Командировочные расходы и РСВ-1 | Журнал «Главная книга» | № 14 за 2016 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 1 июля 2016 г.

Содержание журнала № 14 за 2016 г.
Е.О. Калинченко, экономист-бухгалтер

Командировочные расходы и РСВ-1

Как отражать командировочные выплаты в РСВ-1 и обязательно ли это делать

Расходы на командировку, возмещаемые работникам, и выплаченные им суточные освобождены от обложения страховыми взносами (за рядом исключений). Однако в расчет РСВ-1 ПФР необходимо включать и освобожденные выплаты. Но проблема в том, что пенсионную отчетность компании обычно формируют на основе зарплатных бухгалтерских программ, а в них расчеты с командированными работниками, как правило, не отражаются. Поэтому часто, если зарплатная программа не адаптирована под учет освобожденных командировочных, суммы возмещенных работникам расходов не попадают в автоматически сформированный отчет. Чем это грозит организации? И вообще, всегда ли расходы на командировки нужно показывать в РСВ-1?

Место командировочных в РСВ-1

В отчете РСВ-1 надо отражать отдельно:

«Льготируются» следующие командировочные выплатыч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ:

1) суточные;

2) фактически произведенные и документально подтвержденные расходы:

  • на проезд до места назначения и обратно (включая сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд до аэропорта или вокзала (в месте отправления, назначения, пересадки), на провоз багажа);
  • по найму жилого помещения;
  • на оплату услуг связи;
  • по оплате сборов за выдачу служебного загранпаспорта, сборов за выдачу виз;
  • на обмен наличной валюты (или чека в банке на наличную иностранную валюту).

Все иные затраты, компенсированные командированному, а также упомянутые расходы, возмещенные ему без подтверждающих документов, включаются в базу для начисления страховых взносовч. 1 ст. 8 Закона № 212-ФЗ.

Возмещенные работнику командировочные расходы отражают:

  • в целом по организации в подразделе 2.1 раздела 2;
  • отдельно в индивидуальных сведениях на каждого работника, который ездил в командировку.
Раздел 2. Расчет страховых взносов по тарифу и по дополнительному тарифу
Код тарифа

 

 

2.1. Расчет страховых взносов по тарифу

(руб. коп.)

Наименование показателя Код строки Всего с начала расчетного периода в том числе за последние три месяца отчетного периода
1 месяц 2 месяц 3 месяц
1 2 3 4 5 6
На обязательное пенсионное страхование
Сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц в соответствии со статьей 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и в соответствии с международными договорами 200В строке 200 подраздела 2.1 показывают в числе прочего и всю сумму командировочных затрат, возмещенных работникам организации по решению руководителяпп. 9.3, 9.13 Порядка № 2п
Суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и в соответствии с международными договорами 201В строке 201 подраздела 2.1 показывают возмещенные командированным работникам расходы, которые не подлежат обложению взносамипп. 9.4, 9.14 Порядка № 2п
...
База для начисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование
(с. 200 – с. 201 – с. 202 – с. 203)
204
...
На обязательное медицинское страхование
Сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц в соответствии со статьей 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и в соответствии с международными договорами 210В строке 210 подраздела 2.1 показывают в числе прочего и всю сумму командировочных затрат, возмещенных работникам организации по решению руководителяпп. 9.3, 9.13 Порядка № 2п
Суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами в соответствии с частями 1, 2 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и в соответствии с международными договорами 211В строке 211 подраздела 2.1 показывают возмещенные командированным работникам расходы, которые не подлежат обложению взносамипп. 9.4, 9.14 Порядка № 2п
...
База для начисления страховых взносов на обязательное медицинское страхование
(с. 210 – с. 211 – с. 212)
213

В индивидуальных сведениях на каждого работника сумму возмещенных ему командировочных расходов (суточных, затрат на проезд, проживание и т. д.) показывают в подразделе 6.4 раздела 6 расчета РСВ-1 в общей сумме выплат, являющихся объектом обложения взносами на обязательное пенсионное страхование.

Заполняя сведения о стаже командированного работника в подразделе 6.8 раздела 6, имейте в виду, что никакого специального кода, проставляемого в графе 7, для периода нахождения в командировке нет. Это обычный период работы.

Раздел 6. Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица

...

6.4. Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица

(руб. коп.)

Код строки Код категории застрахованного лица Сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лицаВ графе 4 подраздела 6.4 раздела 6 расчета РСВ-1 показывают, в частности, и всю сумму командировочных расходов, возмещенных работникуп. 33.7 Порядка № 2п База для начисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование с сумм выплат и иных вознаграждений, не превышающих предельную величину базы для начисления страховых взносов Сумма выплат и иных вознаграждений, превышающая предельную величину базы для начисления страховых взносов
всегоПоказатель графы 5 подраздела 6.4 раздела 6 расчета РСВ-1 будет меньше показателя графы 4, в частности на сумму возмещенных работнику командировочных расходов, не подлежащих обложению страховыми взносами в том числе по гражданско-правовым договорам
1 2 3 4 5 6 7
Всего с начала расчетного периода, в том числе за последние три месяца отчетного периода: 400

Есть ли санкции за РСВ-1 без командировочных расходов

Поскольку на выплаты командированному страховые взносы не начисляют, их неотражение в отчетности не приводит к занижению облагаемой базы. А раз недоплаты взносов нет, то и штрафовать не за что.

Кстати, обнаружив такую «потерю», вносить в отчетность изменения организация не обязанач. 2 ст. 17 Закона № 212-ФЗ.

С другой стороны, предусмотрен штраф за представление неполных и (или) недостоверных сведений, необходимых для персонифицированного учета. Пенсионный фонд, напомним, может взыскать в судебном порядке 5% от суммы пенсионных взносов к уплате, начисленных за последние 3 месяца отчетного периода, за который представлены неполные сведения по командированному работникуст. 17 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ.

Но, как нам пояснили специалисты Пенсионного фонда, бояться этого штрафа не нужно.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ДАШИНА Тамара Николаевна
ДАШИНА Тамара Николаевна
Заместитель управляющего Отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области

Страхователь, который не отразил в графе 4 подраздела 6.4 раздела 6 расчета РСВ-1 суммы возмещенных сотруднику командировочных расходов, освобожденных от обложения страховыми взносами, не может быть за это оштрафован на основании ст. 17 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ. Применение этого штрафа на практике в большей степени происходит тогда, когда представлены неполные сведения, то есть не на всех сотрудников. Что касается недостоверности сведений персонифицированного учета, то она может быть определена только при проведении выездной проверки страхователя. Причем ему будет предоставлено время на исправление и корректировку сведений. И только если он вдруг не исправил их, может быть применена эта норма.

Заметим, что компании обязаны представлять, в частности, такие персонифицированные сведенияпп. 6—8 ч. 2 ст. 11 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ:

  • сумму заработка (дохода), на который начислялись страховые взносы;
  • сумму начисленных пенсионных взносов;
  • другие сведения, необходимые для правильного назначения пенсии.

Командировочные же освобождены от взносов и на назначение пенсии не влияют, а значит, в число обязательных сведений не входят.

И арбитры, кстати, не видят оснований для привлечения к ответственности, если Пенсионный фонд не доказал, что организация не представила (или представила недостоверные) сведения о выплатах, включенных в базу по страховым взносам, и о суммах начисленных взносовПостановление АС ВВО от 23.12.2014 № Ф01-5515/2014.

ВЫВОД

Хотя Порядком заполнения расчета РСВ-1 и предусмотрено отражение возмещенных работникам командировочных расходов, освобожденных от обложения взносами, никакого наказания за их отсутствие для забывчивых компаний нет.

Особенности отражения командировочных в РСВ-1

Традиционно командированному работнику выдаются деньги под отчет для оплаты проезда, проживания, иных санкционированных руководителем расходов и суточныхст. 168 ТК РФ; п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. Возможна и такая ситуация: все расходы командированный оплачивает из собственных средств. А потом обращается к работодателю за возмещением этих трат. И в том и в другом случае налицо выплата денег сотруднику для компенсации командировочных расходов, признаваемая объектом обложения взносами. Такие суммы отражаются в общем порядке в индивидуальных сведениях на командированного работника и в подразделе 2.1 раздела 2 расчета РСВ-1.

А вот как заполнять пенсионную отчетность, когда билеты и гостиницу оплачивает не сам работник?

СИТУАЦИЯ 1. Расходы на командировку оплачены организацией с расчетного счета

Как правило, это касается затрат на проезд и проживание. Компания перечисляет деньги гостинице или продавцу билетов. У сотрудника затраты не возникают, и, соответственно, никакую компенсацию он не получает. Нужно ли такие командировочные расходы отражать в расчете РСВ-1?

По поводу расходов на проживание, оплаченных минуя командированного, специалист Пенсионного фонда нам дал такие разъяснения.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Объектом обложения страховыми взносами признаются, в частности, выплаты и вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношенийч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ. В случае если организация в оплату проживания командированных работников перечислила деньги с расчетного счета напрямую гостинице, объект обложения страховыми взносами не возникает. И оплаченные таким образом расходы на проживание командированного работника не нужно отражать ни в его индивидуальных сведениях, ни в строках 200 (210) и 201 (211) подраздела 2.1 раздела 2 расчета РСВ-1.

ДАШИНА Тамара Николаевна
ПФР

Аналогичным образом не возникает объект обложения и при оплате непосредственно самой организацией расходов на проезд.

Однако тут есть один нюанс: билеты, приобретенные организацией заранее для командированных работников, учитываются как денежные документы. И при направлении работника в командировку билеты выдаются ему под отчет. Таким образом, хотя расходы на проезд сотруднику не возмещаются, стоимость билетов в авансовом отчете будет фигурировать. Чтобы она не попала в РСВ-1, ее нужно будет «вытащить» из общей суммы командировочных затрат, отраженных в авансовом отчете.

Но это, во-первых, трудоемко, особенно если командировок много и нет возможности как-то автоматизировать этот процесс. А во-вторых, нецелесообразно, поскольку на сумму взносов это никак не влияет. Поэтому стоимость билетов, оплаченных с расчетного счета организации, но вместе с тем попавших как денежные документы в авансовый отчет, наряду с прочими отраженными в нем командировочными расходами, пожалуй, можно показать в расчете РСВ-1 в разделах 2 и 6.

СИТУАЦИЯ 2. Расходы на командировку оплатил не командированный работник с корпоративной или личной карты

Директор, например, может купить билеты сразу на группу командированных, оплатив их со своей именной корпоративной карты. Или же руководитель может поручить секретарю приобретение билетов и оплату гостиницы и распорядиться перевести необходимую сумму, скажем, на карту секретаря. В индивидуальные сведения на какого работника необходимо включить стоимость купленных билетов, оплаты гостиницы: того, кому возмещены затраты, или командированного сотрудника?

Сначала разберемся с индивидуальными сведениями на сотрудника, которому было поручено купить билеты, оплатить гостиницу. Деньги, выданные под отчет на корпоративную или личную карту, не будут выплатой в возмещение произведенных им командировочных расходов. По сути, это обычный аванс на хознужды. И Минтруд считает, что такие подотчетные деньги будут облагаться взносами, только если работник не отчитается, а организация, в свою очередь, не удержит у подотчетника сумму аванса в течение месяца со дня окончания срока, установленного для возврата авансаПисьмо Минтруда от 12.12.2014 № 17-3/В-609. Таким образом, если нарушений нет, то нет и оснований отражать стоимость билетов и гостиничных номеров в индивидуальных сведениях на сотрудника, оплатившего расходы на проезд и проживание командированных.

Что же касается заполнения индивидуальных сведений на командированного работника, то здесь все так же, как в ситуации 1.

СИТУАЦИЯ 3. Расходы на командировку оплачены с корпоративной (личной) карты другого командированного работника

В этом случае за деньги, потраченные на командировочные расходы (в том числе и не на себя), отчитывается именно тот сотрудник, который был в командировке «казначеем». И если подходить к вопросу формально, то получается, что эти командировочные расходы попадут в индивидуальные сведения лишь одного командированного сотрудника. Но согласитесь, чужие командировочные в разделе 6 выглядят по меньшей мере странно.

Специалисты Пенсионного фонда советуют поступать так.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Если при направлении в командировку нескольких работников все командировочные расходы оплачивает один из них, например, с оформленной на его имя корпоративной карты, все выплаты в возмещение командировочных расходов должны быть указаны в индивидуальных сведениях отдельно по каждому из командированных работников независимо от того, как они производились.

ДАШИНА Тамара Николаевна
ПФР

Если вы решите последовать этой рекомендации, то для целей персонифицированного учета вы можете «разнести» командировочные расходы по сотрудникам на основании справки бухгалтера. И тогда в графу 4 подраздела 6.4 раздела 6 расчета РСВ-1 по каждому командированному попадут именно его расходы, даже при оплате картой «казначея».

***

В расчете по форме 4-ФСС также предусмотрено отражение возмещенных работникам командировочных расходов и как объект обложения взносами, и в составе освобожденных выплат соответственнопп. 10.1, 10.2, 24.1, 24.2 Порядка, утв. Приказом ФСС от 26.02.2015 № 59:

  • в строках 1 и 2 таблицы 3 — по взносам на социальное страхование;
  • в строках 1 и 2 таблицы 6 — по взносам «на травматизм».

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Отчетность в ПФР / отчетность в ФСС»:

2018 г.

2017 г.

2016 г.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
НУЖНОЕ
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.5%
ноябрь 2018 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

18 781

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.5%

История

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

ОПРОС
Уплачиваете ли вы налог на имущество с движимых ОС?
Нет, в нашем регионе есть льгота
Нет, у нас только ОС из 1 и 2 амортизационных групп
Нет, наши движимые ОС уже самортизированы
Да, у нас в регионе движимое имущество не льготируется
Да, но только по ОС, приобретенным до 2013 года
Да, наши ОС получены от взаимозависимого лица
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГКЗимний конгресс ТАКСКОМ
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ