Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 6 декабря 2013 г.
Содержание журнала № 24 за 2013 г.Правила обращения с фальшивыми деньгами
Технический прогресс, как известно, не стоит на месте. И наверняка не скажешь, что совершенствуется быстрее — оборудование для распознавания поддельных купюр или станки для высококлассного производства фальшивок. В связи с этим бухгалтер почти любой фирмы может столкнуться с проблемой приема в кассу поддельных денег. Что делать в такой ситуации, какие бумаги оформлять, кому сообщать, как учитывать недостачу — вопросы, на которые мы ответим в нашей статье.
Не все обязаны иметь детектор валют
Я скоро открываю маленький продуктовый магазинчик. Слышала, что надо обязательно поставить у кассы прибор контроля подлинности банкнот. Действительно ли это так и что мне будет, если я не куплю такой детектор?
: Такой обязанности нет. Но использование детектора поможет свести к минимуму попадание в вашу кассу фальшивых купюр.
Сомнительные банкноты? Быстрее в банк!
Мы обнаружили подозрительную банкноту в своей выручке. Как нам лучше действовать, какие бумаги составлять?
: Нужно составить, в частности, акт об изъятии сомнительных денежных знаков из кассы, заявление об их передаче в банк на экспертизу и их опис
Чтобы избежать такой бумажной работы, можно поступить иначе — сдать наличную выручку в банк для зачисления на ваш расчетный счет. Когда подозрительную купюру найдут банковские работники, они сами оформят все необходимые бумаги. А вам надо будет:
- получить в банке справку о задержании денежных знаков, имеющих признаки подделки, и приеме их на экспертиз
уформа 0402159; - переоформить в банке ваше объявление на взнос наличными по форме 0402001, если деньги вносились вашим работником, а не через инкассатора. В новом объявлении надо будет указать вносимую вами сумму за вычетом номинала подозрительной купюры, ушедшей на экспертиз
упп. 3.5, 16.1 Положения; - получить в банке копию акта экспертизы денежных знако
вформа 0402156. Учтите, что сомнительную банкноту вам не вернут:
- <если>ее признают подлинной, то сумму, равную номиналу такой банкноты, зачислят на ваш расчетный сче
тп. 16.13 Положения; - <если>ее признают поддельной, то с экспертизы фальшивку передадут в территориальное
ОВДп. 16.10 Положения. Банк вам сообщит, в какое отделение направили ваши фальшивкип. 16.11 Положения. Возможно, вашему руководителю придется встретиться с полицейскими — его вызовут в отделение или стражи порядка сами придут к вам на фирму.
Нет обязанности проверять деньги — нет ответственности за недостачу
Среди нашей наличной выручки обнаружены фальшивые банкноты, что подтверждено актом экспертизы банка. Можно ли взыскать всю сумму недостачи с кассира и как ее списывать в учете?
: Взыскать недостачу в полном объеме с кассира можно, но только если одновременно выполняются следующие условия:
- кассир обеспечен техническими средствами контроля подлинности банкно
тст. 22 ТК РФ. Причем детектор, который у него установлен, способен выявить именно найденную подделку. Если у кассира нет приборов для выявления подделок, они неисправны или технически устарели, его нельзя привлечь к материальной ответственности; - с ним заключен договор о полной материальной ответственност
ист. 243 ТК РФ. Если такого договора нет, то взыскать ущерб можно будет только в пределах месячного заработкаст. 241 ТК РФ; - в его должностной инструкции (а при ее отсутствии — в трудовом договоре с ним) записана обязанность проверять платежеспособность денежных знако
вОпределение Мосгорсуда от 24.04.2012 № 33-10500/2012; - фальшивая купюра попала в кассу именно через этого кассира;
- соблюдена процедура взыскания с работника материального ущерба.
Порядок взыскания материального ущерба следующи
ШАГ 1. Создайте комиссию для проведения служебного расследовани
ШАГ 2. Запросите у кассира письменное объяснение о том, откуда взялась фальшивка. Если он не захочет это сделать, то составьте акт об отказе работника давать объяснения. А если он не распишется в таком акте, пусть его отказ своими подписями подтвердят члены комисси
ШАГ 3. По итогам расследования составьте акт в произвольной форме с описанием обстоятельств дела. В частности, вам придется доказать, что имеющийся у вас детектор должен был выявить именно такую подделку.
Если организация сама не фиксировала обнаружение в кассе подозрительных банкнот, а просто сдала их в банк, то подтвердить возможность выявления именно такой фальшивки имеющимся в компании детектором и вину конкретного кассира крайне сложно.
ШАГ 4. Издайте распоряжение, подписанное руководителем компании, о взыскании с кассира суммы причиненного ущерба не позднее 1 месяца со дня получения акта экспертизы банка, подтвердившей, что банкноты фальшивы
При взыскании ущерба с виновного лица ни дохода, ни расхода в налоговом учете фирмы не возникает. В бухучете надо сделать такие проводки.
Содержание операции | Дт | Кт |
В кассе обнаружены поддельные дензнаки | 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» | 50 «Касса» |
Отражена сумма, подлежащая взысканию с работника | 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет | 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» |
Сумма недостачи удержана из зарплаты работника | 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» |
Подозрительные купюры лучше не принимать
У нас круглосуточный магазин в проходном месте. И бывает, что нам норовят подсунуть фальшивые деньги. Какие инструкции дать продавцам на случай, если они засомневаются в подлинности банкноты? Надо им изымать подделку и передавать ее в полицию? Как оформить такое изъятие?
: Ничего изымать и оформлять не надо. Объясните своим продавцам, что:
- у индивидуальных предпринимателей или компаний, не являющихся кредитными организациями, нет ни обязанности, ни полномочий изымать поддельные купюры у покупателя;
- если продавец-кассир примет в оплату товара подозрительную купюру, которая впоследствии будет признана фальшивой, ему придется возмещать возникшую из-за этого недостачу в полном объеме из своего кармана. Конечно, при условии, что будут выполнены все условия, перечисленные в ответе на предыдущий вопрос.
Поэтому лучший вариант — просто не принимать денежную купюру, которая кажется подозрительной.
Прощенный работнику долг в расходах не учтешь
Наш кассир не отследил поддельную купюру, хотя у него был прибор, способный выявить эту фальшивку. Но из-за его тяжелых семейных обстоятельств начальник решил не наказывать работника и не взыскивать с него недостачу. Как это правильно оформить и провести в учете?
: Свое решение об отказе взыскания недостачи с виновного сотрудника по какой-либо причин
В бухучете сумму прощенного долга включите в прочие расходы фирм
А вот в налоговом учете сумму долга, прощенную сотруднику, в расходы включить нельзя, поскольк
- виновник установлен;
- вы могли взыскать ущерб, но не сделали этого.
СОВЕТ
Лучше в приказе руководителя в качестве причины отказа от взыскания с сотрудника суммы недостачи укажите, что детектор не смог выявить фальшивку. Тогда вы сможете списать недостачу в налоговом учете во внереализационные расходы.
Виновника нет, а расходы есть
В нашей выручке, переданной в банк, выявлены поддельные купюры. И хотя наш кассир проверял все приходящие к нему банкноты, детектор фальшивку не выявил. Как отражать в учете недостачу, когда виновника нет?
: В бухучете спишите сумму недостачи в состав прочих расходов, а в налоговом учете — в состав внереализационны
Проводки надо сделать такие.
Содержание операции | Дт | Кт |
Наличные деньги переданы инкассатору | 57 «Переводы в пути» | 50 «Касса» |
Деньги зачислены на расчетный счет | 51 «Расчетные счета» | 57 «Переводы в пути» |
Списана номинальная стоимость поддельных дензнаков | 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» | 57 «Переводы в пути» |
Списана сумма недостачи | 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы» | 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» |