Приглашаем контрагентов на переговоры и оплачиваем их расходы: что с налогами | Журнал «Главная книга» | № 13 за 2013 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 21 июня 2013 г.

Содержание журнала № 13 за 2013 г.
Е.А. Шаронова, экономист

Приглашаем контрагентов на переговоры и оплачиваем их расходы: что с налогами

Иногда организации приглашают на официальную встречу деловых партнеров из других городов. И берут на себя все расходы по приему гостей. Например, оплачивают приглашенным на выставку или переговоры лицам проезд, проживание в гостинице и питание за весь период пребывания (если оно не входит в стоимость номера гостиницы). И тогда возникают вопросы:

  • можно ли эти расходы учесть при исчислении налога на прибыль;
  • можно ли принять к вычету НДС, относящийся к этим расходам;
  • надо ли со стоимости проезда, проживания и питания платить «зарплатные» налоги.

Сразу скажем, что страховые взносы в ПФР, ФСС, ФФОМС со стоимости проезда, проживания и питания начислять не нужно. Ведь в рассматриваемой ситуации организация оплатила расходы физлиц, с которыми она никакие договоры не заключала — ни трудовые, ни гражданско-правовые на выполнение работ либо оказание услуг. То есть объект обложения взносами вообще не возникаетч. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ.

А вот про остальные налоги поговорим подробнее.

ПУТЬ 1. Безопасный и накладный

В «прибыльных» расходах стоимость проезда, питания и проживания представителей контрагентов не учитываем. На первый взгляд может показаться, что все вышеперечисленные расходы — представительские. Ведь организация пригласила своих контрагентов не просто так, а с целью проведения переговоровподп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Однако, по мнению Минфина и налоговиков, расходы на проезд, проживание и питание деловых партнеров нельзя учесть в расходах при исчислении налога на прибыль. Объясняют они это такПисьма Минфина от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, от 17.09.2012 № 03-03-06/2/107, от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235; ФНС от 18.04.2007 № 04-1-02/306@; УФНС по г. Москве от 12.04.2007 № 20-12/034115:

  • в составе представительских можно учесть только расходы на доставку деловых партнеров к месту проведения мероприятия и обратно. А не стоимость их авиа- и железнодорожных билетов и не стоимость доставки от вокзала или аэропорта до гостиницы;
  • как представительские расходы можно учесть только стоимость питания во время официального приема (завтрака, обеда, ужина) с деловыми партнерами, участвующими в переговорах в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества. А вовсе не расходы на питание в течение всего периода пребывания представителей контрагентов;
  • перечень представительских расходов закрытый, и расходы на проезд, проживание и питание деловых партнеров там не поименованы.

Входной НДС, относящийся к стоимости проезда, питания и проживания представителей контрагентов, к вычету не принимаем. Ведь предъявить НДС к вычету можно только по тем представительским расходам, которые учитываются при исчислении налога на прибыльп. 7 ст. 171 НК РФ. А у нас, исходя из позиции контролирующих органов, это условие не выполняется.

НДФЛ с оплаченной стоимости проезда, питания и проживания исчисляем. По мнению ФНС, физлица в рассматриваемом случае получили доходы в натуральной формеп. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ. А организация признается налоговым агентом и обязана исчислить с этих доходов НДФЛп. 2 ст. 226 НК РФ; Письмо ФНС от 18.04.2007 № 04-1-02/306@.

Кстати, Минфин тоже считает, что если организация для участия в различных мероприятиях, конференциях, форумах приглашает граждан и оплачивает им проезд и проживание, то у этих людей возникает натуральный доход, облагаемый НДФЛ. И организация в данном случае — налоговый агент, как говорится, со всеми вытекающими последствиямиПисьма Минфина от 04.03.2013 № 03-04-06/6415, от 05.03.2013 № 03-04-06/6469, от 30.08.2012 № 03-04-06/9-263.

Поскольку денежных выплат от вашей организации физлица не получают и, скорее всего, до конца года так и не получат, то у вас нет возможности удержать НДФЛ из их доходап. 4 ст. 226 НК РФ. Поэтому по окончании года вы должнып. 5 ст. 226 НК РФ; Письмо ФНС от 02.12.2010 № ШС-37-3/16768@:

  • составить справки 2-НДФЛ по каждому лицу, которому оплачивались расходы, указав в них сумму дохода, а также сумму исчисленного, но неудержанного НДФЛ. В этих справках в поле «признак» надо указать цифру 2, что и будет свидетельствовать о том, что НДФЛ вы удержать не можетеп. 2 Приказа ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@; разд. II Рекомендаций, утв. этим Приказом;
  • представить эти справки в свою ИФНС не позднее 31 января;
  • в тот же срок направить такие же справки физлицам — получателям дохода.

В то же время сам Минфин говорит, что если вы оформите оплату вышеперечисленных расходов как подарок каждому представителю контрагента, то в этом случае доход, не превышающий 4000 руб. в год, можно будет не облагать НДФЛ (и справки 2-НДФЛ не составлять)Письма Минфина от 08.05.2013 № 03-04-06/16327, от 22.04.2013 № 03-04-06/13731. Для этого придется с каждым представителем контрагента заключить договор дарения. А если стоимость подарка (сумма расходов) больше 4000 руб., то НДФЛ исчислить все же придется, правда, только с суммы, превышающей 4000 руб.п. 28 ст. 217 НК РФ Имейте в виду, что в этом случае в справке 2-НДФЛ вы указываете как полученный доход всю стоимость проезда, проживания и питания (код дохода 2720приложение № 3 к Приказу ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@), а также вычет в размере 4000 руб. (код вычета 501приложение № 4 к Приказу ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@). В результате налоговой базой будет только разница. В этом случае экономия на НДФЛ будет всего лишь 520 руб. (4000 руб. х 13%). Так что решайте сами, будете вы заморачиваться и заключать договоры дарения или нет. К тому же есть вероятность, что не все представители контрагентов согласятся эти договоры подписывать.

ВЫВОД

Понятно, что путь 1 невыгоден организации, поскольку появляются не учитываемые при налогообложении расходы. Да и вашим деловым партнерам однозначно не понравится появление у них облагаемого НДФЛ дохода и перспектива подачи в инспекцию декларации 3-НДФЛ и уплаты налога.

Поэтому, если вы готовы к спору с налоговиками, для вас есть другой путь.

ПУТЬ 2. Спорный, но выгодный

В этом случае ваша главная задача — доказать, что все эти расходы произведены исключительно в ваших интересах. Однако сразу предупреждаем, что отстоять расходы путем написания возражений на акт проверки у начальника инспекции или в вышестоящем налоговом органе вряд ли удастся. Скорее всего, вам все-таки придется идти в суд.

Чтобы полностью учесть расходы при исчислении налога на прибыль и принять к вычету входной НДС по ним, не надо утверждать, что это ваши представительские расходы. Настаивайте, что это прочие обоснованные расходы, учитываемые в соответствии с подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Вы можете заявить, что налоговый орган не вправе оценивать ваши затраты на проведение деловых встреч с точки зрения экономической эффективности и целесообразности. А поскольку эти мероприятия проводились для удержания имеющихся и привлечения потенциальных клиентов, то услуги по их проведению (включая проезд, проживание и питание приглашенных лиц других организаций) правомерно отнесены к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Возможно, суд вас и поддержитОпределение КС от 04.06.2007 № 320-О; Постановления ФАС МО от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11; ФАС СЗО от 23.09.2008 № А56-33426/2007; 9 ААС от 25.02.2011 № 09АП-504/2011-АК.

Разумеется, для вычета входного НДС должны выполняться и другие условия — вы приобретаете услуги для облагаемых НДС операций, эти услуги приняты к учету и имеются счета-фактуры или бланки (документы) строгой отчетности, в которых выделена сумма НДСпп. 2, 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ.

Теперь что касается НДФЛ. Налог с оплаченной стоимости проезда, питания и проживания начислять не нужно, поскольку эти расходы произведены в интересах вашей организации. А по НК доход у приглашенных физлиц возникает только в том случае, если организация оплачивает их расходы исключительно в их интересахподп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ. Если ваши инспекторы будут упорствовать, то скажите им, что даже ФНС согласна, что оплата таких услуг не приводит к образованию дохода в натуральной форме у физлиц, если эти расходы производятся в интересах пригласившей их организацииПисьмо ФНС от 25.03.2011 № КЕ-3-3/926.

Кроме того, можно использовать еще и такой аргумент: проезд, проживание и питание каждого представителя контрагента связаны с выполнением каждым из них служебного задания своего работодателя. То есть опять-таки все расходы производятся не в интересах работника. Просто оплачивает эти расходы не отправляющая сторона, а принимающая. А появление дохода у физлица не должно ставиться в зависимость от того, кто из партнеров оплатил расходы.

Документальное оформление. Разумеется, для учета упомянутых расходов в целях налогообложения нужно иметь подтверждающие документы. Прежде всего, запаситесь письмами (приглашениями) в адрес ваших контрагентов о том, что все расходы по проезду, проживанию и питанию их представителей вы берете на себя. Конечно же, в приглашениях должны быть указаны дата, место проведения встречи (ваш город) и цель ее проведения (например, посещение выставки образцов продукции и заключение договоров). Несмотря на то что эти расходы вы будете учитывать как прочие, нужны еще такие же документы, как при подтверждении представительских расходов. Ведь деловые партнеры прибыли именно в представительских целях. Так что вам лучше еще иметьподп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26, от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807; УФНС по г. Москве от 12.04.2007 № 20-12/034115:

  • приказ (распоряжение) руководителя компании об организации встречи, к примеру о посещении выставки;
  • предварительный план встречи, где будут указаны общее количество участников (и ваших, и контрагентов) и должности каждого участника;
  • смета расходов;
  • первичные документы, подтверждающие приобретение и стоимость услуг (накладные, акты, счета-фактуры, счета (БСО, чеки) из гостиницы за проживание, авиа- и железнодорожные билеты, счета (чеки ККТ) из ресторана (кафе) за питание, товарные чеки, другие платежные документы);
  • отчет о проведенной встрече и фактических расходах по проведенным мероприятиям;
  • авансовый отчет вашего работника, ответственного за встречу.

Совокупность всех этих документов и будет подтверждать, что расходы обоснованны и произведены с целью развития бизнеса и получения прибыли в будущемп. 1 ст. 252 НК РФ.

***

Имейте в виду, что даже если в рамках представительского мероприятия вы приобретали для своих деловых партнеров билеты в театр, музей, на концерт, экскурсию и т. п., то их стоимость однозначно в «прибыльных» расходах учесть нельзя. Ведь расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний к представительским расходам не относятсяп. 2 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796. А вот стоимость приобретенных для представительских мероприятий горячительных напитков вполне можно учесть в расходахПисьмо Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Расходы»:

2019 г.

2018 г.

2017 г.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
КОРОНАВИРУС
ПОЛЕЗНОЕ
Свежий номер журнала Главная книга
ОПРОС
Удалось ли вам получить «коронавирусную» субсидию 12130 руб.?
Да, без проблем
Да, но сначала придрались к некорректным данным расчетного счета
Да, но пришлось открывать расчетный счет
Нет, потому что есть задолженность больше 3000 руб.
Нет, так как пострадавший вид деятельности в ЕГРЮЛ/ЕГРИП указан как дополнительный
Нет, поскольку пострадавший вид деятельности не указан в ЕГРЮЛ/ЕГРИП
Нет, потому что мы не попали в список пострадавших отраслей
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.33%
март 2020 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

20 195

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

4.5%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Демодоступ_КоронавирусКонгресс_Такском
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
08.07.2020

Онлайн деловой конгресс Такском для бухгалтеров и руководителей, компания Такском - журнал ФНС России «Налоговая политика и практика»