Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 2 августа 2013 г.
Содержание журнала № 16 за 2013 г.Когда отпускной график бессилен
При составлении графика отпусков в декабре у вас вряд ли получилось представить реальную картину отпусков на весь следующий год со стопроцентной точностью. Ведь иногда работники имеют право уходить в отпуск, когда им удобно. А вы обязаны отпускать и
Мы собрали ответы на часто возникающие у наших читателей вопросы в связи с незапланированными отпусками.
Донорство — в командировке, а отдых — дома
Работник во время служебной командировки в другом городе стал донором крови. Руководство он об этом не предупреждал, а теперь хочет, чтобы ему дали 2 дополнительных дня к отпуску. Разве мы должны увеличивать ему отпуск, да еще сдвигать его в графике, раз он заранее не уведомил нас о своих «донорских» намерениях?
: Должны. Законодательством не предусмотрено, что работник обяза
- <или>сообщить работодателю о намерении сдать кровь;
- <или>получить согласие работодателя на сдачу крови в конкретный день.
В общем случае вы обязаны освободить сотрудника от работы в день сдачи крови и дать день отдыха в течение года со дня сдачи крови. Но поскольку в день сдачи крови ваш работник выполнял служебное задание, то, когда он вернется из командировки, попросите его:
- написать заявление с указанием, когда он хочет использовать 2 дня отдыха. В вашем случае это присоединение к отпуску, а вообще может быть, что работник выберет два любых других выходных;
- приложить к заявлению справку, выданную медицинской организацией в произвольной форме или по формам
№ 401/у, 402/уутв. Приказом Минздрава СССР от 07.08.85 № 1055 с проставлением штампа для подтверждения даты сдачи крови.
Внеплановый отпуск мужа не зависит от преддекретного отпуска жены
У нас в разных отделах работают муж и жена. Она скоро выходит в отпуск по беременности и родам, а перед этим собирается в ежегодный оплачиваемый отпуск не по графику. Ее муж сказал, что хочет в отпуск в период, совпадающий с ее преддекретным отпуском. Но для нас этот вариант совсем не подходит. Обязаны ли мы отпустить их вместе?
: Нет, не обязаны. Отпустить в ежегодный оплачиваемый отпуск не по графику, а в удобное для работника время вы должны:
- женщину, планирующую отпуск перед отпуском по беременности и рода
мст. 260 ТК РФ. От нее достаточно получить заявление о предоставлении очередного отпуска; - мужа в период нахождения жены в отпуске по беременности и рода
мст. 123 ТК РФ, а не в период ее преддекретного отпуска. От него нужны:
— заявление о внеплановом отпуске;
— копия свидетельства о браке.
После того как работники сходят в свои внеплановые отпуска (она перед декретом, а он в любое время ее декрета), поставьте в графе 7 графика действительную дату их выхода в отпуск, а в примечании запишите основание изменения первоначально запланированной в графике даты (к примеру, мужу — «отпуск в связи с нахождением жены в отпуске по беременности и родам»).
Усыновители равны с родителями в правах на удобный отпуск
Наш работник усыновил грудного ребенка. Он подал заявление на очередной ежегодный оплачиваемый отпуск вне графика, пока его жена еще в отпуске по беременности и родам в связи с усыновлением. Должны ли мы предоставить ему такой отпуск?
: Должны. В отношении усыновителей при предоставлении внеочередных отпусков действуют те же правила, что и в отношении родителе
Кстати, если его жена не ваш сотрудник, то у него надо попросить, помимо заявления на отпуск и копии свидетельства о браке, справку с места ее работы о том, что она находится в отпуске по беременности и родам.
Одного графика для разделения отпуска на части недостаточно
Наш директор при составлении графика отпусков распорядился всем поделить отпуска на три части: одна часть — 14 дней и две части — по 7 дней. Но я засомневалась, можем ли мы так поступить без согласия работников?
: Ваши сомнения оправданны. Это нарушение трудового законодательства, за которое трудинспекторы могут оштрафоват
Одной подписи работника об ознакомлении с графиком отпусков, в котором отпуска уже разделены на части, недостаточно. Нужно оформить соглашения между работниками и компанией о подобном разделении. Вы можете сделать это несколькими способами:
- <или>добавить в свою форму графика графу «Подпись работника о согласии с разделением отпуска». В ней сотрудник распишется, если он согласен с предложенным разделением отпуска на периоды, указанные в графе отпускного графика «Дата запланированная»;
- <или>издать локальный нормативный акт (ЛНА), в котором предусмотрено, что отпуска могут предоставляться следующим образом: одна часть — 14 дней, вторая часть — 7 дней и третья часть — 7 дней. А работники в специальной ведомости распишутся, что согласны делить свои отпуска в порядке, предусмотренном таким ЛНА.
Если же работник не хочет делить отпуск на части, вы должны:
- указать в графике весь отпуск целиком (28 календарных дней);
- дать работнику отгулять его в полном объеме.
Одинокие папы малышей тоже вне отпускного графика
Сотрудник, работающий у нас более 6 месяцев, написал заявление на отпуск не по графику. Указал, что он одинокий отец с малолетними детьми. С чего он взял, что мы обязаны дать ему отпуск не по плану? Ведь в Трудовом кодексе такого условия для внеочередного отпуска нет.
: Вы правы, в ТК РФ его действительно нет.
Но пока продолжают действовать нормативные правовые акты бывшего
В графике отпусков должны упоминаться все сотрудники
У нас работает супруга военнослужащего и несколько родителей малолетних детей. Можно таких работников не включать в график отпусков, поскольку они ходят в отпуска в удобное для них врем
: Нельзя. При проверке трудинспекторы обращают внимание на то, чтобы в отпускном графике перечислялись все работники компании. Лучше сделать так.
ШАГ 1. Уточните у таких отпускников, в какое время они планируют идти в отпуск, и проставьте эту дату как запланированную (например, в графе 6 графика, если вы пользуетесь унифицированной формой). Можно записать там хотя бы месяц предполагаемого отпуска.
Если они еще не знают, когда пойдут в отпуск, можете оставить такую графу пустой, а в примечании указать причину, по которой дата начала отпуска не известна. Допустим, так: «Дата зависит от даты начала отпуска супруга-военнослужащего».
ШАГ 2. Если потом такие работники попросят отпуск в другое время, пусть напишут заявление с указанием выбранной ими даты начала отпуска. Помните, что вы не вправе отказать им в изменении даты начала отпуска по сравнению с указанной в графике.
ШАГ 3. После использования ими отпуска поставьте в графе 7 графика действительную дату их выхода в отпуск, а в примечании запишите основание таких перемен. К примеру, у вас в районе Крайнего Севера может быть для одного из родителей «отпуск в связи с сопровождением ребенка в возрасте до 18 лет на поступление в среднее учебное заведение, расположенное в другой местности
Попросите работников приложить к заявлению документы, подтверждающие причину переноса отпуска. Допустим, в примере с сопровождением ребенка на поступление это копии свидетельства о рождении/паспорта ребенк
Новые работники могут не указываться в отпускном графике
В связи с расширением бизнеса в нашу компанию приняли много новых работников в конце весны этого года. Надо ли мне менять что-то в графике отпусков, составленном в декабре прошлого года?
: Вы можете поступить так, как вам удобнее:
- утвердить приложение к действующему графику отпусков по унифицированной форме
№ Т-7 или по форме, разработанной самостоятельно. Чтобы проверяющим было понятно, почему часть работников вынесена в приложение к графику, укажите в примечании даты их приема на работу; - утвердить новый график отпусков, вписав в него отпуска и старых, и новых работников. В приказе об утверждении нового графика укажите, что он принят в связи с появлением в организации новых сотрудников.
Хранить старый график вы в любом случае обязаны в течение года со дня, когда он перестал действоват
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“Законодательство непосредственно не регулирует вопросы предоставления отпусков работникам, принятым на работу после утверждения графика отпусков на очередной год. Ни обязанности корректировать график отпусков в течение календарного года, ни запрета вносить в него изменения нет. При этом вносить изменения в утвержденный график отпусков имеет смысл в том случае, если вновь принятый работник получает право на ежегодный отпуск до окончания календарного года.
Таким образом, для регулирования сроков предоставления новым работникам в текущем году ежегодных отпусков можно вносить дополнения в график отпусков в порядке, установленном для его утверждения. В противном случае отпуска новым работникам придется предоставлять на основании их заявления после получения работниками права на использование отпуска за первый год работ
ыст. 122 ТК РФ”.