Работники ездят по служебным делам на своем авто: каким договором это оформить | Журнал «Главная книга» | № 15 за 2013 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 19 июля 2013 г.

Содержание журнала № 15 за 2013 г.
Н.А. Мацепуро, юрист

Работники ездят по служебным делам на своем авто: каким договором это оформить

У компаний не всегда есть деньги на покупку автомобиля. Или же средств хватает, но на постоянной основе автомобиль им ни к чему. Поэтому в таких случаях организации часто договариваются с работниками, что те за дополнительную оплату будут ездить по служебным делам на своем автомобиле. Давайте вспомним наиболее распространенные способы оформления отношений с работниками по использованию их автомобилей для служебных целей и рассмотрим их плюсы и минусы.

Основные виды «автодоговоров»

Чаще всего с работниками при использовании их автомобилей для служебных нужд заключаются следующие договоры.

Характеристики договоров Вид договора на предоставление автомобиля в пользование
Договор аренды без экипажа статьи 642, 643 ГК РФ* Договор безвозмездного пользованияп. 1 ст. 689 ГК РФ Соглашение о компенсации за использование автомобиля в служебных целяхст. 188 ТК РФ
Статус работника-автовладельца Собственник автомобиля или доверенное лицо собственникаст. 608, п. 1 ст. 690 ГК РФ Только собственник автомобиля, поскольку компенсация полагается за использование личного имуществаст. 188 ТК РФ
Работник будет являться собственником и тогда, когда автомобиль зарегистрирован на имя его супруга и является их совместной собственностьюп. 1 ст. 256 ГК РФ; п. 1 ст. 34 Семейного кодекса РФ
Что можно платить работнику по договору Компенсационные выплатыст. 188 ТК РФ:
  • за использование и износ авто;
  • возмещение расходов, связанных со служебным использованием автомобиля (на ГСМ и иные расходные материалы и др.).
Эта компенсация может в целом устанавливаться в фиксированной сумме, а может полностью или частично зависеть от каких-либо переменных величин (возмещаемых расходов, «служебного» пробега)
Возмещение (оплата за работника) расходов:
Документы, необходимые помимо договора
  • акт приема-передачи автомобиля
  • расчеты компенсации, если она установлена не в твердой сумме
  • копия свидетельства о регистрации автомобиля;
  • копия доверенности, если работник — не собственник машины

* Заключать договор аренды с экипажем надобности нет. Ведь работник ездит на машине, исполняя свои трудовые обязанности, и получает за это зарплату.

Не думайте, что если по договору безвозмездного пользования не нужно платить непосредственно за само использование автомобиля, то никаких расходов у вас вообще не будет.

Вам придется отразить доход в сумме рыночной стоимости пользования автомобилем и уплатить с этой суммы в зависимости от применяемого режима налог на прибыль или налог при УСНОп. 8 ст. 250, п. 1 ст. 346.15 НК РФ; п. 2 Информационного письма Президиума ВАС от 22.12.2005 № 98. Причем даже когда автомобиль в пользование передает работник как участник компанииподп. 3.4, 11 п. 1 ст. 251 НК РФ; Письмо Минфина от 05.12.2012 № 03-03-10/128. А потому вам нужно будет запастись документами, подтверждающими такую рыночную стоимость пользования (например, составленной на основе анализа интернет-объявлений бухгалтерской справкой о средней стоимости аренды таких же автомобилей с приложением распечаток этих объявлений).

Претензий у налоговых инспекторов быть не должно, так как с 2012 г. проверять «рыночность» цен в таких случаях налоговики не вправе.

Налоговый учет расходов и выплат по «автодоговорам»

А теперь посмотрим, какие расходы для целей налогообложения влечет каждый из рассмотренных договоров для работников и организаций.

Сразу скажем, что страховые взносы с выплачиваемых работникам по таким договорам сумм не исчисляютсяч. 3 ст. 7, подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; Письмо Минздравсоцразвития от 26.05.2010 № 1343-19.

Расходы организации Налоговый учет Обложение НДФЛ
ОСНО УСНО
Арендная плата по договору аренды Учитываетсяподп. 10 п. 1 ст. 264, подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо УФНС по г. Москве от 17.08.2012 № 16-15/076207@ Облагаетсяподп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ. Налог удерживает организацияпп. 1, 2 ст. 226 НК РФ
Расходы, связанные с использованием автомобиля по договору аренды и безвозмездного пользования На содержание и эксплуатацию Учитываютсяп. 1 ст. 254, подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 5, 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ Не облагаютсяст. 41, п. 3 ст. 217 НК РФ; Письма Минфина от 11.04.2013 № 03-04-06/11996 (п. 2), от 27.06.2013 № 03-04-05/24421. Но есть исключение.
Так, надо облагать НДФЛ суммы возмещения работнику (оплаты за него) расходов, которые он несет как автовладелец, независимо от использования автомобиля для нужд организации, в частностист. 210 ГК РФ; ст. 41, п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ; Письма Минфина от 16.05.2013 № 03-03-06/1/17011, от 07.09.2012 № 03-04-06/8-272:
  • на ОСАГО и КАСКО;
  • обязательный техосмотр;
  • уплату транспортного налога
На ремонт Учитываютсяподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 13.12.2010 № 03-03-06/1/773 Не учитываютсяподп. 3 п. 1, п. 4 ст. 346.16 НК РФ; Письмо УФНС по г. Москве от 09.02.2007 № 18-11/3/11896@
На страхование автогражданской ответственности (ОСАГО) Учитываютсяп. 2 ст. 263, подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ
На добровольное страхование (КАСКО) Учитываютсяподп. 1, 3 п. 1 ст. 263 НК РФ Не учитываются
Выплаты по соглашению о компенсации за использование автомобиля в служебных целях Компенсация за использование и износ автомобиля По легковым автомобилям учитывается в пределах нормподп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; п. 1 Постановления Правительства от 08.02.2002 № 92:
  • при объеме двигателя до 2000 куб. см включительно — по норме 1200 руб. в месяц;
  • при объеме двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц
По грузовым автомобилям учитывается в полной суммеподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150 По грузовым автомобилям не учитывается
Возмещение расходов, связанных со служебным использованием автомобиля По легковым автомобилям не учитываетсяРешение ВАС от 14.09.2009 № ВАС-10278/09; Письма Минфина от 11.04.2013 № 03-04-06/11996 (п. 1); УФНС по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@. А по грузовым — учитываетсяподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ Ни по легковым, ни по грузовым автомобилям не учитывается

***

Любому бухгалтеру, конечно, хотелось бы, чтобы было как можно меньше бумаг и был проще учет. Если же будут возмещаемые работнику расходы, то придется доказывать их обоснованность (в частности, оформлять путевые листы, собирать чеки, накладные и иные первичные документы). Поэтому самый удобный вариант для всех — это договор аренды, в котором установлена такая сумма арендной платы, которая покрывает и услуги по использованию автомобиля, и расходы на его содержание. А какой вариант самый выгодный с экономической точки зрения, покажут лишь расчеты в каждой конкретной ситуации.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Автомобиль»:

2018 г.

2017 г.

2016 г.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
НУЖНОЕ
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.23%
октябрь 2018 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

18 781

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.5%

История

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

ОПРОС
Уплачиваете ли вы налог на имущество с движимых ОС?
Нет, в нашем регионе есть льгота
Нет, у нас только ОС из 1 и 2 амортизационных групп
Нет, наши движимые ОС уже самортизированы
Да, у нас в регионе движимое имущество не льготируется
Да, но только по ОС, приобретенным до 2013 года
Да, наши ОС получены от взаимозависимого лица
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Зимний конгресс ТАКСКОМПодписка на ГК
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ