Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 февраля 2013 г.
Содержание журнала № 5 за 2013 г.Исправляем 2-НДФЛ бывшим работникам
При увольнении работникам надо выдать справки по форме
Посмотрим, что же делать бухгалтеру, если в справке
Исправление ошибки
Все зависит от конкретной ситуации.
СИТУАЦИЯ 1. Сумма дохода, облагаемого НДФЛ, была рассчитана неверно, однако излишне удержанного налога не было.
Такое возможно, если сумма предоставленных вычетов больше суммы исчисленного налога. К примеру, у работника было право на имущественный вычет, в результате чего организация предоставила вычет и на доходы, которые ошибочно были учтены как облагаемые НДФЛ.
Для исправления такой ошибки вам нужно в новой справке
Если вы уже сдали справки
- в поле «№ _______» — номер ранее представленной в инспекцию (ошибочной) справки;
- в поле «от _______» — дату составления новой (исправленной) справки.
К этой справке лучше приложить сопроводительное письмо, в котором нужно указать причины изменения показателей. Один экземпляр исправленной справки отдаете бывшему работнику.
Если же вы еще не представили в инспекцию справки
СИТУАЦИЯ 2. Из-за ошибки с работника излишне удержан НДФЛ.
В такой ситуации нужно пересчитать налог и вернуть его бывшему работнику по письменному заявлени
Проследите, чтобы работник указал в заявлении свой банковский счет. Ведь сумму излишне удержанного налога нельзя выдать наличными из кассы — ее надо перечислить в безналичном порядке на счет работник
Имейте в виду: чтобы вернуть НДФЛ, вам не обязательно обращаться в инспекцию с заявлением на возврат налога из бюджета (в частности, если по уволенному работнику налог полностью был перечислен в бюджет). Вы можете вернуть его за счет сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в бюджет по другим работника
В бухгалтерском учете уменьшение суммы НДФЛ, подлежащей удержанию с работника, надо отразить в периоде выявления (исправления) ошибки, если бухотчетность за прошлый год уже подписана руководителем.
Содержание операции | Дт | Кт |
Текущим периодом — на дату исправления ошибки | ||
Восстановлена в доходах работника излишне удержанная сумма НДФЛ | 68 «Расчеты с бюджетом по налогам и сборам», субсчет «НДФЛ» | 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» |
Излишне удержанная сумма НДФЛ перечислена на счет работника | 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | 51 «Расчетные счета» |
Если же год ошибки еще не закрыт (к примеру, вы еще не составляли бухотчетность за 2012 г.), то исправления можно отразить записями декабря. В таком случае только возврат НДФЛ вы отразите текущей датой — когда перечислите деньги на счет работника.
В бухучете это будет выглядеть так.
Содержание операции | Дт | Кт |
На 31.12.2012 | ||
СТОРНО Удержана сумма НДФЛ с доходов работника | 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | 68 «Расчеты с бюджетом по налогам и сборам», субсчет «НДФЛ» |
На дату возврата налога | ||
Излишне удержанная сумма НДФЛ перечислена на счет работника | 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | 51 «Расчетные счета» |
После того как вы вернули работнику налог, можно со спокойной душой заполнять уточненную справку
Если же вы выдадите бывшему работнику новую справку
СОВЕТ
Если работнику для каких-то его целей требуется уточненная справка
Такая же ситуация и с подачей уточненной справки в налоговую инспекцию (если вы ранее уже успели подать справку в налоговую). Если вы подадите в инспекцию исправленную
Если в результате перерасчета получается, что налоговая база у физического лица равняется нулю, то ранее представленная на него справка
- наименования вашей организации, ее
ИНН/КПП; - оснований, по которым представленные ранее сведения о доходах работников подлежат аннулированию;
- наименования файла, содержащего сведения о доходах, подлежащих аннулированию, о количестве подлежащих аннулированию сведений о доходах физических лиц в файле, дату передачи файла;
- ф. и. о., ИНН (при наличии), даты рождения физических лиц, сведения о доходах которых подлежат аннулированию;
- номера и даты справок о доходах физических лиц, подлежащие аннулированию.
Если вы отчитывались по НДФЛ только на бумаге, то составить заявление будет, естественно, проще: не надо указывать данные файлов.
СИТУАЦИЯ 3. Вы удержали из доходов работника сумму НДФЛ меньшую, чем нужно.
Тогда вам надо пересчитать НДФЛ по уволившемуся работнику и составить новую справку
В инспекцию надо представить сведения таким образом:
- <если>за 2012 г. вы еще не отчитались по НДФЛ (не сдавали справки
2-НДФЛ за всех работников), то нужноПисьмо Минфина от 27.10.2011 № 03-04-06/8-290:
- в момент обнаружения ошибки подать в инспекцию сообщение о невозможности удержать налог. Это та же справка
2-НДФЛ, но в поле «Признак» справки нужно проставить цифру 2. И еще эта справка имеет особенности заполнения. В ней вы должны указать только сумму дохода, с которой вами не удержан налог. Остальные доходы в справке показывать не нужноразд. II Рекомендаций. Учтите, что сообщить о невозможности удержать налог по доходам 2012 г. надо было не позднее31.01.2013подп. 2 п. 3 ст. 24, п. 5 ст. 226, ст. 216 НК РФ. Так что, вероятно, инспекция оштрафует вас на200 руб.п. 1 ст. 126 НК РФ; - при подаче сведений о доходах работников за 2012 г. по уволенному работнику надо составить справку
2-НДФЛ с признаком «1» (напомним, это нужно сделать не позднее 01.04.2013). Эта справка составляется в общем порядке: указываете в ней все доходы работника, все вычеты и т. д. Сумма налога, не удержанная вами, которая указывается в этой справке (с признаком «1»), будет такая же, какую вы указали в справке с признаком «2»;
- <если>за 2012 г. по НДФЛ вы уже отчитались, вам нужно направить в инспекцию сообщение о невозможности удержать налог — справку
2-НДФЛ с признаком «2». Как ее заполнять, мы уже рассмотрели. Также желательно представить исправленную справку2-НДФЛ с признаком «1» (с сопроводительным письмом).
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“Если работник уволился в течение 2012 г. (пусть даже в конце года) и расчет с ним полностью произведен, то в 2013 г. удержать у него сумму НДФЛ не представляется возможным. А значит, организация, как налоговый агент, обязана была не позднее 31.01.2013 письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу о невозможности удержать налог и сумме налог
ап. 5 ст. 226 НК РФ. Причем даже если ошибка найдена уже в 2013 г., ведь год, в котором не удержан налог, надо определять по дате получения дохода, а не выявления ошибки.Таким образом, если ошибка выявлена после 31.01.2013, нужно в момент ее обнаружения представить в налоговую инспекцию сообщение о невозможности удержать исчисленную сумму налога по форме
2-НДФЛ с признаком «2».Налоговые агенты также должны представлять в налоговый орган ежегодно, не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим, сведения о доходах физических лиц и суммах налого
вп. 2 ст. 230 НК РФ. Поэтому надо представить и общую годовую справку2-НДФЛ с признаком «1». В ней необходимо указать общую сумму доходов и исчисленного налога, включая те суммы, которые уже были отражены в справке2-НДФЛ с признаком «2».Представлением только общей годовой справки с признаком «1» обойтись нельз
я”.
Если налоговики пришлют вам требование об уплате такого недоудержанного налога (а это бывает в нашей жизни), то исполнять его не нужно. Ведь НДФЛ платится из доходов работник
Поскольку вы не можете удержать НДФЛ из доходов уволившегося работника, то никаких исправительных записей в бухучете делать не надо.
Штрафы за ошибки в справках 2-НДФЛ
О штрафе за несвоевременное сообщение о невозможности удержать налог мы уже говорили. Теперь поговорим о других штрафах.
Даже если вы представите в свою налоговую инспекцию уточненную справку
Но с вас могут попытаться взыскать штраф за неудержание и/или неперечисление НДФЛ как налоговым агентом (20% от неудержанного
Теоретически есть еще штраф на должностное лицо организации (как правило, на директора) за представление неверных сведений о доходах физических лиц — от 300 до
***
В последнее время работники часто обращаются к бывшим работодателям по поводу неправильного удержания НДФЛ с суммы выплаченных выходных пособий. Многие организации по старинке включают такие пособия и иные выплаты, связанные с увольнением работников, в облагаемую базу.
А меж тем с 01.01.2012 любые компенсационные выплаты, связанные с увольнением работников (кроме компенсаций за неиспользованный отпуск), облагаться НДФЛ не должны. Единственное условие — общая сумма таких выплат не должна превышать в целом трехкратный размер среднего месячного заработка (шестикратный размер — для работников, уволенных из организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях