Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 ноября 2013 г.
Содержание журнала № 23 за 2013 г.Как восстановить первичку или исправить ошибки в ней
Порядок исправления и восстановления первичной документации
Для бухгалтеров поговорка «Без бумажки ты — букашка, а с бумажкой — человек» приобретает особый смысл. Первичка нужна под каждую хозяйственную операцию, особенно если она подтверждает расходы или вычеты по НДС. Одна ошибка — и все насмарку. Поэтому нужно ее исправить, но не абы как, а в специальном порядке. Что же это за порядок?
Азы корректировки первички
Их, пожалуй, знает каждый бухгалтер. Исправить можно любой документ, кроме кассовых и банковских бума
Номер документа | Дата составления | ||
777 | 05.11.2013 |
Товар | Единица измерения | Количество (масса нетто) | Цена, руб. коп. | Сумма без учета НДС, руб. коп. | НДС | Сумма с учетом НДС, руб. коп. | |
наименование, характеристика, сорт | наименование | ставка, % | сумма, руб. коп. | ||||
2 | 4 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
Пруток стальной, 6,5 мм | т | 15 | 25 000 | 375 000 | 10Неправильные данные перечеркиваются одной линией так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое 18Выше или ниже от руки указывается верная информация. Если места снизу либо сверху нет, текст исправлений можно поместить на поля или в крайнем случае на оборотную сторону бумаги | 37 500 67 500 | 412 500 442 500 |
Всего отпущено на сумму
четыреста двенадцать четыреста двенадцать | |
Исправленному 25.11.2013 с «10» на «18», с «37 500» на «67 500», с «412 500» на «442 500», с «четыреста двенадцать тысяч пятьсот» на «четыреста сорок две тысячи пятьсот» веритьПеречислить исправления нужно для того, чтобы никто не засомневался, все ли они внесены и заверены указанной датой, не приписано ли что-то раньше либо позже
ООО «Продавец» | Т.Р. НедоглядоваПодписаться под корректировками (с указанием должности) обязаны те же лица, которые составляли или заверяли неправильную версию документа. Если ко дню корректировки кто-то уволится, ничего не остается, как сделать копию неправильного документа и уже в нее внести исправления, под которыми подпишутся действующие сотрудники |
ООО «Продавец» | А.Л. ГлаздаглазовПодписаться под корректировками (с указанием должности) обязаны те же лица, которые составляли или заверяли неправильную версию документа. Если ко дню корректировки кто-то уволится, ничего не остается, как сделать копию неправильного документа и уже в нее внести исправления, под которыми подпишутся действующие сотрудники | ||
Законодательство ничего не говорит о заверении исправлений печатью. Однако в судах такое требование встречаетс |
ООО «Покупатель» | З.Ю. КорректировкоПодписаться под корректировками (с указанием должности) обязаны те же лица, которые составляли или заверяли неправильную версию документа. Если ко дню корректировки кто-то уволится, ничего не остается, как сделать копию неправильного документа и уже в нее внести исправления, под которыми подпишутся действующие сотрудники | ||
Законодательство ничего не говорит о заверении исправлений печатью. Однако в судах такое требование встречаетс |
Далее условимся называть такой способ корректировки первички классическим.
Среди перечисленных шагов нет малозначительных. Если уж вы взялись править документы этим путем, все надо сделать именно так, как указано выше. На отдельные недостатки оригинальных бумаг, не влияющие на сумму операции, суды могут закрыть глаза, но к исправлениям они относятся очень трепетно.
Нет подписей, заверяющих корректировки? Документ исправлен в одностороннем порядке, без согласования с контрагентом? Прощайте расходы или вычеты, особенно если у ИФНС есть другие сомнения в честности сторон сделк
Но так ли незыблем классический способ исправления первички? Может, есть другие варианты?
Замена тоже исправление?
Зачеркивание, даже правильно оформленное, привлекает внимание инспекторов, а потому, если документ еще не попался им на глаза, бухгалтеры предпочитают попросить контрагента выписать новую бумагу, но уже с верными данными. После этого старую, естественно, отправляют в корзину. То же самое касается внутренней первички: проще сделать новый документ, чем черкать в неправильном экземпляре. Очевидно, что дознаться об этом у проверяющих шансов почти нет.
Впрочем, некоторые организации поступают так и тогда, когда бумаги с ошибками оказались в руках налоговиков и те обнаружили неточности. То есть попросту, например, обратившись к продавцу, меняют одну товарную накладную на другую в ходе проверки или сразу после нее.
Хотелось бы обнадежить, но, к сожалению, суд в этом случае обеспечен. Налоговики уверены: законодательство не разрешает корректировать документы путем их замены. Формально, что-то в такой позиции есть, прямо подобная возможность и правда нигде не закреплена. Но и не запрещена тоже. Вероятно, поэтому суды ничего плохого в переоформлении первички не видят и считают, что такие бумаги могут подтверждать расходы или вычет
Пока действовало Постановление Правительства № 914, суды полагали возможным исправление через замену и счетов-факту
Судам вторит Бухгалтерский методологический центр (БМЦ) — некоммерческая организация, объединяющая профессионалов-практиков в области бухучета. Тамошние специалисты уверены: Закон
А вот заменить исполненное банком платежное поручение точно не получится. Но кое-какие корректировки в него внести можно. Имеется в виду информация, указанная в поле «Назначение платежа».
Когда и как можно править платежку
В связи с чем появляется необходимость изменить назначение платежа? Вариантов много. Неверно указали номер или дату договора, по ошибке выделили НДС, хотя продавец — упрощенец, обозвали аванс займом или наоборот и т. п. Все это может иметь малоприятные налоговые последствия, если нестыковки вскроются в ходе проверки.
Обычно в таком случае стороны обмениваются письмами. Мол, прошу считать назначение платежа в платежном поручении от... №... таким-то. Контрагент отвечает согласием. Судам этого достаточно, чтобы принять во внимание скорректированную информацию, а не первоначальную. На возражения ИФНС арбитры говорят: закон запрещает исправлять банковские документы, но обмен письмами — это не исправление в чистом вид
Если же сообщение о новом назначении платежа осталось без ответа контрагента, дело может закончиться плохо. Некоторые суды, разрешая хозяйственные споры, уверены, что в одностороннем порядке эту информацию не изменить. Соответственно, операции оцениваются исходя из текста в платежк
Иногда бывает, что стороны договора переквалифицируют предоплату в заем и меняют назначение платежа в поручении только затем, чтобы продавец не платил в бюджет авансовый НДС. Если в ходе разбирательств выяснится, что воля контрагентов была направлена на исполнение договора поставки, а потом они вдруг передумали, ИФНС и суд отнесутся к этому критически. После чего НДС с аванса все равно придется заплатить, а вместе с ним штраф и пен
Дубликат = оригинальный документ
Особый случай — отсутствие первичного документа в принципе. Потеряли, сгорел в огне, размок от воды из прорванной трубы и так далее. Тогда фирма обращается к поставщику за дубликатом или, если речь идет о собственной первичке, выписывает бумагу заново. Что об этом говорит законодательство?
Как и в ситуации с заменой первички на правильную, проведать о составлении дубликата инспекция может, обнаружив отсутствие бумаги в ходе проверки. Еще один случай — пропал документ, составленный
Все еще действующее советское Положение о документах и документообороте в бухучете требует, чтобы при выявлении пропажи документа созывалась комиссия, которая будет выяснять, как так вышло. По результатам ее работы составляется
ГОСТ по делопроизводству и архивному делу называет дубликатом повторный экземпляр подлинника документа, имеющий такую же юридическую сил
Но у налоговых инспекций, как часто бывает, свое мнение. К дубликатам, особенно оформленным в период проверки, они относятся с предубеждением. Например, пытаются говорить, что восстановить утраченный документ можно, только сделав копию оригинала, после чего на ней:
- должны расписаться лица, ответственные за оформление подобных бумаг;
- нужно поставить печать организации, сделавшей копию.
Суды в ответ на это задают резонный вопрос в стиле Жванецкого: «А почему, собственно?» Ответить проверяющим нечего, поскольку ни один нормативный документ подобный порядок не предусматривае
Когда запас доводов о нарушениях порядка исправления или замены первички у инспекторов иссякает, у них остается последний аргумент — заявить, что если эти действия совершены после начала проверки, то поезд ушел и законность налоговой выгоды надо оценивать по данным, представленным инспекторам изначально.
Исправления есть — доначислений нет
Иными словами, обычно для ИФНС, обнаружившей ошибки или пробелы в каком-либо документе, эта бумага как бы перестает существовать. А вместе с ней, понятное дело, исчезают расходы или вычеты, обоснованные первичкой с недочетами. Тем более сомнительной становится для проверяющих налоговая выгода, если при проверке документ отсутствует.
Тогда фирма кидается исправлять ситуацию — классическим способом, через замену бумаги либо оформляя дубликат. Но проверяющие скорректированные документы рассматривать не желают: мол, на дату совершения операции первичка была ущербной или ее не было вовсе и это обстоятельство уже не отменить.
В судах, правда, эта позиция ИФНС понимания не находит. Арбитры полагают, что вносить исправления в первичку, исследованную ИФНС, либо оформлять дубликаты после обнаружения инспекторами пропажи оригиналов можно. Причем даже на этапе обжалования решения по проверке в вышестоящем налоговом органе, а то и вовсе при судебных разбирательствах в первой инстанци
Иначе получается, что компания лишается расходов или вычетов по формальным основаниям, а это, с точки зрения Конституционного и Высшего арбитражного судов, недопустим
Итак, будем считать, что белых пятен в процедуре исправления первички для вас не осталось. На очереди нюансы ее хранения. Но об этом в следующих номерах .
***
К слову, ошибки случаются не только в первичной документации к договору, но и в самом договоре. Неверно указан ИНН, ошиблись в наименовании товаров, зачем-то выделили НДС, притом что операция этим налогом не облагается, и т. п. Исправить это можно двумя путями:
- <если>договор еще не исследовали проверяющие, стороны могут просто заменить его документом с верным текстом, естественно, расписавшись и поставив печати на новых экземплярах;
- <если>инспекторы уже наткнулись на договор, остается только заключить дополнительное соглашение к нему, устранив выявленные неточности.