Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Журналы Справочники Семинары Календари Тесты
Добавить в «Нужное»
7 читателей оценили статью

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 сентября 2020 г.

Содержание журнала № 18 за 2020 г.
ОСН УСН ЕНВД ЕСХН ПСН
Н.Н. Катаева,
ведущий эксперт
Если работнику в соответствии с его должностью необходимо подписывать документы либо такая потребность появилась у него в связи с исполнением обязанностей отсутствующего коллеги или его замещением, то важно это делать правильно. Иначе из-за ошибок при подписании документов у компании могут возникнуть налоговые и финансовые риски.

Как без ошибок подписать документы за себя и за отсутствующего коллегу

Подпись — важный реквизит документа

Подписание документа — это его заверение собственноручной подписью по установленной форме. Подпись относится к одному из реквизитов документап. 4 ГОСТ Р 7.0.97-2016; п. 57 ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Об организации электронного документооборота можно прочитать:

2020, № 13; 2020, № 4

 

О том, какие требования установлены к оформлению некоторых реквизитов организационно-распорядительных документов, мы писали:

2018, № 19

И если при заключении сделки подпись может потребоваться не всегда (например, договор розничной купли-продажи подтверждается чеком ККТ), то для того, чтобы отразить в учете хозяйственную операцию, без подписи в подтверждающем документе никак не обойтисьп. 7 ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

С учетом современных реалий допускается подписывать документ не только собственноручно, но и с помощью электронного аналогапп. 58, 59 ГОСТ Р 7.0.8-2013.

При подписании документа требуется проставление не только непосредственно самой подписи, но дополнительно еще и данных, которые позволят идентифицировать подписавшее документ лицо. Ведь если подпись проставлена неуполномоченным лицом, то сделка может быть признана спорной или недействительной, что, в свою очередь, может повлечь финансовые и налоговые последствия.

Справка

Электронная подпись — это информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документп. 59 ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Как следует оформлять подписание документов

Подпись включает наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию)п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Например, это выглядит так.

Генеральный директор
 
И.А. Смирнов

Если документ оформлен не на бланке организации, то в наименовании должности надо указать название организации, например, таким образом.

Генеральный директор ООО «Партнер»
 
П.О. Удальцов

При подписании документа несколькими разными по положению должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в соответствии с иерархией занимаемых должностей.

Генеральный директор
 
В.М. Федоров
Главный бухгалтер
 
Т.Л. Акулова

Если документ подписывается несколькими лицами равных должностей, их подписи располагаются на одном уровнеп. 4.22 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016, разработанных ВНИИДАД.

Коммерческий директор   Финансовый директор
 
С.А. Соколов
 
 
Л.П. Афанасьева

При подписании документов комиссией (например, при проведении инвентаризации имущества и обязательств организации) важным является указание в подписи статуса лица в комиссии с учетом иерархии.

Председатель комиссии инженер
 
А.Н. Фролов
Члены комиссии менеджер
 
Д.Н. Поликарпов
  бухгалтер
 
В.В. Савельева

Если документ был сформирован в электронном виде и подписывался электронной подписью, то для его хранения на распечатанном или сканированном экземпляре на месте собственноручной подписи нужно проставить отметку об электронной подписип. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Например, в таком виде.

 

Генеральный директор
ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ
Сертификат _________
Владелец Токмаков Николай Николаевич
Действителен с 01.08.2020 по 01.08.2025
Н.Н. Токмаков

Как подписать документ за отсутствующего коллегу

Если работник, на которого в соответствии с должностными обязанностями возложено подписание документов, уехал в отпуск, в командировку или находится на больничном, то документы придется подписывать лицу, исполняющему его обязанности, или его заместителю.

Прежде всего, нужно позаботиться о документальном оформлении отсутствия работника. Это может быть приказ о том, что он уходит в отпуск, о направлении его в служебную командировку, больничный лист и пр.

С временно исполняющим обязанности работником нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ о временном исполнении обязанностей. В соглашении определите, какие обязанности на него возлагаются и на какой срокстатьи 60.2, 151 ТК РФ. Не забудьте предусмотреть доплату за замещение и определить ее размер. В приказе укажите, какие документы должен подписвать работник вместо отсутствующего коллеги. Например, это можно оформить так.

...уполномочить Павлову С.М. подписывать за главного бухгалтера кадровые, кассовые, первичные документы и счета-фактуры.

Если работник будет исполнять обязанности временно отсутствующего руководителя организации, то потребуется оформить еще и доверенность на представление юрлица перед госорганами, другими юрлицами и физлицамипп. 1, 3 ст. 29 НК РФ; п. 1 ст. 182 ГК РФ.

При подписании документов лицом, исполняющим обязанности отсутствующего коллеги, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказомп. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Например, подпись в документе будет выглядеть таким образом.

И. о. главного бухгалтера
 
С.М. Павлова

или

Исполняющий обязанности главного бухгалтера
 
С.М. Павлова

Внизу допишите, на каком основании документ вместо одного работника подписывает другой. Например, такое право установлено должностной инструкцией, в трудовом договоре или в приказе о совмещении должностей на время отсутствия.

И. о. главного бухгалтера
 
С.М. Павлова

Приказ от 24.08.2020 № 117-ЛС

Если в документе уже стоит наименование должности и расшифровка фамилии отсутствующего работника, за которого документ будет подписывать другой работник по доверенности, по приказу или в соответствии с его должностной инструкцией, внести исправления в наименование должности и фамилию нужно от руки или с использованием соответствующего штампа. При этом нельзя ставить косую черту и писать «за» перед наименованием должности лица в подписип. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Генеральный директор
 
 
И.А. Смирнов

Коммерческий директор
 
С.А. Соколов

Должностная инструкция от 14.05.2018

* * *

ГОСТ Р 7.0.97-2016, как и другие документы национальной системы стандартизации, применяется на добровольной основеп. 1 ст. 26 Закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ. Однако даже если вы решили его не применять, то основных требований к правилам подписания документов, которые он устанавливает, лучше придерживаться. Это поможет упростить взаимодействие и не доведет дело до спорных ситуаций с контрагентами и госорганами.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2022 г.

2021 г.

2020 г.

ПОЛЕЗНОЕ
АКТУАЛЬНОЕ
КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
ИНДЕКСЫ
Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.96%
январь 2022 г.
Москва МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

21 371

Примечание

Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

8.5%
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
РеспектЮ-Софт
ОПРОС
Какие формы общения с ИФНС были в вашей работе?

Вы можете выбрать до 6 вариантов ответа

Выездные проверки
Часто требуют пояснения по декларациям, но обходится без доначислений
Доначисления по камералкам
Запрашивали документы по встречке
Запрашивали документы по конкретной сделке
Директора вызывали на допрос в ИФНС
Никаких
ИНФОРМАЦИЯ ПАРТНЕРОВ
Информации в данный момент нет
Нужное
Содержание