Своя кадровая первичка | Журнал «Главная книга» | № 6 за 2013 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 марта 2013 г.

Содержание журнала № 6 за 2013 г.
Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

Своя кадровая первичка

До этого года для оформления большинства кадровых документов надо было использовать унифицированные формы по учету труда и его оплатыутв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Но теперь для этих целей можно использовать и самостоятельно разработанные формыстатьи 9, 32 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ); Письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1.

Организации государственного сектора (то есть организации — получатели бюджетных средств, в частности государственные органы, органы местного самоуправления, государственные (муниципальные) казенные учрежденияст. 162 БК РФ) по-прежнему обязаны вести первичную документацию по унифицированным формамч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Всегда ли это возможно и каким требованиям должна отвечать собственная кадровая первичка?

Зачем нужна кадровая первичка

Трудовое законодательство требует оформлять отношения с работником определенными документами (например, издавать приказ для приема сотрудника на работуст. 68 ТК РФ, ежегодно утверждать график отпусковст. 123 ТК РФ). Отсутствие документов в некоторых случаях будет являться нарушением трудового законодательства (к примеру, отсутствие графика отпусков, табеля учета рабочего времени), за которое на организацию и ее руководителя или на предпринимателя может быть наложен административный штрафст. 2.4, ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

А некоторые первичные кадровые документы (например, расчетная ведомость) необходимы и для бухгалтерского, и для налогового учета, и для отчетности по взносамч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

За их отсутствие организация может быть привлечена к налоговой ответственности в виде штрафаст. 120 НК РФ.

Кадровая первичка: своя или унифицированная?

Если вы выдаете зарплату через кассу, то по-прежнему обязаны использовать только одну из двух унифицированных кадровых формп. 4.1 Положения ЦБ от 12.10.2011 № 373-П; Информация Минфина № П3-10/2012:

  • <или>расчетно-платежную ведомость (форма № Т-49);
  • <или>платежную ведомость (форма № Т-53).

Для остальных документов тоже можно продолжать оформлять унифицированные формы. Это удобно, поскольку не потребуется перенастраивать бухгалтерские программы. В таком случае в учетной политике должно быть указано, что используются унифицированные формы первичных учетных документов организации по учету труда и его оплаты.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

С этого года негосударственные организации вправе самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов, в том числе по учету труда и его оплатыст. 9 Закона № 402-ФЗ. Вместе с тем унифицированные первичные учетные кадровые документы, утвержденные Госкомстатом РоссииПостановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1, содержат реквизиты и сведения, необходимые не только для отражения соответствующих операций или решений, но и для государственного контроля и надзора, в частности для контрольной деятельности государственной инспекции труда. Поэтому изъятие какой-либо информации, содержащейся в унифицированных формах, при разработке собственных форм может привести к необходимости предъявления проверяющим органам дополнительных сведений или документов.

Так что можно рекомендовать не изменять используемые в кадровом делопроизводстве формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, закрепив данный факт в приказе работодателя, например, об учетной политике.

Но, в принципе, никто не запрещает использовать и самостоятельно разработанные формыч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Их можно утвердить:

  • <или>как приложение к учетной политике;
  • <или>приказом руководителя. В учетной политике укажите, что используются самостоятельно разработанные формы. Тогда вводить свои формы кадровой первички можно будет по мере разработки, утверждая их приказами.

Что надо учитывать при разработке своей первички

Безусловно, и для бухгалтерского, и для налогового, и для кадрового учета удобно применять единые формы кадровых документов. При этом трудовое законодательство не предъявляет каких-либо требований к форме указанных документов. Так что будем ориентироваться на требования бухгалтерского законодательства.

Если кадровый документ является одновременно первичным учетным документом (например, расчетная ведомость — это первичный учетный документ, а штатное расписание и график отпусков — нет), то необходимо включить в форму обязательные реквизиты первичного учетного документа, установленные Законом о бухучетеч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

В тех случаях, когда трудовое законодательство предъявляет требования к содержанию кадрового документа, их также надо соблюдать (например, содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям трудового договораст. 68 ТК РФ).

Если вы хотите, чтобы ваша кадровая первичка выглядела «стандартно», загляните в стандарты по оформлению документовМетодические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. Росархивом); ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст; ГОСТ Р 51141-98, утв. Постановлением Госстандарта от 27.02.98 № 28.

При разработке своей кадровой первички удобнее всего взять за основу унифицированные кадровые формы, из них убрать лишние реквизиты и никогда не заполнявшиеся строки и дополнить их данными, отражающими специфику работы вашей организации.

Рассмотрим, как это сделать, на примере приказа о приеме на работу.

Пример. Составление своей формы приказа о приеме на работу на основе унифицированной формы

/ условие / В организации отсутствуют структурные подразделения. Штатное расписание организации содержит указание на должности работников. Труд работников оплачивается на основе окладов. При этом по условиям труда работникам не полагаются надбавки.

/ решение / Форма приказа о приеме на работу, составленного на основе унифицированной формы № Т-2, будет выглядеть так.

Зеленым цветом отмечены реквизиты первичного учетного документа, которые нельзя исключать. Красным цветом обозначены лишние реквизиты и строки.

Голубым цветом отмечена информация, указания которой требует ТК РФст. 68 ТК РФ.

Форма утверждена Приказом общества
с ограниченной ответственностью «___________»
от «___» _______ 20 ___ г. № __


Унифицированная форма № Т-1
Утверждена Постановлением Госкомстата
России от 05.01.2004 № 1

 

Код
Форма по ОКУД 00281151
по ОКПО
 
(наименование организации)
 
  Номер документа Дата составления
 

ПРИКАЗ
(распоряжение)
о приеме работника на работу

Принять на работу   Дата
с
по
(фамилия, имя, отчество)
  Табельный номер
 
в  
 
(структурное подразделение)
 
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)
 
 
 
(условия приема на работу, характер работы)
с тарифной ставкой (окладом)
 
 
 
(цифрами)
 
руб.
 
 
 
 
 
коп.
 
надбавкой  
 
(цифрами)
  руб.  
 
 
  коп.
с испытанием на срок
 
 
 
 
 
месяца (ев)
 
Основание:
Трудовой договор от
 
 «
 
 
 
» 
 
 
 
 
20 
 
 
 
 г.
 
 
 
 
 
 
Руководитель организации
 
 
 
(должность)
 
 
(личная подпись)
 
 
(расшифровка подписи)
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен
 
(личная подпись)
 «
 
 
 
» 
 
 
 
 
20 
 
 
 
 г.
 

Кстати, нас иногда спрашивают: почему ТК РФ требует от работодателя оформлять прием на работу приказом при наличии заключенного с работником трудового договора? На вопрос ответили в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Трудовой договор — это соглашение двух лиц (работника и работодателя), он не является первичным учетным документом. Приказ о приеме на работу — односторонний распорядительный акт, являющийся первичным учетным документом по учету труда и его оплаты. Трудовой кодекс требует оформления обоих документов.

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд

***

Всю кадровую первичку, которую подписывают работники, составляйте на бумаге, несмотря на то что первичный учетный документ может быть составлен не только на бумажном носителе, но и в электронном виде и подписан электронной подписьюч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Кадры / оплата труда»:

2021 г.

2020 г.

2019 г.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
Взносы ИП
ПОЛЕЗНОЕ
КОРОНАВИРУС
Свежий номер журнала Главная книга
ОПРОС
По каким тарифам вы платите страховые взносы?
По пониженным как субъект МСП (15%)
По пониженным как IT – компания (7,6%)
По пониженным как некоммерческая организация на УСН (20%)
По пониженным как другой страхователь (ст. 427 НК)
По общим тарифам (30%)
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.4%
июль 2020 г.
45000000
Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

4.25%
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Электронные трудовые книжкиЮ-Софт
ИНФОРМАЦИЯ ПАРТНЕРОВ
Информации в данный момент нет
Содержание
Нужное