Можно ли «подписать» первичку только по факсу? | Журнал «Главная книга» | № 18 за 2014 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 сентября 2014 г.

Содержание журнала № 18 за 2014 г.
Н.А. Мацепуро, юрист

Можно ли «подписать» первичку только по факсу?

Договор, а также соглашения о внесении в него дополнений и изменений стороны могут заключить как в форме единого документа, так и путем обмена документами, в том числе по факсуп. 1 ст. 160, п. 2 ст. 434 ГК РФ; Постановления 8 ААС от 08.06.2011 № А75-11325/2010; 2 ААС от 30.06.2010 № А29-10640/2009; ФАС ВСО от 26.03.2009 № А58-3727/08-Ф02-1029/09. При этом передача документа по факсимильной связи происходит следующим образом. Стороны направляют друг другу документ, подписанный лишь со своей стороны. Соответственно, у каждой стороны остается на руках факсовая копия документа, подписанного другой стороной.

Кроме того, некоторые компании и предприниматели так передают контрагентам документы, которыми подтверждается исполнение договора, в частности накладные (когда они не были подписаны при передаче товаров либо имелись пороки в их оформлении) и акты об оказании услуг или выполнении работ. Ведь если стороны далеко друг от друга, например в разных городах, то удобство очевидно: бумаги поступают оперативно и не нужно тратиться на их пересылку по почте. Однако такой способ передачи первички все-таки не особо популярен. И тому есть причины.

Счета-фактуры так подписывать однозначно нельзяПостановления ФАС ПО от 20.06.2012 № А12-13422/2011, от 19.09.2013 № А12-25215/2012. Поэтому о них мы говорить и не будем.

Имеют ли факсовые копии договора силу оригиналов?

При обмене сторонами по факсу подписанными экземплярами договора он признается заключенным в письменной форме, если соблюдаются следующие условия:

  • можно достоверно установить, что документ исходил от стороны по договоруп. 2 ст. 434 ГК РФ. То есть в верхней части факсовой копии имеется строка со сведениями о принятом документе: наименование передающей стороны, дата и время передачи, номер факса, номера страниц (желательно, чтобы номера факсов сторон были указаны в договоре). При этом экземпляр договора должен быть подписан уполномоченным лицом.

Отправление документа по факсу впоследствии можно подтвердить и справкой, полученной от оператора телефонной связиПостановление ФАС ДВО от 13.03.2012 № Ф03-603/2012;

В то же время иногда даже отсутствие в договоре условия о возможности его заключения посредством обмена факсовыми копиями документов — не помеха. Так, вопрос о заключенности договора встает в основном в спорах о взыскании с контрагента задолженности и договорной неустойки. И если факсовая копия договора содержит подписи обеих сторон и есть доказательства исполнения договора, то суды могут признать его заключенным и взыскать с должника задолженность и санкцииПостановления 15 ААС от 20.03.2013 № 15АП-1940/2013; ФАС ЦО от 05.04.2010 № Ф10-1804/08(2).

А как насчет факсовых копий первички?

Подписание бумаг, подтверждающих исполнение договора, путем обмена документами по факсу, в принципе, допускаетсяп. 4 ст. 421 ГК РФ. Но такой способ оформления первички имеет сплошные минусы.

МИНУС 1. Факсовые копии не подтверждают налоговые расходы

Так считают налоговикиПисьмо УФНС по г. Москве от 25.01.2008 № 20-12/05968. Ведь налоговый учет формируется на основании первичных документов, которые принимаются к учету, если они оформлены в соответствии с законодательствомп. 1 ст. 11, п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ; пп. 1, 2, 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 3 ст. 2 ГК РФ; п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003. Между тем на факсовом документе отображается копия личной подписи. А налоговое и бухгалтерское законодательство не предусматривают возможности использования электрофотографического воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при оформлении первичных документов, имеющих финансовые последствияПостановления ФАС ПО от 20.06.2012 № А12-13422/2011, от 19.09.2013 № А12-25215/2012; ФАС МО от 24.02.2009 № КГ-А41/12655-08-П; 1 ААС от 18.07.2013 № А79-13835/2012. Согласны с этим и в Минфине.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

БАХВАЛОВА Александра Сергеевна
БАХВАЛОВА Александра Сергеевна
Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса

Если стороны в соответствии с условиями договора подписали исполнительную документацию к нему (в частности, акт выполненных работ или акт об оказании услуг) путем обмена документами посредством факсимильной связи, то в дальнейшем для целей налогообложения все равно необходимо подписать оригинал документа. Поскольку ни законодательство о бухгалтерском учете, ни законодательство о налогах и сборах не предусматривают возможности оформления первичной документации путем обмена документами по факсу либо воспроизведения личной подписи на ней с помощью средств копированияп. 1 ст. 11, п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ; пп. 1, 2, 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Поэтому учет расходов, подтвержденных факсовыми копиями документов, в случае налоговой проверки наверняка обернется доначислениями и штрафом. Спасти может лишь представление оригиналов. А если оригиналы раздобыть не получится и спор с налоговиками дойдет до суда, то его может выиграть инспекция.

МИНУС 2. Юридическую силу факсовых копий надо еще доказать

НЕ ПРОПУСТИТЕ
Коронавирус: как оформлять и оплачивать нерабочую неделю
ПОЛЕЗНОЕ
Свежий номер журнала Главная книга
ОПРОС
Есть ли в вашей организации работники, получившие больничный в связи с коронавирусом?
Да, подтвердился такой диагноз
Да, но они не болеют, а на карантине из-за посещения неблагополучных стран
У нас таких работников нет
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.42%
январь 2020 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

20 195

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

6%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Демодоступ к ГКФорум
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
Информации о мероприятиях в данный момент нет
Дарим доступ к журналу «Главная книга»!
Вам открыт свободный доступ к журналу «Главная книга».
Он действует 5 дней, используйте их по максимуму.
За это время вы сможете:

Подготовиться к сдаче отчетности с помощью наших «Бухгалтерских семинаров»

Легко найти ответ на свой вопрос благодаря сервису «Типовые ситуации»

Читать статьи из свежих номеров совершенно бесплатно

Пользоваться архивом издания за последние 8 лет без ограничений

Получить демодоступ