«Путешествия» по службе: решаем командировочные вопросы | Журнал «Главная книга» | № 20 за 2011 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 октября 2011 г.

Содержание журнала № 20 за 2011 г.
На вопросы отвечала Н.Г. Бугаева, экономист

«Путешествия» по службе: решаем командировочные вопросы

Кто-то направляет сотрудников в командировки чаще, кто-то — реже. Кто-то — на дальние расстояния, а кто-то — в соседние города. Независимо от этого бухгалтеры сталкиваются с проблемами, связанными с оформлением командировочных документов и учетом командировочных расходов. Поток вопросов по этой теме от наших читателей не иссякает, поэтому мы снова к ней возвращаемся.

Аванс для нескольких работников можно выдать одному ответственному

А.Н. Сизонова, г. Великий Новгород

Директор и его заместитель поехали в командировку. Аванс на обоих работников получил директор. Он же потом заполнил авансовый отчет. К нему он приложил оправдательные документы по всем расходам (билеты, гостиничный счет и т. д.) как за себя, так и за своего заместителя. Имел ли право директор отчитываться за другое лицо? Надо ли каждому командированному составлять отдельный авансовый отчет?

: Выдача командированному директору аванса на оплату проезда и гостиницы и для него самого, и для его заместителя ничем не запрещена. Только авансовый отчетформа № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 в таком случае должен быть оформлен от имени директора, и в нем он отчитается по своим расходам, даже если платил за двоих. Проверьте, чтобы все документы на оплату были оформлены именно на директора. Ведь подотчетное лицо не может передавать другому работнику полученный авансп. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40. И если директор поделится со своим заместителем частью авансовых денег, тот их потратит и это будет зафиксировано в каких-либо платежных документах, оформить это надо будет следующим образом. Вы должны будете возместить «на бумаге» расходы заместителюст. 168 ТК РФ; п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение). При этом ему тоже нужно будет составить авансовый отчет, несмотря на то что аванс ему не выдавалсяст. 168 ТК РФ; п. 26 Положения; Письмо Минфина России от 19.11.2009 № 03-03-06/1/764. А у директора покажите часть аванса, которую он должен будет вернуть организации.

Добровольное страхование работника «в дороге» в расходах не учесть

М.С. Бологова, г. Омск

Некоторые наши работники по возвращении из командировки прикладывают к авансовым отчетам билеты и полисы добровольного страхования пассажира от несчастного случая. Если мы возместим стоимость страховок работникам, можно ли учесть эти расходы при исчислении налога на прибыль? Надо ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы в ПФР и ФСС при возмещении расходов на такую страховку?

: В целях налогообложения прибыли эти расходы безопаснее не учитывать. В отличие от расходов на обязательное страхование расходы на добровольное страхование пассажиров не относятся к расходам на проездп. 12 Положения, поэтому как командировочные расходы их учесть нельзяподп. 12 п. 1 ст. 264, п. 6 ст. 270 НК РФ. В таком же ключе несколько лет назад высказался и Минфин, отметив, что добровольное страхование пассажиров, оформленное отдельным от билета документом — страховым полисом, нельзя учесть в расходах по налогу на прибыльПисьмо Минфина России от 10.05.2006 № 03-03-04/2/138.

Судебная практика по этому вопросу противоречива. Уральский ФАС однажды пришел к выводу, что расходы на такое страхование нельзя учесть в целях налогообложения прибылиПостановление ФАС УО от 30.01.2008 № Ф09-57/08-С3. В другом деле суд решил, что такие расходы можно было бы учесть в «прибыльных» как расходы на оплату труда, но только если бы страхователем был работодатель, а не работник (именно организация должна приобрести билеты и полисы добровольного страхования, то есть должна быть указана в качестве плательщика)Постановление Семнадцатого ААС от 31.10.2007 № 17АП-7393/07-АК.

А в Москве суд один раз вынес противоположное решение: взносы на добровольное страхование пассажира (работника) могут быть учтены как расходы на оплату трудап. 16 ст. 255 НК РФ; Постановление ФАС МО от 29.03.2010 № КА-А40/2482-10.

С просьбой разъяснить ситуацию мы обратились к специалистам Минфина.

Из авторитетных источников

БАХВАЛОВА Александра Сергеевна
БАХВАЛОВА Александра Сергеевна
Главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Если командировки были по территории России, то расходы на такой вид страхования для целей налогообложения прибыли учесть не получится. Поскольку в расходах на командировки, предусмотренных ст. 264 НК РФ, они не поименованыподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Если же речь идет о заграничных командировках работников, то единственный вариант, когда добровольное страхование пассажиров может быть включено в расходы по налогу на прибыль, — это если такое страхование необходимо для получения визы в страну, куда организация направляет работникап. 23 Положения. Но мне такие случаи неизвестны.

Приятно, что с этой компенсации не нужно удерживать НДФЛ. Ведь суммы страховых взносов, уплаченных работодателем по договорам добровольного личного страхования за работника, в налоговую базу по НДФЛ не включаютсяп. 3 ст. 213 НК РФ; п. 1 ст. 934 ГК РФ. Такого мнения суды придерживались всегдаДополнительное постановление ФАС СЗО от 26.05.2011 № А56-36252/2010; Постановления ФАС МО от 24.12.2009 № КА-А40/13953-09; ФАС ПО от 24.01.2008 № А65-28694/2006. А теперь с этим не спорит и Минфинп. 1 Письма Минфина России от 17.12.2010 № 03-04-06/6-311.

Начислять на сумму компенсации страховые взносы во внебюджетные фонды, на наш взгляд, тоже не надо. Страхование пассажиров от несчастных случаев — добровольное личное страхование. А суммы в рамках такого страхования не облагаются взносамиподп. 2 п. 1 ст. 4 Закона РФ от 27.11.92 № 4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации»; ч. 1 ст. 7, п. 5 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах...» (далее — Закон № 212-ФЗ). Но отметим, что разъяснений внебюджетных фондов конкретно по рассматриваемому виду страхования нет.

Если же вам кажется, что учет такой страховки может создать для вас слишком много проблем, просто не возмещайте работникам ее стоимость.

На группу можно оформить общее командировочное удостоверение и общее служебное задание

Е.Р. Глухова, г. Кемерово

Мы часто направляем в командировки нескольких работников в одно место для выполнения одного общего задания. Срок командировки у них, как правило, одинаковый. Можно ли в таких ситуациях заполнять одно служебное задание и одно командировочное удостоверение на всех? Надо ли прикладывать к авансовому отчету каждого из них путевой лист, если все они поехали в командировку на одном автомобиле, принадлежащем нашей организации?

: В Положении об особенностях направления работников в служебные командировки ничего не сказано о возможности оформления «общих» документов на несколько человек сразупп. 6, 7 Положения. Однако и запретов по этому поводу нет. В вашей ситуации сначала стоит оформить приказ о направлении в командировку группы работников, по тратам которых будет отчитываться один из них — ответственный. На него же можно возложить обязанность по оформлению общих командировочных документов.

Утвержденная форма служебного заданияформа № Т-10а, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 может быть заполнена только на одного человека. Но ничто не мешает вам добавить в нее нужные графы и строки так, чтобы в ней можно было указать сведения обо всех командируемыхПорядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. Постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20. А ваш ответственный по возвращении заполнит общий отчет о выполнении служебного задания.

Командировочное удостоверение (форма № Т-10)форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 необходимо для подтверждения срока пребывания в командировкеп. 7 Положения, п. 19 Положения. Но только одного работника, а вам нужно проконтролировать всех. Поэтому если вы оформляете одно удостоверение на нескольких работников, то его лучше дополнить, в частности, отметкой о количестве прибывших и выбывших. Ведь кто-то может и не доехать до пункта назначения, например, если заболеет. К тому же вы можете кого-то отозвать из командировки раньше, чем запланировано, или, наоборот, продлить срок командировки. Проследит за проставлением отметок в командировочном удостоверении опять же ответственный группы.

Изменения и дополнения форм должны быть утверждены приказом (распоряжением) руководителя. Можно оформить эти модифицированные формы как приложение к учетной политикеп. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н.

Что касается путевого листаформа № 3, утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78; Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152; Письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, то он нужен для учета работы транспорта и начисления зарплаты водителю, а не для подтверждения расходов на проезд. Поэтому к авансовому отчету его прикладывать не надо. А чтобы у проверяющих не возникло вопросов, были ли вообще ваши работники в командировке, если нет расходов на проезд, можно прямо в приказе о направлении работников в командировку указать, что поедут они туда на автомобиле, принадлежащем организации, такой-то марки и с таким-то номером.

Расходы на жилье без подтверждающих документов не учтешь

Н.П. Граур, г. Новокузнецк

В командировке работник снимал квартиру. «Расходных» документов нет. В нашем внутреннем положении о командировках записано: если работник не представляет документы по найму жилья, расходы ему возмещаются исходя из 100 руб. в сутки. Можно ли учесть эти суммы при расчете налога на прибыль? Как быть с НДФЛ и взносами?

: Чтобы учесть расходы по найму жилья в командировке при расчете налога на прибыль, обязательно нужны документы, подтверждающие эти расходыподп. 12 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ. Пусть даже это будут документы, которые только косвенно подтвердят, что сотрудник потратился на наем жилья. В вашей ситуации работник мог представить вам хотя бы расписку от собственника квартиры с указанием в ней суммы, которую он получил от вашего работника.

Вместе с тем, несмотря на однозначное требование НК, как минимум дважды суды приходили к выводу о том, что возмещенные расходы на жилье в пределах установленных локальным актом организации норм все же могут быть учтены в «прибыльных» расходахподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Постановления Тринадцатого ААС от 13.05.2008 № А56-37640/2007; Четырнадцатого ААС от 02.06.2008 № А05-4612/2007. Но, как вы понимаете, это мнение судов. И если вы будете учитывать в расходах не подтвержденные документами затраты работников на жилье, то свою позицию вам тоже, вероятно, придется доказывать в суде.

Такое возмещение приносит работнику скромный доход, который, кстати, НДФЛ не облагается. Но опять же в пределах норм, установленных вашим локальным актом, которые не могут превышать 700 руб. в сутки при командировках по территории России и 2500 руб. при загранкомандировкахп. 3 ст. 217 НК РФ.

А вот страховые взносы на такую выплату безопаснее начислитьч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; Письмо Минздравсоцразвития России от 11.11.2010 № 3416-19. Хотя ранее Минздравсоцразвития высказывало противоположную точку зренияПисьмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19.

Для возмещения расходов на проезд подойдут и косвенные доказательства

И.К. Гронская, г. Миасс

Наш работник вернулся из командировки без обратного билета, сказал, что не может его найти. Должны ли мы теперь возмещать ему расходы на обратный проезд, и если да, то как?

НЕ ПРОПУСТИТЕ
Коронавирус: как оформлять и оплачивать нерабочую неделю
ПОЛЕЗНОЕ
Свежий номер журнала Главная книга
ОПРОС
Есть ли в вашей организации работники, получившие больничный в связи с коронавирусом?
Да, подтвердился такой диагноз
Да, но они не болеют, а на карантине из-за посещения неблагополучных стран
У нас таких работников нет
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.42%
январь 2020 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

20 195

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

6%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГККонкурс
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
Информации о мероприятиях в данный момент нет