Трудовой дубликат | Журнал «Главная книга» | № 18 за 2015 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 4 сентября 2015 г.

Содержание журнала № 18 за 2015 г.
М.А. Кокурина, юрист

Трудовой дубликат

Как сделать дубликат трудовой книжки, потерянной работодателем

Представьте, что вам понадобилась трудовая книжка работника, а в сейфе ее нетст. 84.1 ТК РФ; п. 40 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила). Неприятная ситуацияст. 5.27 КоАП РФ; п. 45 Правил.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Ответственность за организацию работы по хранению трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. За нарушение установленного порядка хранения трудовых книжек, в том числе их утрату, работодатель (должностные лица работодателя) несет ответственность, установленную ст. 5.27 КоАП РФ.

Нормативными правовыми актами не регламентируются действия работодателя в случае утраты трудовой книжки по его вине. Представляется, что в таких случаях работодатель незамедлительно должен оформить работнику дубликат трудовой книжки и внести в нее записи в порядке, предусмотренном п. 32 Правил.

Если пропали две и более трудовые книжки в результате чрезвычайных ситуаций, то это массовая утеря и процедура изготовления их дубликатов другая — она установлена законодательствомп. 34 Правил.

При обнаружении пропажи трудовой книжки нужно быстрее браться за изготовление для работника ее дубликатап. 34 Правил. «Незамедлительно», как рекомендует сделать это Роструд, получится выдать дубликат, только если сотрудник до вас нигде не работал. Вы просто заполните новый бланк трудовой книжки с указанием «Дубликат» и запишете туда свою компанию как единственного работодателя.

А вот как сделать дубликат для сотрудника, который до прихода к вам работал в других местах? В условиях отсутствия прописанного законодательством порядка послушаем мнение специалистов Минтруда.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ЖИГАСТОВА Татьяна Михайловна
ЖИГАСТОВА Татьяна Михайловна
Заместитель директора Департамента условий и охраны труда Минтруда России

Восстановление трудовой книжки, утерянной по вине работодателя, следует производить в соответствии с порядком, установленным для восстановления трудовой книжки, утраченной по вине работника. Ведь законодательством напрямую не предусмотрен порядок восстановления трудовой книжки, утерянной работодателемПостановление Правительства от 16.04.2003 № 225.

При утере работодателем трудовой книжки он обязан выдать работнику ее дубликат.

В целях его оформления работник, чью книжку потерял работодатель, должен написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки и предоставить документы, подтверждающие факт своей трудовой деятельности в других организациях. Если у работника таких документов не окажется, организация обязана ему помочь в их получении, например отправив запросы прежним работодателямабз. 7 п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция).

Рекомендуем вам предпринять для изготовления дубликата потерянной трудовой книжки следующие действия.

Фиксируем отсутствие трудовой книжки

ШАГ 1. Подготовьте бланк заявления от имени работника о выдаче ему дубликата трудовой книжки, на котором бы он расписался. Содержание простое: «В связи с утерей моей трудовой книжки прошу выдать мне дубликат трудовой книжки».

Если пропажа книжки выявилась при увольнении сотрудника и он уходит от вас пока без трудовой книжки, то в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них сделайте особую запись в графе 12 «Дата выдачи трудовой книжки при увольнении...» строки регистрации книжки. Например, напишите: «Трудовая книжка не выдана в связи с ее утерей».

ШАГ 2. Издайте приказ руководителя о назначении:

  • работника, который займется составлением и отправкой запросов в ПФР и бывшим работодателям сотрудника, чью трудовую книжку потеряли;
  • комиссии для установления причин утери трудовой книжки.

Вот как может выглядеть такой приказ.

ООО «Теремок»

Приказ № 3-к

В связи с тем что в сейфе не обнаружена трудовая книжка менеджера по продажам М.И. Зайчикова,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С целью установления причин и обстоятельств утери трудовой книжки М.И. Зайчикова создать комиссию по расследованию факта утраты в составе:
— председатель комиссии — руководитель отдела кадров И.Т. Лягушкин;
— члены комиссии:
— старший бухгалтер П.Р. Лисичкина;
— менеджер по персоналу М.С. Мышкина.
Создать такую комиссию нужно, если ваше руководство хочет установить, по чьей вине пропала трудовая книжка, и впоследствии:
самостоятельно применить к виновному в пропаже книжки сотруднику дисциплинарное взыскание, например выговор (тогда в случае еще одной дисциплинарной провинности его можно будет уволитьп. 5 ст. 81 ТК РФ);
обосновать при проверке трудинспекцией, что в утере трудовой книжки виновен конкретный работник. Тогда за нарушение трудового законодательства оштрафуют виновного сотрудника, а не директорач. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Хотя и саму организацию за утерю книжки могут наказать

2. Поручить комиссии в срок до 05.06.2015 провести служебное расследование факта утери трудовой книжки М.И. Зайчикова.По результатам работы комиссии нужно будет:
оформить акт о результатах расследования факта утраты трудовой книжки, содержащий выводы о том, кто, когда и при каких обстоятельствах потерял трудовую книжку;
запросить объяснения причин утери трудовой книжки у сотрудника, признанного виновным в таком нарушениист. 193 ТК РФ

3. Заняться получением документов, подтверждающих стаж работы М.И. Зайчикова, предшествующий его поступлению на работу в ООО «Теремок».

В связи с этим назначить М.С. Мышкину ответственной за направление до 29.05.2015 запросов о местах работы М.И. Зайчикова:
— в организации, где он работал ранее, по сведениям, предоставленным М.И. Зайчиковым;
— в орган ПФР, если от М.И. Зайчикова не поступит необходимой информации о местах его работы.

Генеральный директор ООО «Теремок»
 
Я.С. Медведев

25.05.2015

С приказом ознакомлены:

И.Т. Лягушкин
 
25.05.2015
П.Р. Лисичкина
 
25.05.2015
М.С. Мышкина
 
25.05.2015

Собираем документы для оформления дубликата

ШАГ 3. Запросите у работника сведения о его прежних местах работы. Лучше сделать это письменно.

ООО «Теремок»

Запрос сведений о стаже работы до поступления на работу в ООО «Теремок»

Уважаемый Марк Игоревич!

В связи с необходимостью изготовления дубликата вашей утерянной трудовой книжки прошу Вас в срок до 27 мая 2015 г. включительно предоставить в отдел кадров сведения о Ваших местах работы до того, как Вы пришли работать в ООО «Теремок» (до 01.07.2010).

Для Вашего удобства предлагаю заполнить таблицу, приведенную в приложении к запросу.

Менеджер по персоналу
 
М.С. Мышкина

25.05.2015

Запрос получил, сведения предоставлю.

М.И. Зайчиков
 
25.05.2015

Приложение к запросу от 25.05.2015

Сведения о трудовом стаже Зайчикова М.И. до 01.07.2010

Место работы Период работы Должность
1.
2.
...

А вот если работник не хочет давать информацию, зафиксируйте это на самом бланке запроса с подписями не менее двух свидетелей.

От получения запроса и предоставления сведений М.И. Зайчиков отказался.

И.Т. Лягушкин
 
25.05.2015
П.Р. Лисичкина
 
25.05.2015

С таким документом вы сможете, в частности:

  • доказать, что не отказывали работнику в подготовке и выдаче дубликата;
  • объяснить, почему сроки выдачи дубликата затягиваются или почему вы выдали бывшему работнику дубликат трудовой книжки с указанием только его последнего места работы у вас.

Это может уберечь компанию от штрафа за нарушение трудового законодательства — несодействие в выдаче дубликатач. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

ШАГ 4. Подготовьте запросы от имени самого работника в адрес прежних работодателей, если работник дал вам о них сведенияп. 7.2 Инструкции. К примеру, запрос может выглядеть так.

Генеральному директору ООО «Колобок»
от Зайчикова М.И.

Запрос

В связи с утратой моей трудовой книжки прошу:
— подтвердить справкой, что я, Зайчиков Марк Игоревич (паспорт 4500 № 106288, выдан ОВД Солнечногорского района Московской области 05.12.1997), работал в ООО «Колобок»;
— указать в справке период работы, должность, по которой я работал, сведения о переводах, реквизиты приказов о приеме на работу, переводах, увольнении.

Справку прошу направить моему нынешнему работодателю ООО «Теремок», расположенному по адресу: Московская область, г. Солнечногорск, ул. Баранова, 14.

Свое согласие на передачу моих персональных данных Обществом с ограниченной ответственностью «Колобок» Обществу с ограниченной ответственностью «Теремок» подтверждаю.

Не забудьте взять согласие работника на предоставление вам бывшим работодателем персональных данных работникаст. 88 ТК РФ

М.И. Зайчиков

28.05.2015

Помимо справки от бывшего работодателя, документами, подтверждающими трудовой стаж работника, могут быть полученные:

  • <или>от самого работника — экземпляры трудовых договоров;
  • <или>от прежних работодателей — копии трудовых договоров, выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
  • <или>от иных организаций (допустим, если работодатель ликвидирован) — справки из государственного или муниципального архива, подтверждающие периоды работы.

Нельзя оформить дубликат трудовой книжки на основании копии или выписки из трудовой книжкиАпелляционное определение Санкт-Петербургского горсуда от 16.12.2014 № 33-20380/2014, а также присланных вам предыдущими работодателями документов индивидуального учета, подтверждающих пенсионный страховой стаж.

СОВЕТ

Снимайте с трудовых книжек копии и храните их. Это действие не предусмотрено законодательством, а копия трудовой книжки не является документом, подтверждающим стаж работника, но с ней вам будет проще узнать, где до вас работал ваш сотрудник.

Если же работник не дал вам никаких сведений о своих бывших работодателях или от них не пришли ответы, то сделайте запрос от имени работника в территориальный орган ПФР. Ответить должны в течение 10 календарных днейстатьи 14, 16 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ; п. 11 Регламента, утв. Приказом Минтруда от 12.08.2014 № 547н.

Для такого запроса есть форма СЗВ-2бутв. Постановлением ПФР от 31.07.2006 № 192п, которую вы можете заполнить, а работник поставит свою подпись. Не забудьте при отправке такого запроса приложить копии паспорта и страхового свидетельства сотрудника.

Лучше отправлять запросы одновременно и бывшим работодателям вашего сотрудника, и в территориальный орган ПФР. Поскольку, как нам подсказали в Минтруде, времени на изготовление дубликата у вас немного.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Как уже отмечалось, при изготовлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей по вине работодателя нужно пользоваться правилами, установленными для восстановления трудовой книжки, утраченной по вине работника. Поэтому дубликат трудовой книжки нужно выдать не позднее чем через 15 календарных дней после подачи заявления работникомп. 31 Правил.

ЖИГАСТОВА Татьяна Михайловна
Минтруд России

При этом, даже если вы не уложитесь в отведенный срок, а сотрудник продолжает у вас работать, в случае проверки трудинспекция не сможет уличить вас в отказе выдать такой дубликат: ведь вы содействовали работнику, сделали все необходимые запросы и ждете ответы на них.

А вот если работник собрался увольняться и сообщает вам, что без трудовой книжки его никуда не берут, то не позднее 15 календарных дней с даты подачи вам заявления о выдаче дубликата составьте и отдайте ему:

  • <если>к вам уже поступили какие-либо документы по его прежним местам работы, то дубликат на их основании;
  • <если>у вас нет никаких сведений о прежних работодателях, независимо от причины (допустим, сам работник отказался подписывать запросы или ответы на отправленные запросы еще не пришли), то дубликат, в котором будет информация только о работе у вас в компании.

Потому что если уволенный без трудовой книжки человек не сможет трудоустроиться из-за ее отсутствия и обратится в суд, то вас могут обязать выплатить емустатьи 139, 234 ТК РФ; п. 35 Правил:

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнениист. 84.1 ТК РФ; п. 35 Правил. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработокст. 234 ТК РФ. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в таком случае считается день выдачи трудовой книжки.

ЖИГАСТОВА Татьяна Михайловна
Минтруд России

ШАГ 5. Когда у вас будут все документы, которые удалось собратьп. 7.2 Инструкции; п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003:

  • скопируйте эти документы;
  • заверьте копии (копия должна быть с надписью «Копия верна», с указанием должности и ф. и. о. лица, заверившего копию, с его личной подписью и датой заверения);
  • оригиналы документов верните работнику, копии оставьте у себя.

Оформляем и выдаем дубликат трудовой книжки

ШАГ 6. Заполняем дубликат трудовой книжки:

  • на первой странице в верхнем правом углу укажите «Дубликат»п. 1.2 Инструкции;
  • на титульном листе напишите информацию о работнике, актуальную на момент выдачи дубликатап. 2.1 Инструкции. Предположим, если на день заполнения дубликата у работницы другая фамилия, то нужно указать измененную фамилию;
  • в раздел «Сведения о работе» впишите сначала суммарный общий стаж работы до поступления к вам на работу по документам, которые имеются в наличиип. 7.2 Инструкции. Посчитать такой стаж можно по методике, принятой ФСС для подсчета «больничного» стажаПисьмо ФСС от 30.10.2012 № 15-03-09/12-3065П. Потому что именно указанный в трудовой книжке стаж работодатель будет использовать для расчета пособий по временной нетрудоспособности.

Затем поочередно запишите сведения по каждому периоду работы у других работодателей на основании подтверждающих документов.

Если в предоставленных документах о предыдущей работе содержится неполная информация (к примеру, в документе не указано основание увольнения), то при заполнении дубликата эту информацию со слов работника дополнять не нужноп. 32 Правил; п. 7.2 Инструкции.

А вот если вам представлены, предположим, заверенные копии приказов о приеме и увольнении, вписывайте реквизиты каждого из них;

  • столбец 1 книжки с порядковыми номерами записей не заполняйте;
  • сведения о работе в вашей компании внесите на основании информации из личной карточки работника после записей о предыдущих местах работы.

Записи в дубликате книжки должны выглядеть так.

Трудовая книжка

(1) Если работник предоставил справку о периоде работы или трудовой договор, укажите их реквизиты один раз напротив записи об увольнении.

(2) Запись с порядковым номером 1 вы ставите напротив записи о приеме на работу в вашу организацию.

(3) Если работник, ожидающий дубликат, увольняется, то запишите в книгу учета движения трудовых книжекприложение № 3 к Постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69 в графу 12 дату выдачи дубликата и:
<или>отдайте дубликат бывшему работнику. Пусть он распишется в его получении в графе 13 этой же строки;
<или>отправьте работнику уведомление о необходимости явиться за дубликатом книжки. С этого момента вашу фирму не смогут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства в виде задержки выдачи трудовой книжки.

Поскольку трудовая книжка потеряна работодателем, то не берите с работника деньги за бланк дубликата.

***

Конечно, процедура изготовления дубликата трудовой книжки довольно хлопотная. Но выполнить ее придется, и вот почему.

Предположим, вам удалось доказать, что в утере книжки виновен сотрудник, отвечающий у вас в компании за учет и движение трудовых книжек.

Трудинспектор может:

  • оштрафовать виновного сотрудника и саму организацию за утерюч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ;
  • выдать организации предписание о подготовке дубликата трудовой книжки к определенному сроку. Если дубликат не будет выдан к указанному в предписании сроку, за неисполнение предписания трудинспектор может оштрафоватьст. 19.5 КоАП РФ:

— компанию-работодателя — на 10 000—20 000 руб.;

— ее директора — на 1000—2000 руб.

Да еще назначить внеплановую «трудовую» проверку работодателяч. 2 ст. 10 Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ; п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 01.09.2012 № 875.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Кадры / оплата труда»:

2018 г.

2017 г.

2016 г.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
НУЖНОЕ
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.5%
ноябрь 2018 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

18 781

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.75%

История

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

ОПРОС
Уплачиваете ли вы налог на имущество с движимых ОС?
Нет, в нашем регионе есть льгота
Нет, у нас только ОС из 1 и 2 амортизационных групп
Нет, наши движимые ОС уже самортизированы
Да, у нас в регионе движимое имущество не льготируется
Да, но только по ОС, приобретенным до 2013 года
Да, наши ОС получены от взаимозависимого лица
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Зимний конгресс ТАКСКОМПодписка на ГК
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ