Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 марта 2014 г.
Содержание журнала № 6 за 2014 г.«Поможем узнать СНИЛС, недорого»
Конечно, удобно, когда новый сотрудник в первый же день работы приносит вместе с другими документами и небольшую светло-зеленую карточку, в которой содержится его страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС). Однако так бывает не всегда, в связи с чем у бухгалтера могут возникнуть проблемы. Давайте решим их вместе.
Есть ли штраф за получение СНИЛС с опозданием?
Когда в начале года мы принимали сотрудника на работу, он обещал, что принесет пенсионное позже. Трудовой книжки у него тоже не было, сказал, что раньше только подрабатывал по гражданско-правовому договору. Прошло уже много времени, и теперь выяснилось, что у него вообще нет СНИЛС. Могут ли нас оштрафовать за запоздалое оформление свидетельства?
: Если ваш новый работник не зарегистрирован в системе обязательного пенсионного страхования (ОПС), то анкету на получение для него СНИЛС вы должны были представить в ПФР в течение 2 недель с момента заключения трудового договора с
В то же время надо понимать, что без СНИЛС вы не сможете подать на работника индивидуальные сведения. А это уже карается штрафом: за непредставление в срок персонифицированных сведений с вас могут взыскать 5% от суммы страховых взносов, начисленных за последние 3 месяца, с выплат работников, по которым сведения не сдан
СНИЛС для работника-иностранца
С этого года у нас работают граждане Узбекистана. При оформлении им СНИЛС мы указали в анкетах места рождения в соответствии с их паспортами. Но в ПФР потребовали, чтобы мы представили нотариально заверенный перевод паспортов. Сказали, что перевести место рождения можно по-разному и из-за этого иностранец якобы может получить несколько СНИЛС у разных работодателей. Правомерны ли требования Фонда и что все-таки писать в анкетах?
: Анкета по форме
Поэтому в такой ситуации есть два варианта действий:
- <или>просить письменный отказ и писать жалобу на имя начальника вашего отделения ПФР о том, что у вас безосновательно не принимают документы (и тогда, возможно, их все-таки примут);
- <или>выполнить пожелания Фонда, затребовав у работника нотариально заверенный перевод его паспорта.
Пенсионное свидетельство для дистанционного работника
Впервые принимаем людей на дистанционную работу (в основном дизайнеров). У одного из них нет СНИЛС. Учитывая, что мы никогда его не видели и, скорее всего, не увидим воочию, как нам сделать ему свидетельство?
: Дистанционным работникам, с которыми вы будете взаимодействовать только по Интернету, оформлять пенсионное свидетельство вы не обязан
СНИЛС для «удаленного» работника с бумажным договором
Хотим взять на работу дистанционного работника для обработки текстов. Но квалифицированной электронной подписи у него нет. Поэтому сам договор мы решили заключить на бумаге, а дальше уже будем высылать задания по электронной почте. Пенсионного свидетельства у него нет.
Коллега говорит, что раз договор у нас будет в бумажном варианте, то СНИЛС ему должны оформлять мы. Это действительно так?
: Да. Ведь отсутствие у работника электронной подписи не позволит вам обмениваться с ним электронными документами, что является неотъемлемой частью трудовых отношений с дистанционным работнико
В вашей ситуации правильнее говорить о приеме на работу надомника. А для тех, кто занят надомным трудом, никаких особенностей оформления СНИЛС
Обмен свидетельства для работника, долго отсутствующего на работе
Наша работница находится в отпуске по уходу за ребенком. Год назад (будучи уже в отпуске) она сменила фамилию, а сообщила об этом нам только сейчас. Теперь нужно поменять документы, в том числе и СНИЛС. Кто это должен делать — организация или сама работница? И не будет ли к нам претензий, что мы так долго сдавали отчетность с ее старой фамилией?
: Если у работника изменились анкетные данные, то представить новые сведения в ПФР должен страховател
- заявление об обмене страхового свидетельства по форме
АДВ-2. Его вы можете заполнить и заверить самостоятельно, указав причину отсутствия сотрудницы на работе (ведь вы должны пояснить, почему она сама не поставила свою подпись на заявлении)п. 20 Инструкции, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п. Это можно сделать так:
Дата заполнения
« 25 » февраля 2014 года
Личная подпись застрахованного лица __________________
| |
Заявление заверено представителем страхователя в связи с нахождением застрахованного лица в отпуске по уходу за ребенком до 09.04.2014.
М.П.
- копию нового паспорта сотрудницы;
- копию свидетельства о браке сотрудницы (или иного документа, на основании которого она сменила фамилию);
- опись по форме
АДВ-6-1.
Если читать Инструкцию ПФР буквально, то копии паспорта и свидетельства отправлять в Фонд необязательно. Но поскольку достоверность сведений в заявлении работник собственноручно подтвердить не может, лучше все-таки их приложить.
В течение месяца ПФР передаст вам новое свидетельство, вы должны будете расписаться в его получении в сопроводительной ведомости вместо своей работницы, предварительно проверив правильность указанных в нем сведени
Не забудьте письменно зафиксировать, когда вы получили от работницы копии документов. И тогда ответственность за сдачу персонифицированной отчетности с указанием старой фамилии сотрудницы вам не грозит. Поскольку на тот период и у вас, и у Фонда была информация, что фамилия у сотрудницы прежняя, все необходимые сведения о взносах с ее доходов должны будут попасть на ее лицевой счет.
Неправильный номер СНИЛС со слов работника
Недолгое время у нас работала секретарь. Она из другого города, когда устраивалась к нам, пенсионного свидетельства у нее с собой не было. Родственница продиктовала ей по телефону СНИЛС, который нам и сообщили. Через месяц секретарь уволилась. А при сдаче пенсионной отчетности, в том числе и на нее, выяснилось, что номер она нам дала неверный. Это выявил уже ПФР и выставил штраф за сдачу недостоверных сведений. Девушка уехала, на наши звонки не отвечает. Просили в Фонде сказать номер, они говорят, что не имеют права, так как это личные данные. Как быть? Есть ли какой-то способ узнать СНИЛС? Ведь можно же узнать, например, ИНН гражданина на сайте ФНС?
: Сведения, содержащиеся в индивидуальном лицевом счете, в том числе СНИЛС, по разъяснениям ПФР, относятся к конфиденциальной информации, поэтому в свободном доступе их быть не може
Учитывая, что ваша сотрудница уже уволилась, остается:
- <или>разыскивать ее, отправляя письма по всем адресам, которые она оставила;
- <или>если есть копия ее трудовой книжки, попытаться найти контакты бухгалтера с ее предыдущего места работы, объяснить ситуацию и спросить номер у него. По-хорошему, он не имеет права предоставлять вам такие сведения. Но в данной ситуации бухгалтер ничем не рискует. Поэтому вполне вероятно, что он поможет вам просто из профессиональной солидарности.
В будущем, безусловно, лучше избегать такой ситуации, как сложилась у вас. При приеме на работу нового человека необходимо самим убедиться в том, что свидетельство у него есть, и переписать данные (а лучше — сделать себе ксерокопию
ПФР долго меняет свидетельство. Как сдать отчетность?
В связи со сменой фамилии сотрудницы мы подали документы на обмен ее пенсионного свидетельства. В ПФР обещали сделать все за 2 недели. Но вот скоро уже сдавать отчетность, а воз и ныне там. В Фонде говорят, что у них технические проблемы и СНИЛС на новую фамилию они еще не сделали. Но сдавать персонифицированные сведения по старой фамилии тоже не рекомендуют, так как мы уже подали документы на обмен. Что делать?
: Раз нового пенсионного еще нет, лучше все-таки сдать индивидуальные сведения с указанием старой фамилии. И даже если отчетность не примут, у вас будут 2 недели на внесение изменений. Сам номер индивидуального лицевого счета при обмене свидетельства не меняетс