арендодатель выдает расписку.

Арендодатель   Арендатор
 
И.И. Петров
 
 
Д.С. Ивахин

Подтверждением принятия арендодателем наличных денег будет служить его расписка. В ней рекомендуем предусмотреть следующееп. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Расписка

Я, Петров Иван Иванович (паспорт 7305 № 654321, выдан УВД Засвияжского района г. Ульяновска 16.05.2005), получил от Ивахина Дмитрия Сергеевича (паспорт 3804 № 123456, выдан ОВД Октябрьского района г. Иркутска 07.09.2004) сумму 3000 (три тысячи) рублей в счет оплаты по договору от 20.06.2016 за аренду квартиры по адресу: г. Ульяновск, ул. Минаева, д. 22, кв. 143.

И.И. Петров

20.06.2016

Документы в случае оплаты покупки чужой картой

Если руководство вашей компании не отказывает подотчетникам в утверждении расходов, оплаченных с чужой банковской карты, то утвердите образец расписки, которую они должны брать в таких случаях с владельца карты (например, подотчетник мог попросить своего друга, который пошел с ним в магазин, оплатить покупку в магазине, потому что забыл свой кошелек дома). Расписка подтвердит, что подотчетник действительно понес расходыПисьма Минфина от 11.10.2012 № 03-03-07/46; ФНС от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876.

Расписка

Я, Ивахина Вера Сергеевна (паспорт 3806 № 123654, выдан ОВД Октябрьского района г. Иркутска 27.10.2006), получила от своего брата Ивахина Дмитрия Сергеевича сумму в размере 5800 (пять тысяч восемьсот) рублей, которые я потратила со своей банковской карты 23.06.2016 в магазине «СтройСам» на покупку для него шуруповерта.

В.С. Ивахина

24.06.2016

***

Конечно, вы можете дополнить инструкцию для подотчетных лиц образцами (формами) и других документов, к примеру:

  • заявки на получение корпоративной банковской карты (если таковая в компании имеется);
  • объяснительной записки на случай несвоевременного возврата остатка подотчетных средств или отсутствия оправдательных документов по потраченным подотчетным суммам;
  • заявки на согласование руководителем дополнительных трат (сверх выданного аванса или на неоговоренные ранее цели).

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Кадры / оплата труда»:

2018 г.

2017 г.

2016 г.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
НУЖНОЕ
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.5%
ноябрь 2018 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

18 781

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.5%

История

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

ОПРОС
Уплачиваете ли вы налог на имущество с движимых ОС?
Нет, в нашем регионе есть льгота
Нет, у нас только ОС из 1 и 2 амортизационных групп
Нет, наши движимые ОС уже самортизированы
Да, у нас в регионе движимое имущество не льготируется
Да, но только по ОС, приобретенным до 2013 года
Да, наши ОС получены от взаимозависимого лица
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Зимний конгресс ТАКСКОМПодписка на ГК
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ