Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 2 марта 2016 г.

Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Нормируем расход автомобильного топлива для легковушек

Если у организации есть автомобиль, но автотранспортной она не является, то для целей налогообложения и бухгалтерского учета израсходованных ГСМ каких-либо ограничительных нормативов нет. Поэтому затраты на ГСМ плательщики налога на прибыль могут списывать исходя из фактического расхода (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12).

Однако многие приходят к тому, что подобные нормативы нужны прежде всего для себя — чтобы понимать, сколько реально тратится бензина на деловые поездки, а что «сгорает» в угоду каким-то иным целям водителей. Да и экономическую обоснованность расходов на топливо при общении с проверяющими проще подтвердить с помощью нормативов.

Мы посмотрим, как установить нормативы расходов на бензин для легковых автомобилей с учетом изменений, внесенных прошлым летом Минтрансом в Методические рекомендации.

Упрощенцы на «доходно-расходной» УСН списывают расходы на приобретенное топливо на день оплаты поставщику независимо от даты его фактического расходования (списания его в производство) (подп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Однако их расходы тоже должны быть экономически обоснованны (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 23.12.2009 № 03-11-09/413). Поэтому и упрощенцам нужно следить за целевой направленностью расходования автомобильного топлива.

Разрабатываем топливные нормы

Сначала лучше определить базовую норму расхода топлива для конкретного автомобиля. А затем в зависимости от условий эксплуатации автомобиля применять те или иные корректирующие/поправочные коэффициенты.

ШАГ 1. Определяем базовую норму

Базовая норма расхода топлива — его расход в условиях, приближенных к идеальным (без пробок и прочих факторов, препятствующих движению).

Для этого есть несколько способов:

  • <или>по минтрансовским нормативам (Методические рекомендации, утв. Распоряжением Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее — Методические рекомендации); Письмо Минфина от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12);
  • <или>исходя из данных о расходе топлива, указанных заводом-изготовителем в технической документации на автомобиль;
  • <или>на основании самостоятельных контрольных замеров. Важно обратить внимание на условия, в которых они проводятся. Чтобы результаты таких замеров показывали именно базовую норму расхода топлива, их надо проводить при хорошей плюсовой погоде, без использования кондиционера или системы климат-контроля, при отсутствии пробок и т. д. Результаты таких замеров должны быть зафиксированы в акте или другом внутреннем документе. Понятно, что подобные замеры и разработки — дело не бухгалтерии. Руководство должно это кому-то поручить.

Чтобы не напрягаться, часто руководство поручает бухгалтерии взять базовую норму из минтрансовских Рекомендаций. Это проще, чем самостоятельно проводить замеры и изыскания.

ШАГ 2. Устанавливаем коэффициенты/надбавки

В этом случае также проще ориентироваться на Рекомендации Минтранса. Если же указанные в них значения повышающих коэффициентов по каким-то причинам не устраивают вашу организацию, можно делать самостоятельные замеры расхода топлива при движении автомобиля в различных условиях.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Использовать данные о среднем расходе топлива из внутреннего компьютера автомобиля невыгодно, потому что подсчитанный машиной расход не всегда соответствует реальному. Зачастую он бывает сильно занижен.

Учтите, что если вы установили нормы расхода топлива и применяемые коэффициенты по минтрансовским Рекомендациям в 2015 г. или ранее, то их можно пересмотреть, поскольку летом 2015 г. Минтранс внес изменения в свои Рекомендации. В частности, увеличились некоторые повышающие коэффициенты, причем существенно.

Мы посмотрим наиболее востребованные коэффициенты:

  • «городской» — зависит от численности населения в населенном пункте. К примеру, при численности свыше 5 млн человек возможно применение коэффициента до 35% включительно (п. 5 Методических рекомендаций), от 1 до 5 млн человек — до 25%;
  • «возрастной» — к примеру, для автомобилей старше 5 лет или с пробегом более 100 тыс. км можно применить коэффициент до 5%;
Достаточно грамотно подобрать повышающие коэффициенты из минтрансовских норм — и вы сможете учесть практически любой расход топлива в пределах разумного

Достаточно грамотно подобрать повышающие коэффициенты из минтрансовских норм — и вы сможете учесть практически любой расход топлива в пределах разумного

  • «зимний» — может составлять от 5 до 20% в зависимости от климатического района (приложение № 2 к Методическим рекомендациям). Так, в Москве и Московской области срок действия зимних надбавок — с 1 ноября по 31 марта (5 месяцев). Предельный зимний коэффициент — 10%;
  • коэффициент для кондиционера — до 7%, такой же коэффициент предусмотрен и при использовании системы «климат-контроль»;
  • чрезвычайные погодные коэффициенты — к примеру, при сильном снегопаде и гололедице можно использовать коэффициент до 35%;
  • коэффициенты за сложность — например, можно применить повышающий коэффициент для поездок с пониженной средней скоростью движения (при перевозке нестандартных, опасных грузов, грузов в стекле и т. п.) в диапазоне: 20—40 км/ч — до 15%, со средней скоростью ниже 20 км/ч — до 35%.

ШАГ 3. Считаем итоговую (рабочую) норму

Для этого надо взять базовую норму и учесть применяемые коэффициенты. Если их несколько, то надо их суммировать:

Рабочая норма расхода топлива

Учтите, что, если базовая норма установлена в организации путем самостоятельных контрольных замеров, применение некоторых повышающих коэффициентов может быть неоправданно. К примеру, применение возрастного коэффициента, если контрольный замер сделан на конкретном автомобиле в том же году, или зимнего коэффициента, если замер расхода топлива был сделан в зимний период.

Документируем утвержденные нормы и коэффициенты

Посмотрим на примере, как организация может установить норматив расхода топлива, если она решила самостоятельно провести базовые контрольные замеры, но использовать корректирующие коэффициенты, рекомендованные Минтрансом (в тех случаях, когда их применение обоснованно). Условия следующие:

  • автомобиль — Lexus RX 300, оснащен кондиционером;
  • пробег — более 110 тыс. км;
  • используется на территории Москвы (численность населения свыше 5 млн человек);
  • замер сделан летом в хорошую погоду, при отключенном кондиционере.

Общество с ограниченной ответственностью «Организация»

Акт установления норматива расхода топлива

г. Москва

11.08.2015

Комиссия в составе:
— председатель комиссии Иванов А.С. — директор ООО «Организация»;
— члены комиссии:
– Петров В.С. — начальник транспортного цеха;
– Сидоров О.И. — водитель

1. Произвела контрольный замер расхода топлива по автомобилю Lexus RX 300, гос. номер Н878КК177, по ровной свободной городской дороге с асфальтовым покрытием, без пробок.

Показатель Значение
Вид топлива Бензин АИ-95
Остаток топлива в баке до выезда 43 л
Средняя скорость движения 55 км/ч
Отрезок пути 50 км
Температура воздуха снаружи 20 °С
Статус работы кондиционера Выключен
Остаток топлива в баке после остановки 35 л
Расход топлива за пройденный путь 8 л
(43 л – 35 л)
Расход топлива на 100 км 16 л
(8 л/50 км х 100 км)

2. На основании проведенного замера утвердила для автомобиля Lexus RX 300 базовую норму расхода топлива — 16 л/100 км.

3. Утвердила применение следующих повышающих коэффициентов из Методических рекомендаций Минтранса:

Работа в городе с населением свыше 5 млн чел. 35%
Работа в зимнее время 10%
Работа при сильном снегопаде и гололедице 35%
Использование кондиционера 7%

При этом устанавливается, что зимний период длится с 1 ноября по 31 марта.

Председатель комиссии
А.С. Иванов
Члены комиссии
В.С. Петров
О.И. Сидоров

Применяем утвержденные нормы в работе

Нормативный расход ГСМ можно посчитать как произведение рабочей нормы расхода топлива и пробега автомобиля:

Нормативный расход топлива

Когда реальный расход не превышает установленный в организации норматив — вопросов нет, бухгалтерия учитывает в расходах стоимость израсходованных литров топлива. Если потрачено незначительно больше, чем рассчитано по нормативу, по решению руководства затраты на израсходованное топливо также могут быть учтены бухгалтерией без каких-либо дополнительных расследований.

Однако если превышение более существенное, имеет смысл разобраться в причинах.

Некоторые организации устанавливают такой порядок: водитель пишет служебную/объяснительную записку с указанием возможных причин перерасхода топлива.

Дальше руководитель определяет, насколько обоснованны указанные водителем причины, и дает распоряжение бухгалтерии о том, в каком размере признать расходы (в полном, в пределах норматива или в каком-то ином размере).

***

Если топливные расходы в вашей организации стабильно не вписываются в утвержденные нормативы, причем у разных водителей, это повод их пересмотреть. Задумайтесь над причинами.

Возможно, вы не применяете повышающие коэффициенты, которые нужно использовать в тех условиях, в которых ваши автомобили реально работают.