Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 18 июля 2014 г.
Содержание журнала № 15 за 2014 г.Изменяем график отпусков
Как известно, график отпусков на год утверждается за 2 недели до наступления календарного года. Он обязателен для работника и работодател
Дополняем график, если приняты новые сотрудники
Законодательство не требует внесения дополнений в график, если после его утверждения на работу были приняты новые сотрудники. Поэтому новым работникам отпуск можно предоставить на основании заявления без включения их в график отпусков. А можно оформить дополнение к графику в виде отдельного документа, указав в нем сведения об отпусках новых работников. Это делается так.
Мнение выборного профсоюзного органа | УТВЕРЖДАЮ | |||||||||||||
| ||||||||||||||
|
|
… | Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию | Фамилия, имя, отчество | Табельный номер | ОТПУСК | Примечание | ||||
количество календарных дней | дата | перенесение отпуска | |||||||
запланированная | фактическая | основание (документ) | дата предполагаемого отпуска | ||||||
2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
Продавец | Солнцева Ирина ПетровнаУказываете ф. и. о. работников, принятых на работу после составления графика отпусков на текущий год | 18 | 28 | 10.11.2014Указываете запланированную дату начала отпуска в текущем году | Принята на работу 25.12.2013Указываете дату приема на работу после составления графика отпусков на текущий год | ||||
Уборщица | Морковкина Ольга ИвановнаУказываете ф. и. о. работников, принятых на работу после составления графика отпусков на текущий год | 23 | 28 | 01.12.2014Указываете запланированную дату начала отпуска в текущем году | Принята на работу 11.01.2014Указываете дату приема на работу после составления графика отпусков на текущий год | ||||
… |
Изменяем график, если меняется запланированная дата отпуска
Любые другие изменения в график отпусков связаны с тем, что по каким-либо причинам отпуск предоставляется раньше или позже запланированной даты отпуска (графа 6 графика отпусков) либо вообще не предоставляется в текущем календарном году.
В таких случаях запланированную при утверждении графика отпусков дату начала отпуска (графа 6) вы не изменяете, а вносите сведения в графы 8 (основание (документ), где указываете его дату и номер (если есть)), 9 (дата предполагаемого отпуска) и 10 (примечание) графика.
В таблице приведены наиболее распространенные ситуации, требующие внесения изменений в график отпусков, и примеры записей, обосновывающих изменения.
Графа 8 | Графа 9 | Графа 10 | Пояснения |
В графике отпусков указана не конкретная дата начала отпуска, а месяц, когда работник должен уйти в отпуск | |||
Письменное заявление работника с просьбой предоставить отпуск с конкретной даты | Ничего не указываете | Ничего не указываете | В такой ситуации достаточно указать фактическую дату начала отпуска в графе 7. Заметим, что в локальном нормативном акте имеет смысл установить обязанность работника письменно извещать работодателя о конкретной дате начала отпуска не позднее чем за 2 календарные недели, чтобы вы могли выполнить обязанность о письменном извещении работника о начале его отпуск |
Работники, которые могут взять отпуск в удобное время, изменяют запланированную дату начала отпуска | |||
Письменное заявление работника с просьбой о переносе запланированной по графику даты начала отпуска | Указываете новую предполагаемую дату отпуска по заявлению работника | Указываете категорию работников, которые имеют право на использование отпуска в удобное время (например, работницы, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет) | Если такие работники изменили свое решение и попросили предоставить им отпуск в другое время, то вы не вправе им отказать. Если такой сотрудник подаст заявление о срочном переносе отпуска (например, со следующего дня), то своевременно предупредить работника о начале отпуска и оплатить этот отпуск вы не сможете. Но при наличии заявления работника, где он укажет, что согласен получить отпускные позднее, можно будет в случае проверки трудинспекции оспорить штраф. Ведь административного правонарушения работодатель не соверши |
На предоставление отпуска в удобное для них время могут претендовать, в частност
| |||
Внешний совместитель принес справку с основного места работы о переносе отпуска | |||
Справка с основного места работы, в которой указана новая дата начала отпуска | Указываете дату, на которую переносится отпуск работника по основной работе | Указываете, что работник — внешний совместитель | Вы обязаны предоставить совместителю отпуск одновременно с отпуском по основной работ |
Перенос отпуска по просьбе работника | |||
Письменное заявление работника | Указываете дату, на которую переносится отпуск по заявлению работника | Указываете, что отпуск перенесен по просьбе работника | Работодатель вправе (но не обязан) перенести отпуск по просьбе работника в случаях, не предусмотренных трудовым законодательством или локальным нормативным актом. Если из-за переноса вы не успеете вовремя выплатить работнику отпускные, возьмите у него заявление с согласием получить их позднее |
Продление отпуска в связи с болезнью | |||
Ничего не указываете | Ничего не указываете | Ничего не указываете | В такой ситуации никаких сведений в график отпусков вносить не нужно. Ведь в случае болезни работодатель обязан продлить или перенести отпус |
Перенос отпуска в связи с болезнью работника | |||
Письменное заявление работника о переносе отпуска, листок временной нетрудоспособности, приказ руководителя о переносе отпуска | Указываете дату, на которую переносится отпуск | Указываете, что отпуск перенесен в связи с болезнью работника | Если работник решил перенести отпуск в связи с болезнью, которая наступила до начала или во время отпуска, то дата, на которую переносится отпуск, определяется руководителем с учетом пожелания работника |
Перенос отпуска в связи с уходом в декрет | |||
Письменное заявление женщины о предоставлении отпуска перед декретным отпуском (после него) или после отпуска по уходу за ребенком, приказ руководителя о предоставлении отпуска | Указываете дату, на которую переносится отпуск | Указываете, что отпуск предоставлен перед отпуском по беременности и родам (после него) или после отпуска по уходу за ребенком | Работодатель обязан предоставить работнице ежегодный оплачиваемый отпус
|
Уход в отпуск по беременности и родам | |||
Заявление работницы о предоставлении отпуска по беременности и родам, приказ руководителя о предоставлении отпуска по беременности и родам | Ничего не указываете | Указываете, что предоставлен отпуск по беременности и родам, а также дату его начала | Женщина может, а не обязана взять отпуск перед декретным отпуском. В этой ситуации в графике надо отразить, почему работница не ушла в отпуск. Отпуск по выбору работницы будет предоставлен поздне |
Отзыв из отпуска | |||
Приказ руководителя об отзыве из отпуска, письменное согласие работника на отзыв из отпуска | Указываете дату, на которую переносится отпуск работника, если она попадает на текущий календарный год. Ничего не указываете, если дата, на которую переносится отпуск, приходится на следующий календарный год | Указываете, что работник отозван из отпуска с его согласия | Для досрочного отзыва из отпуска работодателю обязательно надо получить согласие работника. При его наличии работодатель обязан по выбору работника либо предоставить ему неиспользованную часть отпуска в удобное для него время в течение текущего рабочего года, либо присоединить ее к отпуску за следующий рабочий |
Перенос отпуска в связи с производственной необходимостью | |||
Приказ руководителя о переносе отпуска на следующий рабочий год в связи с производственной необходимостью, письменное согласие на перенос отпуска на следующий рабочий год | Указываете дату, на которую переносится отпуск работника в следующем рабочем году, если она попадает на текущий календарный год. Ничего не указываете, если дата, на которую переносится отпуск, приходится на следующий календарный год | Указываете, что отпуск перенесен в связи с производственной необходимостью | В исключительных случаях, когда уход работника в отпуск в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, можно с согласия работника перенести отпуск на следующий рабочий |
Предоставление отпуска с последующим увольнением | |||
Заявление работника о предоставлении отпуска с последующим увольнением, приказ о предоставлении отпуска с последующим увольнением | Указываете дату, с которой был предоставлен отпуск с последующим увольнением | Указываете, что предоставлен отпуск с последующим увольнением | Предоставление отпуска с последующим увольнением — право, а не обязанность работодателя. При увольнении за виновные действия такой отпуск предоставлять нельзя. Количество заработанных дней отпуска определяется на дату начала отпуск |
Увольнение работника | |||
Приказ об увольнении работника | Ничего не указываете | Указываете, что работник уволен, а также дату увольнения | В случае увольнения, если у работника есть неотгулянные дни отпуска, ему выплачивается компенсаци |
***
Запомните, никаких исправлений и зачеркиваний при внесении изменений в график отпусков делать не надо. Если отпуск будет переноситься по тем или иным причинам неоднократно, то и вносить сведения об этом придется в график несколько раз.