Потраченное на нужды работодателя — не доход подотчетного сотрудника | Журнал «Главная книга» | № 6 за 2016 г.
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Конференции
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 4 марта 2016 г.

Содержание журнала № 6 за 2016 г.
Беседовала корреспондент ГК А.В. Хорошавкина

Потраченное на нужды работодателя — не доход подотчетного сотрудника

Если вы уверены в своей правоте, не надо бояться спорить с контролирующими органами. Весомые аргументы, позиция, основанная на нормах законодательства, правильно подобранные документальные доказательства — и суд будет на вашей стороне. Так, ООО «КП-АВТО» удалось отстоять право не начислять взносы в ПФР на суммы, выданные сотрудникам под отчет, хотя расходы не были подтверждены чекамиПостановление АС УО от 11.11.2015 № Ф09-7999/15.

Представители «КП-АВТО» делятся своим опытом с читателями .

МИХЕЕВА Анна Ивановна
МИХЕЕВА Анна Ивановна
Юрисконсульт ООО «КП-АВТО»

Расскажите, пожалуйста, на какие именно траты были выданы деньги под отчет? Почему не оказалось подтверждающих чеков?

А.И. Михеева: Средства под отчет выдавались сотрудникам ООО «КП-АВТО» (далее — Общество) на хозяйственные нужды организации. Эти средства были потрачены, например, на откачку воды из автомойки, монтаж и демонтаж рекламной растяжки, изготовление макета рекламной растяжки, отправку груза, на услуги саксофониста, ведущего и фотографа при проведении дня открытых дверей автосалона в честь 100-лет­ия Генри Форда.

Работы выполняли физические лица, но они отказались подписывать договоры и акты. Сотрудники Общества, получив деньги под отчет из кассы, расплачивались с ними за выполненные работы наличными.

В случаях, когда не было оправдательных документов (чеков, квитанций), подотчетный сотрудник прикладывал к авансовому отчету (форма № АО-1) справку-отчет. В справке-отчете сотрудник указывал, на что потрачены деньги. К ней прикладывались письменное заключение рабочей комиссии, состоящей из сотрудников организации, подтверждающее, что расходы действительно произведены для нужд Общества, а также распоряжение директора о признании расходов для коммерческой деятельности.

Пенсионный фонд счел такие траты неподтвержденными, квалифицировал их как доходы подотчетных сотрудников и начислил на них страховые взносы.

Закреплена ли в вашей учетной политике возможность оплаты подотчетниками работ и услуг без подтверждающих документов?

А.И. Михеева: В нашей учетной политике закреплены список подотчетных лиц, имеющих право оплачивать работы или приобретать материальные ценности, состав рабочей комиссии и формы первичных документов, которые мы используем в таких случаях:
заявка на выдачу денежных средств подотчетному лицу;
справка-отчет о целевом назначении использованных сумм;
заключение комиссии о необходимости расходов для производственной (коммерческой) деятельности;
распоряжение директора о признании таких расходов.

Каждый раз, когда расходы не подтверждены чеками, составляется акт выполнения работ (оказания услуг). Директор Общества лично убеждается, что работы или услуги были действительно выполнены (оказаны), а затем утверждает авансовый отчет и дает указание бухгалтерии принять расходы. В учете такие расходы относятся на счет 91-2 «Прочие расходы».

Проверяет ли ваша организация достоверность цен, заявленных работником, если нет подтверждающих документов?

А.И. Михеева: Нет, директор знает примерную стоимость оказываемых услуг и подотчетное лицо сразу получает определенную сумму, которую может потратить на их оплату.

МИХЕЕВА Анна Ивановна
КОЛОКОЛЬЦЕВА Галина Петровна
Аудитор ООО «КП-АВТО»

Учитывает ли ваша организация такие «неподтвержденные» расходы в целях налогообложения прибыли?

Г.П. Колокольцева: Нет, в целях налогообложения прибыли Общество такие расходы не учитывает. Вряд ли налоговые органы с этим согласились бы. В споре с представителями внебюджетных фондов мы доказывали факт отсутствия дохода у сотрудника, а значит, и базы для начисления страховых взносовст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ. А в споре с налоговой инспекцией пришлось бы доказывать, что расходы являются не только экономически оправданными, но и документально подтвержденнымист. 252 НК РФ. Учитывая судебную практику, это было бы очень трудно сделать.

Налоговики требуют в подтверждение таких расходов первичные документы, заверенные подписями обеих сторон. Либо стороны, передающей материальные ценности (выполняющей работы или оказывающей услуги): акты выполненных работ, товарные чеки, товарные накладные. А у нас были документы, подписанные только сотрудниками Общества.

Какова была цена вопроса (величина компенсации на приобретение материальных ценностей сотрудниками и величина начисленных на нее взносов в ПФР)?

А.И. Михеева: Работникам под отчет были выданы денежные средства в общей сумме 90 720 руб. Пенсионный фонд начислил на них страховые взносы в размере 19 026,40 руб.

Претензии были только со стороны ПФР или ФСС тоже предъявил претензии?

А.И. Михеева: ПФР проводил проверку совместно с ФСС. ФСС также начислил страховые взносы на сумму, выданную сотрудникам под отчет. Решение ФСС мы тоже обжаловали и выиграли судРешение АС Курганской области от 25.11.2015 № А34-2221/2015 (Внимание! PDF-формат); Постановление 18 ААС от 17.02.2016 № 18АП-162/2016.

Почему вы решили обратиться в суд?

А.И. Михеева: Скорее, из спортивного интереса. Мы оценили ситуацию, изучили судебную практику. Она оказалась довольно скудной и по большей части не в пользу предприятий. Но мы решили рискнуть, определили направление, в котором будем строить защиту, подготовили документы...

Поделитесь, пожалуйста, опытом, какие аргументы и доказательства, по вашему мнению, повлияли на решение суда?

Г.П. Колокольцева: Думаю, что главным нашим доказательством, повлиявшим на судебные решения, стали первичные документы, подтверждающие расходы. Авансовый отчет был составлен по унифицированной форме № АО-1, расходный кассовый ордер — по форме № КО-2. Другие первичные документы (справка-отчет, заключение комиссии и распоряжение директора) были составлены с учетом требований Закона о бухучете, в них были все обязательные реквизитыст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (утратил силу с 01.01.2013); ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Представитель Пенсионного фонда пытался привести суду в качестве аргумента Указание Банка России о порядке ведения кассовых операцийп. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, по которому подотчетное лицо должно представить авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. Мы акцентировали внимание судей на том, что перечень таких документов открытый, а первичные документы, которые требовали работники Пенсионного фонда (чеки, квитанции, акты), не являются обязательными. И хотя «желаемых» для проверяющих первичных документов у Общества нет, имеются другие, не противоречащие требованиям Закона о бухучете.

Кроме того, проверяющие ПФР и ФСС не оспаривали того, что выполненные работы проводились в интересах Общества. А значит, заявили мы в суде, работники использовали выданные под отчет деньги исключительно для коммерческих целей. В доказательство мы представили карточки счета 91-2 «Прочие расходы», где эти расходы были отражены. И суды приняли решение об отсутствии оснований считать потраченные на нужды Общества суммы доходами сотрудников. Не согласившись с позицией судов, Курганское Управление ПФР обратилось в Верховный суд с кассационной жалобой. Но судья Верховного суда отказал в передаче кассационной жалобы для рассмотрения Верховным судомОпределение ВС от 18.02.2016 № 309-КГ15-20313.

Какие последствия для вашей организации имеет это судебное решение?

Г.П. Колокольцева: Спорная сумма была небольшой. Поэтому никаких ощутимых последствий для нашего бизнеса это решение не имело. Нам просто хотелось доказать проверяющим, что нельзя так ограниченно трактовать требования нормативных актов. А еще хотелось показать на собственном примере другим организациям, что, своевременно оформив необходимые документы, можно смело спорить.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Кадры / оплата труда»:

2018 г.

2017 г.

2016 г.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
НУЖНОЕ
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.5%
ноябрь 2018 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

18 781

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.75%

История

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

ОПРОС
Уплачиваете ли вы налог на имущество с движимых ОС?
Нет, в нашем регионе есть льгота
Нет, у нас только ОС из 1 и 2 амортизационных групп
Нет, наши движимые ОС уже самортизированы
Да, у нас в регионе движимое имущество не льготируется
Да, но только по ОС, приобретенным до 2013 года
Да, наши ОС получены от взаимозависимого лица
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГКЗимний конгресс ТАКСКОМ
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ