Правила оформительского тона | Журнал «Главная книга» | № 7 за 2014 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 21 марта 2014 г.

Содержание журнала № 7 за 2014 г.
На вопросы отвечала М.А. Кокурина, юрист

Правила оформительского тона

Бухгалтер в роли кадровика — явление довольно частое. И на «штатном» участке работы важно правильно и четко документировать любые события или изменения в жизни персонала. Чтобы и трудинспекция при проверках не придралась, и выплаты/удержания работнику можно было правильно посчитать, и необходимый документ быстро найти.

Поэтому мы собрали вопросы читателей с лейтмотивом «Как правильно оформить...?» и сегодня приводим ответы на некоторые из них.

Все приказы подряд не пронумеруешь

Л.О. Чижова, г. Кимры

Искала приказ по одному работнику — столкнулась с тем, что у нас как-то вразнобой нумеруются приказы: какие-то с разными буквами, какие-то только с цифрами. Как правильно нумеровать приказы и где можно посмотреть правила присвоения им номеров?

: Никаких специальных нормативных правовых актов, утверждающих правила нумерации приказов, не предусмотрено. Каждая компания может разработать такие правила самостоятельно в зависимости от ее структуры, численности сотрудников и видов издаваемых приказов. Причем использовать единую сквозную нумерацию всех приказов необязательно.

Закрепить правила нумерации можно в отдельном локальном нормативном акте (ЛНА). Допустим, это может быть положение о делопроизводстве или инструкция по кадровому делопроизводству. И все сотрудники, оформляющие приказы, должны будут изучить такой ЛНА.

При составлении подобного ЛНА можно учитывать некоторые «архивные» правила и ГОСТовские рекомендациип. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. Постановлением Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст.

ПРАВИЛО 1. Не стоит делать сквозную нумерацию всех приказов компании. Нумеруйте отдельно:

  • приказы по основной деятельности (например, приказы, утверждающие локальные акты или штатное расписание, приказы о назначении ответственных работников, приказы, регулирующие деятельность компании (изменение режима работы, проведение аттестаций));
  • приказы по личному составу. Это приказы, в частности, о приемах, увольнениях, переводах, поощрениях работников. Придумать индекс/код для кадровых приказов, если их много, каждая организация может самостоятельно — специальных требований к такой индексации (кодировке) не установлено. Можно ставить порядковый номер, присваиваемый документу в пределах года, с буквенным индексом через дефис или косую черту, к примеру «Приказ № 23/к». Более того, если вы хотите более детальную градацию приказов по личному составу, то можно их разделить на группы, добавляя к номерам особые индексы. К примеру, «у» — приказы об увольнении, «км» — о командировании, «о» — об отпуске. Или такие: «пр» — приказы о приеме на работу; «вк» — о внутренних командировках, «зк» — о загранкомандировках.

ПРАВИЛО 2. При нумерации приказов по личному составу учитывайте их сроки хранения.

К примеру, все приказы по личному составу, издание которых должно записываться в графе 4 трудовой книжки «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись», нужно хранить 75 летп. 19 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. А вот приказы о краткосрочных командировках — всего 5 летп. 19 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Разграничить кадровые приказы с разными сроками хранения можно, в частности, указывая на длительность хранения в индексации приказа. Например, прибавляя букву «к» при нумерации приказов кратковременного хранения. Тогда номер приказа об отпуске в крупной компании может выглядеть так: «Приказ № 115-к-о», а о длительной загранкомандировке — так: «Приказ № 71-зк»п. 19 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Отгул на часть дня

В.А. Леонова, г. Истра

Сотрудник просит отгул на половину рабочего дня. Как правильно оформить?

: Нужно сделать следующее.

ШАГ 1. Попросите работника написать заявление о предоставлении времени отдыха:

  • <если>оно положено ему по законодательству как компенсация, например за какое-то переработанное им время, то можно написать так:

Прошу предоставить отгул 4 часа (с 10-00 до 14-00) в рабочий день 18.02.2014 как часть времени отдыха за работу в выходной день 11.01.2014.Здесь нужно указать основание предоставления дополнительного времени отдыха. К примеру, за работу сверхурочно или в связи со сдачей крови, подтвержденной справкой медучрежденияст. 186 ТК РФ

  • <если>работник берет дополнительное время отдыха, которое не является компенсацией, то можно сформулировать так:

Прошу предоставить отгул 4 часа (с 9-00 до 13-00) в рабочий день 18.02.2014 как время без сохранения заработной платы.

ШАГ 2. Оформите приказ о предоставлении времени отдыха, подписанный руководителем:

Работнику Е.Л. Костюхину (оператор ткацкого станка, производственный участок) предоставить 18.02.2014 отгулЗдесь может быть написано «отпуск без сохранения заработной платы» на 4 часа с 9-00 до 13-00.

Основание: личное заявление Е.Л. Костюхина

ШАГ 3. Отметьте в табеле учета рабочего времени:

  • отработанное работником количество часов в этот день: код «Я» или 01, а под кодом отработанные часы — 4;
  • не отработанное работником количество часов в этот день:
  • <если>он брал свободное время за свой счет, то код «В» или 26;
  • <если>работник брал отгул как компенсацию за переработку, то «ОВ» или 27.

ШАГ 4. Рассчитайте зарплату, с учетом того что время отгула оплачивать не надо.

Совмещение должностей оформляем соглашением

С.М. Бережной, г. Златоуст

Может ли один сотрудник совмещать несколько должностей и как правильно это оформить?

: Безусловно, можно совмещать несколько должностей. Например, при необходимости исполнения обязанностей ушедшего в отпуск работникаст. 60.2 ТК РФ.

Чтобы поручить сотруднику дополнительную работу, надо сделать следующее.

ШАГ 1. Получите согласие работника на совмещение. Он может сделать это, подписав дополнительное соглашение к своему трудовому договору в связи с изменением определенных его сторонами условийст. 72 ТК РФ; Кассационное определение ВС Удмуртской Республики от 21.02.2011 № 33-554/11.

В соглашении укажите:

  • срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу;
  • ее содержание и объем. Например, какие обязанности по совмещаемой должности он будет выполнять;
  • размер доплаты за ее выполнениестатьи 149, 151 ТК РФ.

Некоторые стремятся взять у работника еще и письменное заявление — согласие на выполнение дополнительной работы:

  • перед подписанием дополнительного соглашения. Это не обязательно;
  • вместо дополнительного соглашения. Это неправильно. Условие о величине доплаты может быть урегулировано именно в соглашении, и заключать его нужно в любом случаест. 151 ТК РФ.

ШАГ 2. Издайте приказ о совмещении должностей и ознакомьте с ним под роспись работника, которому поручена дополнительная работа.

Срочный договор с директором не продлишь

И.П. Ильиных, г. Раменское

Срочный трудовой договор с нашим директором истекает. Как оформить его продление? Надо ли оповещать налоговую инспекцию о продлении полномочий директора?

: Обычно, когда ни работник, ни работодатель не потребовали расторжения срочного трудового договора в связи с истечением его срока и работник продолжает работать, договор становится заключенным на неопределенный срок. Но со срочным договором руководителя ситуация иная. Он не становится «бессрочным» автоматически, а продление такого договора не предусмотрено в принципестатьи 58, 275 ТК РФ.

Вам нужно действовать так.

ШАГ 1. Передайте директору под роспись уведомление об истечении срока действия его трудового договора не позднее чем за 3 календарных дня до увольненияп. 2 ч. 1 ст. 77, ст. 79 ТК РФ. К примеру, такого содержания.

Генеральному директору
ООО «Бон-бон» В.О. Шоколадкину

УВЕДОМЛЕНИЕ ОБ ИСТЕЧЕНИИ СРОКА ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

Уважаемый Владимир Олегович!

Согласно уставу ООО «Бон-бон» (утв. учредительным собранием, протокол № 1 от 02.03.2011) срок полномочий единоличного исполнительного органа определен в 3 (три) года.

Срок действия Вашего срочного трудового договора от 02.03.2011 № 11/11 истекает 1 марта 2014 г., в день проведения внеочередного собрания участников ООО «Бон-бон».

В связи с этим уведомляем Вас о том, что Вы будете уволены со 2 марта 2014 г., если собрание участников ООО «Бон-бон» повторно не изберет вас на должность единоличного исполнительного органа Общества.

Председатель совета директоров ООО «Бон-бон»
 
Л.Я. Карамелькин

25.02.2014

Уведомление мною полученоНужно сделать два экземпляра уведомления. На том из них, который вы оставите себе, директор должен расписаться о его получении
 
В.О. Шоколадкин

25.02.2014

ШАГ 2. Проведите заседание органа, уполномоченного вашими учредительными документами принимать решения об избрании генерального директора. Обычно это общее собрание участниковподп. 8 п. 1 ст. 48 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ; подп. 4 п. 2 ст. 33, п. 1 ст. 40 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ.

Протоколом такого собрания должны быть зафиксированы:

  • решение о расторжении трудового договора с руководителем компании в связи с истечением его срока;
  • решение о повторном избрании его на должность руководителя организации и заключении нового трудового договора.

Если в вашем обществе всего один участник, то он оформляет единоличное решение.

ШАГ 3. На основании решений общего собрания участников (участника):

  • издайте приказ о прекращении трудового договора с руководителемст. 84.1 ТК РФ;
  • в трудовую книжку директора внесите запись о прекращении трудового договора по п. 2 ст. 77 ТК РФ.

ШАГ 4. Начислите и выплатите руководителю компенсацию, если у него есть неиспользованные отпуска за период действия срочного трудового договораст. 127 ТК РФ.

ШАГ 5. Примите на работу повторно избранного на должность руководителя работника:

  • оформите с ним новый срочный трудовой договор;
  • издайте приказ о приеме его на работу;
  • внесите запись в трудовую книжку о приеме на работу по новому срочному трудовому договору.

Поскольку директор у вас не поменялся, в налоговую инспекцию никаких документов подавать не нужно, ведь сведения о сроке полномочий директора в ЕГРЮЛ не вносятся.

Удлиненный отпуск в расходах не учтешь

Т.О. Истомин, г. Новосибирск

Хотим всем работникам предоставлять очередной оплачиваемый отпуск по 30 календарных дней. Можно ли так сделать и как это правильно оформить?

: Работодатель может по собственной инициативе увеличить продолжительность ежегодных оплачиваемых отпусков своих сотрудников, если он внесет положения об этомст. 116 ТК РФ:

  • <или>в коллективный договор с сотрудниками;
  • <или>в локальный нормативный акт компании, содержащий условие об отпусках (например, в правила внутреннего трудового распорядка);
  • <или>в трудовые договоры с каждым работником. Если в компании есть хотя бы один из двух вышеуказанных документов, то в договоре конкретную продолжительность отпуска можно не указывать, а сделать отсылку к ЛНА или коллективному договору.

При введении у себя в компании удлиненных оплачиваемых отпусков помните, что:

Из-за «технического» простоя в будни не отменишь выходной

Б.Л. Курсиева, г. Москва

В нашем офисном комплексе объявили, что в будний день выключат свет. В связи с этим директор планирует всех отпустить домой в этот день, но перенести рабочий день на субботу. Как это правильно оформить?

: Действуйте так.

ШАГ 1. Подготовьте на подпись руководителю приказ о времени простоя в тот день, когда планируется отключение электричества.

ШАГ 2. Письменно запросите у работников согласие на выход на работу в субботу и получите от тех, кто собирается работать в выходной день, заявление-согласие.

Помните, что сотрудники имеют право отказаться работать в субботу, которая по вашим правилам внутреннего трудового распорядка является для них выходным днем. А некоторых работников вообще нельзя привлекать к работе в выходной день. В частности, это беременные работницы, сотрудники в возрасте до 18 летстатьи 259, 268 ТК РФ. Даже их согласие на работу в выходной день не освободит вас от ответственности за нарушение законодательства о трудест. 5.27 КоАП РФ.

ШАГ 3. Оплатите:

  • всем работникам — день простоя в размере не менее двух третей дневного окладаст. 157 ТК РФ;
  • работникам, вышедшим в субботу, — работу в выходной день в двойном размере, если они не хотят заменить его другим днем отдыхаст. 153 ТК РФ.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Кадры / оплата труда»:

2018 г.

2017 г.

2016 г.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
НУЖНОЕ
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.5%
ноябрь 2018 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

18 781

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.5%

История

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

ОПРОС
Уплачиваете ли вы налог на имущество с движимых ОС?
Нет, в нашем регионе есть льгота
Нет, у нас только ОС из 1 и 2 амортизационных групп
Нет, наши движимые ОС уже самортизированы
Да, у нас в регионе движимое имущество не льготируется
Да, но только по ОС, приобретенным до 2013 года
Да, наши ОС получены от взаимозависимого лица
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Зимний конгресс ТАКСКОМПодписка на ГК
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ