Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 20 сентября 2013 г.
Содержание журнала № 19 за 2013 г.Тонкости материнских отпусков
Даже если скептически относиться к статистике, нельзя не заметить, что мам с колясками в парках и детишек на игровых площадках стало больше. Для бухгалтера же улучшение демографической ситуации влечет дополнительные хлопоты — все учащающиеся проводы работниц в отпуска по беременности и родам и по уходу за ребенком. А здесь важно не только то, какое пособие, когда и в каком размере выплатить, но и то, как не потерять право на его возмещение из ФСС. Ответы на эти и некоторые другие вопросы мы даем в этом материале.
Берете преддекретницу? Готовьтесь объяснить почему!
В нашу компанию на высокооплачиваемую должность взяли женщину, которая меньше чем через 5 месяцев ушла в декрет. Слышала, что ФСС может отказать нам в возмещении выплаченного ей пособия. Но ведь она действительно нужный нам специалист, да и из отпуска по уходу за ребенком она собирается выйти поскорее.
: Действительно, Фонд следит, чтобы работодатели не создавали искусственные схемы для получения пособий или завышения размера подобных выплат. Обычно соцстрах отказывает в возмещении пособия по беременности и родам, ссылаясь на такие обстоятельства:
- <или>отсутствует экономическая обоснованность и производственная необходимость введения новой должности, на которую принимается беременная сотрудница (например, при штате фирмы
2— 3 работника принимается женщина на должность помощника руководителя); - <или>имеется родственная связь между работницей и руководителем (предположим, она — дочь, жена или сестра директора);
- <или>оформляется прием на работу за несколько дней до ухода на больничный по беременности и родам;
- <или>не принимается другой человек на освободившуюся на время декрета должность;
- <или>беременной работнице ставится оклад, превышающий зарплату ее предшественника на этой должности или даже директора, выплачиваются высокие премии без достаточного обоснования.
Суды при наличии подобных признаков могут поддержать
Если вам откажут в возмещении пособия, приведите в жалобе на имя начальника отделения ФСС следующие аргумент
- действующее законодательство позволяет вам принимать на работу любого человека и устанавливать ему вознаграждение в любом размере. Тем более что вы не вправе отказать в заключении трудового договора женщине по мотивам, связанным с беременность
юст. 64 ТК РФ; ст. 145 УК РФ; - в штатном расписании у вас есть должность, на которую пришла будущая мама. При этом лучше поступить так:
- <если>эта должность введена в расписание незадолго до заключения с сотрудницей трудового договора — подготовить обоснование необходимости введения должности;
- <если>должность числилась в расписании и до прихода сотрудницы, но была вакантна — обосновать, почему занять ее понадобилось именно сейчас.
Например, если у вас расширяется производство или открываются новые виды деятельности, можете приложить копии договоров о приобретении или аренде дополнительных производственных/торговых площадей, оборудования;
- работница реально выполняла свои должностные обязанности. Вы можете подтвердить это, например, свидетельскими показаниями коллег, табелем учета рабочего времени, расчетно-платежной ведомостью, документами, подписанными беременной работницей в рамках ее должностных обязанностей (договоры с контрагентами, счета-фактуры, накладные, акты инвентаризации);
- будущей маме установлен такой оклад, потому что она обладает специальными знаниями, навыками, опытом работы. Покажите проверяющим копии дипломов, сертификатов, свидетельств, подтверждающих уровень образования работницы. А если вы выплачивали будущей маме премии, проследите, чтобы в приказе о премировании не было общих фраз типа «За качественное исполнение должностных обязанностей». Если имеются достижения, за которые вы и наградили сотрудницу, то приказ должен быть сформулирован так, чтобы было видно, за что ее премировали, например: «За продажу более 100 единиц кожаной и меховой одежды во II квартале 2013 г.».
Совместитель уходит в «детские» отпуска со всех мест работы
У нас внешним совместителем работает женщина, которая скоро собирается родить ребенка. Должны ли мы дать ей отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребенком до 3 лет и выплатить необходимые пособия? Ведь она у основного работодателя все это получит.
: Вы должны предоставить беременной работнице отпуска по беременности и родам и по уходу за ребенком до полутора или до 3 лет по ее заявлени
Пособие по беременности и родам | Пособие по уходу за ребенком до полутора лет |
СИТУАЦИЯ 1. Женщина пришла к вам работать в тот год, в котором начался ее отпуск по беременности и родам/по уходу за ребенком | |
| |
СИТУАЦИЯ 2. Женщина пришла к вам работать в год, попадающий на расчетный период (2 календарных года перед годом, в котором начался отпуск по беременности и родам/по уходу за ребенком) | |
| |
всех выплат для его расчета, в том числе выплат от других работодателей, подтвержденных справками о заработке | только ваших выплат (выплаты от других работодателей не учитываются, даже если они подтверждены справками о заработке) |
| |
выплачиваете с учетом только ваших выплат | не выплачиваете |
СИТУАЦИЯ 3. Женщина пришла к вам работать в год, предшествующий расчетному периоду | |
| |
| |
выплачиваете с учетом только ваших выплат | не выплачиваете |
Два работника на одном месте? Измените штатное расписание
Моя сотрудница скоро уходит в декрет. На ее место я наняла другого работника. Получается, что пока месяца
: Двух работников на одной должности быть не должно. Вам надо сделать следующее.
ШАГ 1. Добавьте в штатное расписание еще одну штатную единицу по этой должности. В расписании в графе «Примечание» укажите, что должность вводится на определенный период: поставьте дату ухода в декрет вашей первой сотрудницы. Так будет видно, что должность временная. И после выхода вашей основной работницы из отпуска по уходу в штатном расписании не повиснет вакансия, если заменявший ее работник не останется у вас работат
ШАГ 2. Заключите с новым работником срочный трудовой договор до даты ухода в декрет прежней сотрудницы. Для работодателя-предпринимателя это возможно, если численность работников не превышает:
- <или>20 человек — в сфере розничной торговли и общепита;
- <или>35 человек — при работе в другой сфер
ест. 59 ТК РФ.
ШАГ 3. Со дня ухода сотрудницы в декрет заключите с новым работником новый срочный трудовой договор с указанием причины «срочности
Настоящий трудовой договор заключен на период отсутствия Счастливцевой Л.М. с 30 сентября 2013 г. по день ее выхода из отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком.
Во время «детского» отпуска снизить оклад не получится
Директор издал приказ о понижении окладов, причем даже женщинам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком. Правомерно ли это?
: Вы должны сообщить работницам, ухаживающим за детьми до 3 лет, об изменении условий оплаты их труда. Имейте в виду, что пока работница находится в отпуске по уходу за ребенком, она может вообще не реагировать на подобные сообщения. И в случае ее молчания вы не должны снижать ей оклад. А при выходе из отпуска по уходу за ребенком вы обязаны снова сообщить ей об изменении условий оплаты труда. При этом:
- <если>условия труда или трудовая функция работницы не изменились, то оклад может быть понижен только по договоренности с
нейст. 72 ТК РФ. Надо в письменном виде запросить у сотрудницы, согласна ли она на понижение оплаты труда. При отрицательном ответе оклад должен остаться прежним. Уволить работницу при отрицательном ответе на ваш запрос вы не можете;
- <если>изменились организационные или технологические условия труд
аст. 74 ТК РФ, то не менее чем за 2 месяца до планируемой даты установления новых окладов нужно письменно уведомить работницу об этом. При несогласии работницы ей надо предложить другую должность в компании. Если она не согласна и на перевод, то при ее выходе на работу придется платить ей прежний оклад до достижения ее ребенком трехлетнего возрастаКассационное определение Пермского краевого суда от 12.10.2011 № 33-10417. А после этого женщину можно уволить.
Напомним, что снижение объемов продаж нельзя расценивать как изменение условий труда. Понижать оклады в связи с изменением организационных или технологических условий можно, когда, предположим, вы установили оборудование, работа на котором потребует от работника меньше трудозатрат.
Когда такие процедуры вами соблюдены и работница дала положительный ответ, еще будучи в отпуске по уходу или уже при выходе на работу, не забудьте заключить с ней дополнительное соглашение к трудовому договору с указанием нового размера ее оклада.
За декретницей можно не сохранять должность по совмещению
У нас в отпуск по беременности и родам уходит работница, которая, помимо своей основной работы, выполняет еще работу по другой должности по совмещению. Надо ли сохранить за ней совмещаемую должность на период отпусков по беременности и родам и по уходу за ребенком?
: Можно этого не делать. Вы обязаны сохранить лишь должность по основному месту работ
- письменно предупредить работницу о досрочной отмене поручения на выполнение дополнительной работы;
- попросить ее расписаться на вашем экземпляре такого уведомления об ознакомлении с ним.
По прошествии как минимум 3 рабочих дней с даты ознакомления работницы с таким уведомлением вы можете поручать эту работу другому сотрудник
Возвращать сотруднице после ее выхода из декрета ее работу по совмещению вы не обязаны.
Уход за ребенком до 3 лет без согласия работодателя — не прогул
Можем ли мы как-то наказать работницу, которая самовольно ушла в отпуск по уходу за ребенком до 3 лет, если она написала заявление о предоставлении такого отпуска, а руководитель не отпустил ее — приказ об отпуске не издан?
: Не можете. Даже самовольный уход в такой отпуск не является прогулом. Ведь у работницы есть уважительная причина для отсутствия на рабочем месте — наличие малолетнего ребенк
Объясните своему руководителю, что:
- использование отпуска по уходу за ребенком до 3 лет не зависит от усмотрения руководства. Отпуск должен быть предоставлен работнице по ее заявлению;
- продолжительность отпуска определяется работницей самостоятельно;
- заявление может быть подано вам любым способом. Поскольку работнице надо будет доказать, что она его представлял
аст. 56 ГПК РФ, она наверняка:
- <или>подаст заявление лично в двух экземплярах, на одном из которых получит отметку о принятии его канцелярией фирмы и оставит этот экземпляр у себя;
- <или>отправит по почте с описью вложения и с уведомлением о вручении.