Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 11 июля 2016 г.
БСО: когда, зачем и почему
Как правильно пользоваться бланками строгой отчетности
Тему статьи предложила генеральный директор ООО «Международная переводческая компания» Оксана Михайловна Штура, г. Новосибирск.
Бланк строгой отчетности — это документ, который можно вручать вместо чека ККТ (п. 2 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Некоторым представляется, что применение БСО гораздо проще и дешевле, чем установка ККТ и выдача кассовых чеков. Так ли это в действительности, кто может заменить ККТ выдачей БСО и что нужно знать, чтобы использование БСО не обернулось штрафными неприятностями, — об этом мы и расскажем в статье.
Готовимся к применению БСО
ШАГ 1. Определите, а вправе ли вы в принципе использовать БСО
Внимание
Возможность применения БСО не зависит от системы налогообложения.
Если вы оказываете услуги населению (гражданам, в том числе и индивидуальным предпринимателям), при этом оплата происходит наличными или с помощью платежной карты, то вы можете применять БСО (утв. Постановлением Госстандарта от 28.06.93 № 163). И неважно, какие услуги вы оказываете:
- <или>перечисленные в ОКУН (утв. Постановлением Госстандарта от 28.06.93 № 163). Например, бытовые (услуги гостиниц, парикмахерских, химчистки, пошива одежды, ремонта обуви), медицинские или транспортные услуги (Письма Минфина от 18.02.2016 № 03-01-15/9263; ФНС от 10.09.2012 № АС-4-2/14961@ (п. 2));
- <или>не перечисленные в ОКУН (Письма Минфина от 20.09.2013 № 03-01-15/39118; ФНС от 07.03.2014 № ЕД-4-2/4329@). Допустим, изготовление межевого плана и кадастрового паспорта земельного участка, подготовка переводов с иностранного языка.
Кстати, если вы плательщик ЕНВД, не применяете ККТ и оказываете услуги населению, то обязаны выдавать БСО в любом случае (Письма Минфина от 30.12.2015 № 03-11-06/3/77890, от 21.09.2015 № 03-11-11/54009; ФНС от 10.06.2011 № АС-4-2/9303@ (п. 9), от 10.09.2012 № АС-4-2/14961@ (п. 6)).
ШАГ 2. Выберите форму БСО
Возможны две ситуации.
СИТУАЦИЯ 1. Вы оказываете услуги, для которых форма БСО утверждена госорганом. Тогда вы должны использовать утвержденную форму (п. 7 Положения о наличных расчетах без ККТ, утв. Постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359 (далее — Положение)). В настоящее время есть обязательные для применения формы, в частности квитанция на оплату ветеринарных услуг (утв. Приказом Минфина от 09.04.2008 № 39н), туристская и экскурсионная путевки (утв. Приказами Минфина от 09.07.2007 № 60н; Минкультуры от 17.12.2008 № 257), парковочный чек (утв. Приказом Минтранса от 24.06.2014 № 166).
Если в таких случаях выдавать бланки не по форме, то налоговики могут оштрафовать за неприменение ККТ (ст. 14.5 КоАП РФ; Постановление 12 ААС от 13.10.2015 № 12АП-8061/2015).
ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ
Штраф за неприменение ККТ составляет для руководителя компании 3000—4000 руб., для организации 30 000—40 000 руб. (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ)
При оказании нескольких видов услуг у вас должны быть отдельные бланки для каждого из них (Письма Минфина от 27.01.2009 № 03-01-15/1-29, от 26.01.2009 № 03-01-15/1-27, от 03.02.2009 № 03-01-15/1-42).
СИТУАЦИЯ 2. Вы оказываете услуги, для которых нет формы бланка, утвержденной госорганом. Можете разработать ее самостоятельно, включив в нее все обязательные реквизиты (Письмо Минфина от 20.01.2016 № 03-11-06/2/1651; Информационное письмо Минфина от 22.08.2008).
Вот как может выглядеть бланк, в частности, для ателье (п. 3 Положения).
Исполнитель: Общество с ограниченной ответственностью «Ателье “Золушка”»
ИНН 7735348952
Адрес: г. Москва, Зеленоградский АО, Савелкинский пр., д. 4
Тел.: (499) 717-19-38
Квитанция на оплату услуг ателье1
№ 000044 серия АЗ2
Дата приема: 17.06.2016
Заказчик: Кононова П.Р.
Адрес: г. Зеленоград, к. 1561, кв. 34
Телефон: 8-916-887-56-32
Вид услуги3 | Стоимость, руб. |
Прострочка 3 м 15 см | 393,75 |
Вставка резинки 1 м | 200,00 |
Утюжка | 200,00 |
Итого: | 793,75 |
Оплачено:
— наличными деньгами — семьсот девяносто три руб. семьдесят пять коп.
— с использованием платежной карты —
Получил:
администратор | | В.А. Приходько | |
17.06.2016 | |||
М. П. | |||
|
ООО «Печатаем для вас», г. Москва, ул. Яблочкова, д. 19, ИНН 7715967384
Заказ № 245-05/16, тираж 2000 экз.5
(1) В названии бланка можно указать наименование основной вашей услуги, а виды услуг, оказанных конкретному заказчику, — перечислить в самом бланке
(2) Уникальный шестизначный номер и серию БСО вы устанавливаете самостоятельно при сдаче заказа на изготовление бланков в типографию. К примеру, серию из двух заглавных букв можно назначить любую и не менять. А шестизначную нумерацию партии, допустим, из 500 бланков — начать с 000001, закончить 000500. При печати следующей партии бланков в типографии следует сообщить, что нумерацию тиража нужно начать с 000501
(3) В названии бланка можно указать наименование основной вашей услуги, а виды услуг, оказанных конкретному заказчику, — перечислить в самом бланке
(4) Если используете печать, ставьте ее на БСО «живьем». Заранее наносить типографским способом печать нельзя (Письмо ФНС от 10.09.2012 № АС-4-2/14961@ (п. 5))
(5) Не забудьте при утверждении макета бланка проверить, указаны ли сведения о производителе ваших бланков и вашем заказе
Внимание
Приходный кассовый ордер является унифицированной формой первичной документации, а не бланком строгой отчетности и не может заменять чек ККТ (Постановления Госкомстата от 18.08.98 № 88; 3 ААС от 14.12.2015 № А69-2465/2015; Письмо УФНС по г. Москве от 21.09.2007 № 22-12/091498 (п. 3)).
Ваш бланк должен (пп. 8, 9, 18 Положения):
- <или>иметь отрывные части. При этом саму квитанцию вы отдаете клиенту, а себе оставляете корешок. В нем должны быть продублированы номер и серия бланка, сведения об исполнителе и стоимости оказанных услуг, чтобы точно было видно, от какой квитанции корешок;
- <или>изготавливаться таким образом, чтобы при его заполнении одновременно заполнялась копия бланка.
ШАГ 3. Закажите изготовление бланков
Не пытайтесь изготовить бланки самостоятельно при помощи компьютера и принтера. Такие БСО не могут заменять чек ККТ (Письмо ФНС от 10.09.2012 № АС-4-2/14961@ (п. 3); Постановление 2 ААС от 18.09.2015 № 02АП-6924/2015).
Чтобы БСО имел силу, он должен быть:
- <или>отпечатан в типографии (пп. 4, 9 Положения). Имейте в виду три важных момента:
- <если>изменяются какие-либо сведения о вашей компании, то вам придется изготавливать новые БСО, поскольку в них должна быть актуальная на момент выдачи бланка информация о компании — исполнителе услуг (наименование, организационно-правовая форма, ИНН и место нахождения);
- <если>вы выдаете БСО, на которых нет сведений о типографии и о заказе (номер заказа, год его выполнения, тираж БСО), то вас могут оштрафовать как за неприменение ККТ.
Для организации, работник которой привез БСО по услугам, оказанным ему в командировке, тоже опасно принимать к учету бланк, в котором не указаны сведения о его производителе. Налоговики могут придраться к такому БСО и исключить возмещенные работнику затраты из состава налоговых расходов;
- <если>из типографии бланки пришли с какими-либо дефектами, то использовать их нельзя. Допустим, бланки неправильно пронумерованы: вместо шестизначного номера проставлен четырехзначный. Это означает, что в бланке нет обязательного реквизита. Поэтому выдача клиенту такого БСО может быть расценена налоговыми инспекторами как проведение наличных денежных расчетов без применения ККТ, а за это могут оштрафовать (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ; п. 4 Постановления Пленума ВАС от 31.07.2003 № 16). Такие бланки придется списать как испорченные;
ОБЪЯСНЯЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ
Компанию могут оштрафовать за неприменение ККТ, если ее работник не исполняет свои трудовые обязанности и не выдает БСО при расчетах с населением (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ; Постановление 13 ААС от 04.08.2014 № А56-15154/2014).
- <или>изготовлен с использованием автоматизированной системы (п. 11 Положения), которая должна:
- иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет;
- при формировании бланка сохранять его уникальный номер и серию (например, как билеты в театр, кино).
С 1 июля 2018 г. все БСО должны будут формироваться в электронной форме, а если печататься, то только с применением автоматизированной системы для бланков строгой отчетности в момент расчета между пользователем и клиентом за оказанные услуги (проект Закона № 968690-6, одобрен Советом Федерации 29.06.2016). Типографские бланки применяться не будут. Предполагается, видимо, что заказчику будет приходить БСО в электронном виде на электронную почту или в виде СМС-сообщения.
ШАГ 4. Назначьте работника, ответственного за хранение БСО, и комиссию для приема БСО
Для этого нужно издать приказы руководителя в произвольной форме. Вот так, например, может выглядеть приказ о назначении ответственного за хранение БСО работника.
Общество с ограниченной ответственностью «Ателье “Золушка”»
ПРИКАЗ № 4
г. Москва
18 апреля 2016 г.
О назначении лица, ответственного за учет, хранение и выдачу бланков строгой отчетности
В целях обеспечения контроля за учетом, хранением и выдачей бланков строгой отчетности
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Назначить ответственным за учет, хранение и выдачу бланков строгой отчетности старшего бухгалтера П.О. Бережного.
2. Главному бухгалтеру:
— оформить договор о полной индивидуальной материальной ответственности с П.О. Бережным;1
— внести изменения в должностную инструкцию П.О. Бережного в связи с возложением на него обязанностей по учету, хранению и выдаче бланков строгой отчетности.
С приказом ознакомлены:
18.04.2016
18.04.2016
(1) С работником, назначаемым ответственным за хранение и выдачу бланков, нужно подписать договор о полной материальной ответственности (п. 14 Положения). Поскольку такой работник должен будет внимательно следить за выдачей чистых бланков и приемом заполненных или испорченных документов. И именно с него можно будет взыскать полную стоимость бланков, если выяснится, что по его вине они утрачены или испорчены
С работниками, которые войдут в комиссию по приему БСО, договоры о полной материальной ответственности заключать не нужно. Комиссия присутствует только при поступлении бланков из типографии, проверяет количество поступивших бланков, наличие брака, вносит такие сведения в акт приемки БСО и подписывает его.
ШАГ 5. Примите БСО из типографии
В день поступления БСО из типографии работник, ответственный за хранение БСО, в присутствии комиссии по приему бланков (пп. 13, 15 Положения):
- проверяет соответствие количества и реквизитов (серия, номер) полученных БСО сведениям, указанным в сопроводительных документах типографии;
- оформляет акт приемки БСО. Можно составить его в произвольной форме или воспользоваться рекомендованной формой из Указаний ГМЭК (приложение 4 к Протоколу заседания ГМЭК от 29.06.2001 № 4/63-2001).
Приемку бланков и все дальнейшие операции с ними ответственный за них работник должен будет записывать в книгу по учету документов строгой отчетности. Унифицированной формы такой книги нет. Форму книги можно разработать самостоятельно или взять из Указаний ГМЭК (приложение 6 к Протоколу заседания ГМЭК от 29.06.2001 № 4/63-2001). В любом случае листы книги по учету БСО должны быть прошиты, пронумерованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером организации и скреплены печатью, если компания использует печать (п. 13 Положения).
Храним и учитываем БСО
Чистые бланки храните в сейфе или в специальном помещении, чтобы обеспечить их сохранность. В конце рабочего дня место хранения БСО нужно опечатывать (п. 16 Положения).
Работа с бланками
Сотрудник, ответственный за хранение БСО:
- выдает чистые бланки по письменной заявке сотруднику, ведущему наличные расчеты с использованием БСО;
- принимает от сотрудника, ведущего наличные расчеты, копии заполненных бланков или их отрывные части в конце рабочего дня после оформления приема наличных денег кассиром или главбухом;
- записывает в книгу учета БСО сведения о выданных БСО, а также о полученных копиях или отрывных частях бланков;
- принимает от работников, ведущих наличные расчеты, испорченные бланки (п. 10 Положения), перечеркивает их и записывает сведения о них в книге учета БСО;
- копии (отрывные части, корешки) БСО и испорченные бланки упаковывает в мешки, опечатывает и помещает на хранение на срок не менее 5 лет со дня их использования (порчи) (п. 19 Положения).
По истечении такого срока, но не ранее чем через месяц со дня последней инвентаризации БСО их копии (отрывные части, корешки) и испорченные бланки нужно уничтожить на основании акта в произвольной форме в присутствии комиссии, созданной по приказу руководителя организации (пп. 17, 19 Положения).
Учет бланков
Затраты на изготовление БСО можно учитывать как расходы на канцелярские товары:
- <если>ваша компания или предприниматель применяет УСН, то в квартале, когда БСО приобретены и оплачены (Письмо Минфина от 17.05.2005 № 03-03-02-04/1/123);
- <если>у вас ОСН, то в прочих расходах в периоде их приобретения (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ). НДС, предъявленный типографией, можете принять к вычету после принятия БСО к учету (на забалансовом счете 006) и получения счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ).
***
Конечно, используя бланки строгой отчетности, вы получаете ряд преимуществ. Не нужно платить за кассовый аппарат и его обслуживание, регистрировать что-либо в налоговой инспекции, возить с собой ККТ на «выездные» услуги.
Вместе с тем есть и недостатки. Вам нужно обеспечить особое место для хранения БСО и их корешков, отслеживать расходование бланков и пополнять их запасы.
Кстати, в некоторых регионах печать БСО обходится недешево и бывает выгоднее купить простенький кассовый аппарат, чем периодически заказывать в типографии новые партии бланков.