Своя кадровая первичка | Журнал «Главная книга» | № 6 за 2013 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 марта 2013 г.

Содержание журнала № 6 за 2013 г.
Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

Своя кадровая первичка

До этого года для оформления большинства кадровых документов надо было использовать унифицированные формы по учету труда и его оплатыутв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Но теперь для этих целей можно использовать и самостоятельно разработанные формыстатьи 9, 32 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ); Письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1.

Организации государственного сектора (то есть организации — получатели бюджетных средств, в частности государственные органы, органы местного самоуправления, государственные (муниципальные) казенные учрежденияст. 162 БК РФ) по-прежнему обязаны вести первичную документацию по унифицированным формамч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Всегда ли это возможно и каким требованиям должна отвечать собственная кадровая первичка?

Зачем нужна кадровая первичка

Трудовое законодательство требует оформлять отношения с работником определенными документами (например, издавать приказ для приема сотрудника на работуст. 68 ТК РФ, ежегодно утверждать график отпусковст. 123 ТК РФ). Отсутствие документов в некоторых случаях будет являться нарушением трудового законодательства (к примеру, отсутствие графика отпусков, табеля учета рабочего времени), за которое на организацию и ее руководителя или на предпринимателя может быть наложен административный штрафст. 2.4, ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

А некоторые первичные кадровые документы (например, расчетная ведомость) необходимы и для бухгалтерского, и для налогового учета, и для отчетности по взносамч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

За их отсутствие организация может быть привлечена к налоговой ответственности в виде штрафаст. 120 НК РФ.

Кадровая первичка: своя или унифицированная?

Если вы выдаете зарплату через кассу, то по-прежнему обязаны использовать только одну из двух унифицированных кадровых формп. 4.1 Положения ЦБ от 12.10.2011 № 373-П; Информация Минфина № П3-10/2012:

  • <или>расчетно-платежную ведомость (форма № Т-49);
  • <или>платежную ведомость (форма № Т-53).

Для остальных документов тоже можно продолжать оформлять унифицированные формы. Это удобно, поскольку не потребуется перенастраивать бухгалтерские программы. В таком случае в учетной политике должно быть указано, что используются унифицированные формы первичных учетных документов организации по учету труда и его оплаты.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

С этого года негосударственные организации вправе самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов, в том числе по учету труда и его оплатыст. 9 Закона № 402-ФЗ. Вместе с тем унифицированные первичные учетные кадровые документы, утвержденные Госкомстатом РоссииПостановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1, содержат реквизиты и сведения, необходимые не только для отражения соответствующих операций или решений, но и для государственного контроля и надзора, в частности для контрольной деятельности государственной инспекции труда. Поэтому изъятие какой-либо информации, содержащейся в унифицированных формах, при разработке собственных форм может привести к необходимости предъявления проверяющим органам дополнительных сведений или документов.

Так что можно рекомендовать не изменять используемые в кадровом делопроизводстве формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, закрепив данный факт в приказе работодателя, например, об учетной политике.

Но, в принципе, никто не запрещает использовать и самостоятельно разработанные формыч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Их можно утвердить:

  • <или>как приложение к учетной политике;
  • <или>приказом руководителя. В учетной политике укажите, что используются самостоятельно разработанные формы. Тогда вводить свои формы кадровой первички можно будет по мере разработки, утверждая их приказами.

Что надо учитывать при разработке своей первички

Безусловно, и для бухгалтерского, и для налогового, и для кадрового учета удобно применять единые формы кадровых документов. При этом трудовое законодательство не предъявляет каких-либо требований к форме указанных документов. Так что будем ориентироваться на требования бухгалтерского законодательства.

Если кадровый документ является одновременно первичным учетным документом (например, расчетная ведомость — это первичный учетный документ, а штатное расписание и график отпусков — нет), то необходимо включить в форму обязательные реквизиты первичного учетного документа, установленные Законом о бухучетеч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

В тех случаях, когда трудовое законодательство предъявляет требования к содержанию кадрового документа, их также надо соблюдать (например, содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям трудового договораст. 68 ТК РФ).

Если вы хотите, чтобы ваша кадровая первичка выглядела «стандартно», загляните в стандарты по оформлению документовМетодические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. Росархивом); ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст; ГОСТ Р 51141-98, утв. Постановлением Госстандарта от 27.02.98 № 28.

При разработке своей кадровой первички удобнее всего взять за основу унифицированные кадровые формы, из них убрать лишние реквизиты и никогда не заполнявшиеся строки и дополнить их данными, отражающими специфику работы вашей организации.

Рассмотрим, как это сделать, на примере приказа о приеме на работу.

Пример. Составление своей формы приказа о приеме на работу на основе унифицированной формы

/ условие / В организации отсутствуют структурные подразделения. Штатное расписание организации содержит указание на должности работников. Труд работников оплачивается на основе окладов. При этом по условиям труда работникам не полагаются надбавки.

/ решение / Форма приказа о приеме на работу, составленного на основе унифицированной формы № Т-2, будет выглядеть так.

Зеленым цветом отмечены реквизиты первичного учетного документа, которые нельзя исключать. Красным цветом обозначены лишние реквизиты и строки.

Голубым цветом отмечена информация, указания которой требует ТК РФст. 68 ТК РФ.

Форма утверждена Приказом общества
с ограниченной ответственностью «___________»
от «___» _______ 20 ___ г. № __


Унифицированная форма № Т-1
Утверждена Постановлением Госкомстата
России от 05.01.2004 № 1

 

Код
Форма по ОКУД 00281151
по ОКПО
 
(наименование организации)
 
  Номер документа Дата составления
 

ПРИКАЗ
(распоряжение)
о приеме работника на работу

Принять на работу   Дата
с
по
(фамилия, имя, отчество)
  Табельный номер
 
в  
 
(структурное подразделение)
 
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)
 
 
 
(условия приема на работу, характер работы)
с тарифной ставкой (окладом)
 
 
 
(цифрами)
 
руб.
 
 
 
 
 
коп.
 
надбавкой  
 
(цифрами)
  руб.  
 
 
  коп.
с испытанием на срок
 
 
 
 
 
месяца (ев)
 
Основание:
Трудовой договор от
 
 «
 
 
 
» 
 
 
 
 
20 
 
 
 
 г.
 
 
 
 
 
 
Руководитель организации
 
 
 
(должность)
 
 
(личная подпись)
 
 
(расшифровка подписи)
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен
 
(личная подпись)
 «
 
 
 
» 
 
 
 
 
20 
 
 
 
 г.
 

Кстати, нас иногда спрашивают: почему ТК РФ требует от работодателя оформлять прием на работу приказом при наличии заключенного с работником трудового договора? На вопрос ответили в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Трудовой договор — это соглашение двух лиц (работника и работодателя), он не является первичным учетным документом. Приказ о приеме на работу — односторонний распорядительный акт, являющийся первичным учетным документом по учету труда и его оплаты. Трудовой кодекс требует оформления обоих документов.

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд

***

Всю кадровую первичку, которую подписывают работники, составляйте на бумаге, несмотря на то что первичный учетный документ может быть составлен не только на бумажном носителе, но и в электронном виде и подписан электронной подписьюч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Кадры / оплата труда»:

2019 г.

2018 г.

2017 г.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
НУЖНОЕ
ОПРОС
Вы уже применяете онлайн-ККТ?
Да, мы используем кассу уже больше года
Да, мы применяем ККТ с 1 июля 2019 г.
Нет, мы работаем только по безналу с юрлицами/ИП
Нет, мы торгуем через посредников
Нет, я ИП без работников и у меня отсрочка до 1 июля 2021 г.
Нет, мы вообще освобождены от применения ККТ
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.15%
июль 2019 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

19 351

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.25%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Конференция Аудит-Велаосенний конгресс ТАКСКОМ
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
24.05.2019

РЕЙТИНГ ПРОФЕССИОНАЛЫ МСФО 2019, Компания "Prof-Arena"