Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 21 февраля 2014 г.
Содержание журнала № 5 за 2014 г.В командировку на личном авто? Легко!
В один прекрасный день ваш сотрудник собрался ехать в командировку на личном автомобиле. И директор решил, что это для организации выгоднее, чем поездка на общественном транспорте.
Давайте рассмотрим, какие документы могут понадобиться для подтверждения расходов.
Комплект документов: все как обычно
Работодатель, направляя сотрудника в командировку, обязан возместить ему расходы по проезду к месту командировки и обратно. Размер таких возмещаемых расходов организация вправе установить самостоятельно. Например, может ввести ограничения по компенсации стоимости проездных билетов (при авиаперелете — не выше экономкласса, при проезде на поезде — не выше купе и т. д.).
Закрепить эти условия необходимо в локальном нормативном акте, например в положении о командировка
Если все вопросы с руководителем согласованы, оформляются приказ, командировочное удостоверение и служебное задание в обычном порядке.
Сотрудник в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировк
- командировочное удостоверение с отметками;
- служебное задание с отчетом о проделанной работе;
- чеки АЗС, счета из гостиницы и иные документы, подтверждающие произведенные расходы.
Если с документами все в порядке, то авансовый отчет передается на подпись руководителю. После его утверждения работнику возмещаются израсходованные деньги.
И вот тут важный момент. Как вы, наверное, уже поняли, еще до командировки требуется зафиксировать, какая именно сумма будет возмещаться работнику по расходам на проезд: все расходы по предоставленным работником чекам и иным подтверждающим документам или некая фиксированная сумма.
В связи с этим возможны два варианта.
«Налоговые» палки в колесах
ВАРИАНТ 1 (безопасный, но невыгодный). С сотрудником заключается соглашение о компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.
Тогда ему должны выплатить компенсацию в размере, определенном в соглашении. Причем может быть предусмотрено, что:
- <или>сумма компенсации уже включает в себя расходы на ГСМ;
- <или>расходы на ГСМ компенсируются сверх суммы, определенной соглашением, по подтверждающим документам.
Но в целях налогообложения сумма компенсации учитывается лишь в пределах норм, установленных законодательн
Так, учитываемая в расходах сумма для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя:
- до 2000 куб. см — 1200 руб. в месяц;
- свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц.
В установленных нормах уже учтены все затраты, возникающие в процессе эксплуатации автомобиля (износ, ГСМ, материалы, ремонт). Обратите внимание на то, что нормы установлены за месяц. И если командировка длилась меньше месяца, то размер учитываемой в расходах компенсации придется рассчитывать пропорционально дням, проведенным в командировк
Выплаченная работнику сумма компенсации, превышающая установленные нормы, не уменьшает базу по налогу на прибыл
Когда работники используют свой личный транспорт в служебных целях, налоговики рекомендуют оформлять путевые листы для подтверждения произведенных расходо
А вот суды считают, что в этом нет необходимости. Они отмечают, что оформление путевых листов в такой ситуации законодательством не предусмотрен
Но в нашем случае путевой лист лучше оформить. Такой документ позволит подтвердить реальные расходы на топливо, если он будет содержать информацию о фактическом пробеге автомобиля, расходе ГСМ, маршруте следования.
ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ № 1
за период с 16 декабря 2013 г. по 25 декабря 2013 г.
| ООО «Колесо», 123123, г. Москва, ул. Дружбы, д. 43, тел. |
(наименование, адрес, номер телефона) |
| Volkswagen «Caddy» |
| |
| Иванов Иван Иванович |
(фамилия, имя, отчество) |
| |
Регистрационный №
Показания одометра (км), дата и время (ч, мин.) | Пройдено, км | Маршрут движения автомобиля (откуда и куда) | Вид топлива | Остаток топлива в баке | Приобретено топлива (л) | Фактический расход топлива | |||
выезда | возвращения | при выезде (л) | при возвращении (л) | Количество (л) | Стоимость (руб.) | ||||
12451 16.12.13 9:00 | 13039 25.12.13 17:00 | 588 | г. Москва, ул. Правды, д. 17 — г. Иваново, ул. Дружбы, д. 2 — г. Москва, ул. Правды, д. 17 | 10 | 12 | 80 | 78 | 2730 |
| | |
| | В.Г. Карповский |
| | |
ВАРИАНТ 2 (более выгодный, но и более опасный). Никакое соглашение с работником не заключается, а ему возмещаются все потраченные на бензин суммы согласно отчету. Тут также имеет смысл оформить путевой лист. Все расходы на ГСМ, поскольку это обычные расходы на проезд в командировке, учитываем для целей налогообложения прибыли.
А вот какой позиции придерживается специалист Минфина.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“Организация вправе учесть в составе расходов затраты на приобретение топлива в полном объеме, если расход топлива не превышал нормы, установленные методическими рекомендациями Минтранса «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте
»утв. Распоряжением Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23р. Если фактический расход топлива на поездку превышает установленные методическими рекомендациями нормы, то в составе расходов учитывается сумма, рассчитанная по норме”.
Таким образом, следуя этим разъяснениям, вы можете учесть в расходах не все затраты на бензин, а лишь в пределах норм по конкретному автомобилю. Обратите внимание: хотя специалист Минфина и настаивает на применении норм, утвержденных Минтрансом, они все-таки рекомендованные. К тому же для автомобилей, выпущенных после 2008 г., нормы расхода ГСМ не установлены. В этом случае мы рекомендуем утвердить их самостоятельно, опираясь на техническую документацию к автомобилю.
«Зарплатные налоги» по расходам на проезд
Возмещаемые работнику расходы в полной сумме (в том числе превышающие «прибыльные» нормативы) не облагаются
- <если>работнику выплачивается компенсация — порядок определения этой компенсации установлен соглашением;
- <если>работнику возмещаются фактические расходы на приобретение ГСМ — для этого есть подтверждающие документы.
Необходимо также, чтобы сотрудник предоставил ксерокопию технического паспорта личного автомобиля, ведь Трудовым кодексом установлена компенсация расходов в связи с использованием в интересах организации именно личного имуществ
***
Если сотрудник регулярно ездит в командировки на личном автомобиле, можно заключить с ним или договор аренды, или договор безвозмездного пользования. О том, какой вид договора выгоднее для организации, читайте