Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 26 октября 2015 г.
Работаем со справками для расчета пособий
Работникам при увольнении и бывшим работникам по их письменному заявлению нужно выдавать справку о заработке для исчисления пособий (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ (далее — Закон № 255-ФЗ)).
В нашей почте есть вопросы о том, как заполнить справку и как использовать данные справки, представленной новым работником, при расчете пособий в различных ситуациях.
Нужно ли самостоятельно запрашивать справку о зарплате работника у предыдущего работодателя
Сотрудник работает в нашей компании с 01.01.2015. Справку с предыдущего места работы о заработке для расчета пособий он не представил. Должны ли мы запрашивать такую справку с предыдущего места его работы, чтобы начислить ему пособие?
: Нет. Пособие вы начисляете на основании имеющихся у вас сведений. Поскольку работник в 2013 г. и 2014 г. у вас не работал, то, если в 2015 г. он заболеет, его заработок принимается равным МРОТ за каждый месяц расчетного периода (сейчас — 5965 руб. (ст. 1 Закона от 19.06.2000 № 82-ФЗ)) (ч. 1.1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ; Апелляционные определения Липецкого облсуда от 30.01.2013 № 33-255/2013г; ВС Чувашской Республики от 13.01.2014 № 33-83/2014).
Если же работник хочет получить пособие в большем размере, он должен написать заявление, на основании которого вам надо направить запрос в территориальный орган ПФР о представлении сведений о зарплате работника (ч. 7.2 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).
Подаем запрос в ПФР
Новый сотрудник просит помочь ему получить справку о среднем заработке у работодателя, который ликвидировался. Как это сделать?
: В такой ситуации работник должен подать вам заявление по утвержденной форме (приложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития от 24.01.2011 № 21н (далее — Приказ № 21н)) о запросе данных в ПФР (ч. 7.2 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). В заявлении он должен указать наименование работодателя.
На основании такого заявления вы в течение 2 рабочих дней должны направить в свое отделение ПФР запрос по установленной форме (приложение № 2 к Приказу № 21н; пп. 2—6 Порядка (приложение № 3 к Приказу № 21н)):
- <или>по почте;
- <или>в электронном виде (с использованием ЭЦП).
Надо ли пересчитать пособие после представления работником справки
Работник представил справку от бывшего работодателя о заработке для больничных через год после того, как мы рассчитали и выплатили ему пособие по болезни, исходя из МРОТ. Должны ли мы пересчитать ему пособие сейчас?
: После представления работником справки о сумме заработка надо пересчитать пособие за прошлое время, но не более чем за 3 года, предшествующих дню представления справки (ч. 2.1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ; Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 30.07.2014 № 33-4380).
Что указывать в справке, если взносы уплачиваются по тарифу 0%
Что указывать в справке для больничных при увольнении сотрудника, если мы не платим взносы в ФСС, поскольку у нас нулевой тариф. Это что же, нам проставить в суммах заработка нули?
: У ваших работников есть выплаты, просто вы их облагаете по тарифу 0%. Поэтому в разделе 3 справки вам нужно указать суммы зарплаты, которые включались в базу для начисления взносов в ФСС (примечание 3 к справке (приложение № 1 к Приказу Минтруда от 30.04.2013 № 182н) (далее — справка о заработной плате)).
Нужно ли выдать справку работнику, который не увольняется
Обязана ли организация выдать справку о заработке за 2 года для расчета пособий работающему сотруднику, который не собирается увольняться, а просто заболел и попросил такую справку?
Справка о заработке может понадобиться и тем работникам, которые с «насиженного» места никуда увольняться не собираются
: В Законе № 255-ФЗ указаны два случая, когда справку о заработке для расчета пособий нужно выдать (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ):
- <или>работнику в день его увольнения;
- <или>бывшему работнику в течение 3 рабочих дней с момента его письменного обращения к вам за справкой.
Но работник может попросить вас выдать справку и без увольнения, если он сейчас работает еще и у другого работодателя и хочет получить у него пособие с учетом заработка по всем местам работы в расчетном периоде (ч. 2.2 ст. 13, ч. 1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ).
В этом случае в течение 3 рабочих дней с момента письменного обращения работнику надо выдать как справку о заработке, так и справку о том, что вы пособие ему не начисляли и не выплачивали (ст. 62 ТК РФ; Письмо ФСС от 14.11.2013 № 15-03-14/12-13959).
По какой форме заполнять справку за прошлые годы
Наша сотрудница уходит в декрет. Написала заявление о замене при расчете декретного пособия 2013 г., в котором она была в отпуске по уходу за ребенком и который попадает на расчетный период, на 2009 г., в котором у нее был заработок. В 2009 г. она у нас не работала. По какой форме мне просить у нее справку за 2009 г.: по действующей сейчас (справка о заработной плате) или по старой (приложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития от 17.01.2011 № 4н)? Или же можно ограничиться справкой 2-НДФЛ за 2009 г.?
: Справка 2-НДФЛ для исчисления пособий не применяется. Женщине нужно представить вам справку о заработке для пособий за 2009 г. от бывшего работодателя по действующей сейчас форме (справка о заработной плате). При этом сумма выплат, указанная в справке за 2009 г., не может превышать 415 000 руб. (ч. 4 ст. 8 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ))
Работающим по договору подряда справка не выдается
Обязаны ли мы выдать справку о заработке для расчета пособий человеку, который работает у нас по договору подряда?
: Нет. Ведь такая справка выдается страхователем застрахованным лицам. А работающий по договору подряда не является застрахованным на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Поэтому вы взносы в ФСС на выплаты в его пользу не начисляете и не являетесь по отношению к нему страхователем (п. 2 ч. 3 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).
Плата за выдачу справки не взимается
В нашу компанию обратился бывший работник с просьбой выдать ему справку о среднем заработке для начисления пособия. Мы берем за ее выдачу 100 руб. Он платить отказывается. Как нам быть?
: Плата за справку — это незаконно. Справку о заработке, как и любые другие документы, связанные с работой, вы обязаны выдать бывшему работнику бесплатно не позднее 3 рабочих дней со дня его письменного обращения (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ; ст. 62 ТК РФ). Если работник пожалуется в трудинспекцию, она может вынести предупреждение или даже оштрафовать вашу организацию на сумму от 30 000 до 50 000 руб., а руководителя на сумму от 1000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)
Как заполнить справку, если работник не болел
Надо ли заполнять раздел 4 справки о заработке, если работник все время работал и у него не было периодов временной нетрудоспособности?
: Нет, не нужно. Раздел 4 справки заполняется, только если у работника были исключаемые периоды (отпуск по беременности и родам и (или) в отпуск по уходу за ребенком) (примечание 4 к справке о заработной плате).
В справке отражаем выплаты на день увольнения
Как можно выдать справку в день увольнения, если еще не известна окончательная сумма зарплаты с учетом премии, которая начисляется в начале месяца, следующего за расчетным?
: Все расчеты с работником по оплате труда, в том числе и по премиям, должны быть произведены на день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). Поскольку вы должны выплатить премию в день увольнения, то и сумму выплат работнику нужно указать с ее учетом.
Как указать период работы в справке
Если сотрудник работает у нас не с начала этого года, какую дату нужно указать в разделе 2 справки: 1 января года, в котором работник поступил на работу, или конкретную дату, с которой сотрудник у нас работает?
: В разделе 2 справки указываете период со дня поступления на работу в вашу организацию по день увольнения (последний день работы).
Заполняем справку для женщины, работавшей в отпуске по уходу за ребенком
Как правильно заполнить разделы 3 и 4 справки для пособий, если женщина в течение 2 предшествующих лет и в этом году по день увольнения (30.06.2015) работала во время отпуска по уходу за ребенком на условиях неполного рабочего времени?
: В разделе 3 справки указываете суммы выплат в пользу работницы, на которые были начислены взносы в ФСС, за 2013, 2014 гг. и за 2015 г. — с 1 января по 30 июня (Письмо ФСС от 20.06.2013 № 25-03-14/12-7942).
Раздел 4 справки заполняем так.
4. Количество календарных дней, приходящихся на периоды временной
...
страхования» не начислялись:
20 13 год всего 365 1 (календарных дней) , в том числе:
с 01.01.2013 по 31.12.2013
| 365 (календарных дней) | отпуск по уходу за ребенком (наименование периода) |
с по
| (календарных дней) | ———————— ————— (наименование периода) |
20 14 год всего 365 2 (календарных дней) , в том числе:
с 01.01.2014 по 31.12.2014
| 365 (календарных дней) | отпуск по уходу за ребенком (наименование периода) |
с по
| (календарных дней) | ———————— ————— (наименование периода) |
20 15 год всего 181 3 (календарных дней) , в том числе:
с 01.01.2015 по 30.06.2015
| 181 (календарных дней) | отпуск по уходу за ребенком (наименование периода) |
с по
| (календарных дней) | ———————— ————— (наименование периода) |
(1) Указываете количество календарных дней, приходящихся на отпуск по уходу за ребенком в каждом году, и период такого отпуска (примечание 4 к справке о заработной плате; Письмо ФСС от 20.06.2013 № 25-03-14/12-7942)
(2) Указываете количество календарных дней, приходящихся на отпуск по уходу за ребенком в каждом году, и период такого отпуска (примечание 4 к справке о заработной плате; Письмо ФСС от 20.06.2013 № 25-03-14/12-7942)
(3) Указываете количество календарных дней, приходящихся на отпуск по уходу за ребенком в каждом году, и период такого отпуска (примечание 4 к справке о заработной плате; Письмо ФСС от 20.06.2013 № 25-03-14/12-7942)
Как отразить в справке прогул
Наш сотрудник отсутствовал на работе месяц без уважительной причины. Мы сейчас увольняем его, но не за прогул, а по собственному желанию, чтобы не портить ему трудовую книжку. Нужно ли указать этот период отсутствия на работе в разделе 4 справки о заработке для расчета пособий?
: Нет, ведь в разделе 4 справки за 2015 г. указываются только исключаемые периоды (отпуск по беременности и родам и (или) отпуск по уходу за ребенком). А это неисключаемый период.
Можно ли учесть при расчете пособия данные копии справки
В этом году к нам устроился новый сотрудник. Справку о зарплате для расчета больничных он представил в виде простой ксерокопии. Можем ли мы рассчитать ему пособие на основании данных такой справки?
: Нет, не можете. Выплаты у другого работодателя вы можете учесть при исчислении пособия только на основании предъявленной работником по утвержденной форме справки о заработке или ее копии, заверенной либо работодателем, выдавшим справку, либо нотариусом (ч. 5, 7.1 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).
За сколько лет выдается справка
Сотрудник работает у нас с 2013 г. Сейчас он увольняется. Справку о заработке для расчета пособий ему надо выдать за 2 года или за 3 года?
: В справке вам надо указать сумму выплат работнику, на которые начислялись взносы в ФСС, и исключаемые периоды за год увольнения и 2 предшествующих ему года (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). То есть:
- отдельно за 2015 г. — год увольнения;
- отдельно за 2014 г. — прошлый календарный год;
- отдельно за 2013 г. — позапрошлый календарный год.
Сведения о работнике указываются в справке на момент выдачи справки
В справке о заработке для назначения пособия от предыдущего работодателя у сотрудницы указана прежние фамилия и паспортные данные. Потом она вышла замуж и сменила фамилию и паспорт. Можем ли мы учесть при расчете пособия по беременности и родам данные такой справки или надо попросить ее переоформить справку на основании новых данных?
: Вы можете учесть данные о заработке из такой справки. Ведь вся информация в справке была указана прежним работодателем на дату выдачи справки и соответствовала действительности. Чтобы не было претензий со стороны ФСС в случае проверки, сделайте копии свидетельства о браке и страницы из паспорта с данными предыдущего паспорта (если в паспорте есть такая отметка).
Как узнать из справки, надо ли учитывать выплаты других работодателей при расчете пособия
У нас сотрудник работает с 01.01.2012 по основному месту работы. В 2013 и 2014 гг. он работал еще в нескольких фирмах по совместительству. Принес справки о зарплате от всех работодателей. Как понять, надо ли нам рассчитать ему пособие по больничному с учетом заработка у всех работодателей?
: Вам нужно внимательно изучить справки о заработке, выданные другими работодателями. В справках от других работодателей вы увидите периоды работы в каждой фирме. Если сейчас сотрудник не работает в этих компаниях, вы можете учесть заработок у других работодателей при начислении пособия сотруднику. Также вы можете начислить пособие с учетом выплат у других работодателей, если сотрудник работал в других фирмах только в одном из годов расчетного периода. При этом неважно, продолжает он работать у них сейчас или нет. В любом случае общая сумма выплат по всем местам работы, которая берется для расчета пособий, не может превышать (ч. 2, 3.2 ст. 14 Закона № 255-ФЗ; ч. 4, 5 ст. 8 Закона № 212-ФЗ; п. 1 Постановления Правительства от 10.12.2012 № 1276; Постановление Правительства от 30.11.2013 № 1101):
- за 2013 г. — 568 000 руб.;
- за 2014 г. — 624 000 руб.
Если же вы увидите из справок, что сотрудник работал по совместительству в другой организации в 2013 и 2014 гг. и продолжает там работать сейчас, то пособие вы можете назначить ему, только исходя из своих выплат. Выплаты другого работодателя учитывать нельзя (ч. 2 ст. 13 Закона № 255-ФЗ; абз. 1 п. 19 Положения, утв. Постановлением Правительства от 15.06.2007 № 375). Поскольку этот работодатель сам должен назначить работнику пособие, исходя из своих выплат (ч. 2 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).
Как проверить справку о среднем заработке
Сотрудник представил справку о среднем заработке с предыдущего места работы. У нас возникли сомнения в достоверности данных о заработке, указанных в этой справке. Как можно проверить эти данные?
: Вы можете направить запрос в ФСС (п. 4 ч. 1 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ) по установленной форме (приложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития от 24.01.2011 № 20н (далее — Приказ № 20н)). В запросе нужно указать сведения о страхователе, выдавшем справку о зарплате работнику, и сумме выплат, указанной в справке (п. 3 Порядка (приложение № 2 к Приказу № 20н)). Запрос в территориальный орган ФСС по месту нахождения работодателя, выдавшего справку, можно подать лично, направить по почте или в электронном виде (с применением ЭЦП) (пп. 1, 4 Порядка (приложение № 2 к Приказу № 20н)).