Смена имени работником: кадровое оформление | Журнал «Главная книга» | № 19 за 2016 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 16 сентября 2016 г.

Содержание журнала № 19 за 2016 г.
М.А. Кокурина, юрист

Смена имени работником: кадровое оформление

Работник в связи со вступлением в брак или просто по своему желанию взял другие фамилию, имя или отчество (сменил имя)п. 1 ст. 58 Закона от 15.11.97 № 143-ФЗ. В связи с этим вам придется внести исправления в кадровую документацию. Если же работник вовремя не сообщил о новом имени, есть опасность попасть на штраф за представление отчетности с недостоверными сведениями.

Как, где и когда отразить смену имени

Сразу скажем, что не нужно перезаключать с работником трудовой или иной договор (к примеру, договор о полной материальной ответственности) или вносить в него изменения путем оформления дополнительных соглашений.

Когда работник сообщает вам об изменении имени:

  • попросите у него оригиналы свидетельства о перемене имениутв. Приказом Минюста от 25.06.2014 № 142 или свидетельства о браке и нового паспорта;
  • снимите с них копии и оставьте их у себя;
  • оригиналы верните сотруднику.

На основании этих документов в договорах достаточно изменить только сведения о работнике таким образом.

Трудовой договор № 14

16 декабря 2013 г.

г. Липецк

Cвидетельство о браке № 1138 от 20.08.2016,
старший бухгалтер Селиванова

Общество с ограниченной ответственностью «Вулкан», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице Генерального директора Прошкина Петра Михайловича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Новикова Еремина Виктория Евгеньевна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:

Такие же исправления нужно сделать:

А вот в бухгалтерской программе имя работника поменяйте после того, как он принесет вам переоформленную на его новое имя банковскую карту. Ведь до этого момента выплаты ему нужно делать на действующую карту со старым именем.

Замена пенсионного свидетельства

Не забудьте поменять сотруднику страховое свидетельство. Для этого в течение 2 недель со дня получения от сотрудника документов, подтверждающих смену им фамилии, подайте в свое отделение ПФР:

Получите новое свидетельство и выдайте его сотруднику в течение недели. А сопроводительную ведомость с подписью работника в получении свидетельства в течение месяца верните в ПФРпп. 14, 17 Инструкции.

Можно ли наказать работника, умолчавшего о смене имени

Если вы подадите в ПФР отчетность с устаревшей фамилией работника, то компанию могут оштрафовать за представление недостоверных сведенийст. 15, ч. 3 ст. 17 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ (далее — Закон № 27-ФЗ); Постановление 9 ААС от 18.06.2014 № 09АП-17584/2014:

Возможно, руководитель захочет как-то наказать работника, который «забыл» сразу сказать о смене своего имени. Объясните шефу следующие важные моменты.

Обязанность работника сообщать работодателю сведения об изменении имени действующим законодательством не установлена. Поэтому привлечь его к ответственности за несвоевременное сообщение об этом можно, только еслистатьи 8, 22, 86 ТК РФ:

  • обязанность передавать сведения об изменении имени прописана в должностной инструкции работника, трудовом договоре или в ЛНА (допустим, в положении о защите, обработке и передаче персональных данных);
  • в таких документах указан срок, в течение которого работник должен передать сведения работодателю. Например, может быть написано так.

Работник обязан:

...

— при поступлении на работу представлять свои достоверные персональные данные (фамилию, имя, отчество, адрес, реквизиты паспорта, сведения об образовании);
— при изменении каких-либо из перечисленных сведений сообщать новые данные работодателю не позднее 5 рабочих дней с даты их изменения.

  • работник расписался об ознакомлении с ЛНА или должностной инструкцией.

Если компанию оштрафовали за представление недостоверных сведений, то уплаченные штрафы вряд ли удастся взыскать с работника. Даже если вы выполните все условия для привлечения его к материальной ответственности, суд не поддержит вас. Поскольку, по мнению многих судов, штраф как административное наказание:

  • не является прямым действительным ущербом работодателяст. 238 ТК РФ;
  • является мерой материальной ответственности для компаний за совершенные ими правонарушения и не может быть переложен на кого-то другого.

Поэтому работник не обязан возмещать работодателю уплаченные им штрафыПостановление Президиума суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 28.08.2015 № 44Г-37/2015; Определение Приморского краевого суда от 24.08.2015 № 33-7376/2015; Апелляционные определения ВС Республики Карелия от 03.04.2015 № 33-1331/2015; Ульяновского облсуда от 28.10.2014 № 33-3911/2014.

Можно применить к работнику, не сообщившему свое новое имя, дисциплинарное взыскание в виде замечания или выговораст. 192 ТК РФ. В случае получения этим работником еще одного взыскания в течение года со дня издания приказа о первом взыскании его можно будет уволитьп. 5 ст. 81, ст. 194 ТК РФ. Не забудьте, что для наложения взыскания нужно соблюсти законодательно установленную процедуруст. 193 ТК РФ.

***

Если сменивший имя работник захочет получить новое свидетельство с указанием в нем присвоенного ранее ИНН, пусть сам подает заявление в свою ИФНСп. 36 Приказа Минфина от 05.11.2009 № 114н; приложение 6 к Приказу ФНС от 11.08.2011 № ЯК-7-6/488@. Работодатель в этом процессе участвовать не должен.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Кадры / оплата труда»:

2020 г.

2019 г.

2018 г.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
СЗВ-ТД на директора
КОРОНАВИРУС
ПОЛЕЗНОЕ
Свежий номер журнала Главная книга
ОПРОС
Какие способы мотивации и вознаграждения используются в вашей компании?

Вы можете выбрать до 14 вариантов ответа

Премии
Индексация зарплаты
Корпоративные мероприятия
Персональные подарки
ДМС
Оплата членства в спортклубах
Оплата обучения
Оплата питания
Оплата жилья, коммунальных услуг
Оплата проезда
Дополнительные дни отпуска, отгулы
Гибкий график
Доплаты к среднему заработку
Оборудование мест для отдыха
Нет никаких способов мотивации
О чем это вы?
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.4%
июль 2020 г.
45000000
Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

4.25%
ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Презентация диплома ACCA «Финансы и управление бизнесом» на русском языкеAeroAdmin октябрь 2020
Содержание
Нужное